高校行政秘書的素質(zhì)能力建設(shè)

◎羅浩

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高校行政秘書的素質(zhì)能力建設(shè)

◎羅浩

高校辦公室既是服務(wù)領(lǐng)導、服務(wù)教學、服務(wù)師生的綜合職能部門，也是溝通上下左右、聯(lián)絡(luò)四面八方的橋梁和紐帶。辦公室行政秘書工作能力和水平的高低，將直接關(guān)系到整個辦公室工作的開展和運轉(zhuǎn)。因此，在經(jīng)濟社會發(fā)展的新任務(wù)、新常態(tài)下，對高校行政秘書的素質(zhì)能力又提出了更高的新要求，加強和提高行政秘書的素質(zhì)能力建設(shè)勢在必行。

高校辦公室既是服務(wù)領(lǐng)導、服務(wù)教學、服務(wù)師生的綜合職能部門，也是溝通上下左右、聯(lián)絡(luò)四面八方的橋梁和紐帶。由于辦公室處于學校的中樞部位，所以辦公室工作是否高效運行，直接關(guān)系到學校行政工作的開展和工作質(zhì)量的優(yōu)劣，甚至影響到學校對外的形象和聲譽，其工作的重要意義不言而喻。行政秘書作為辦公室中的一支中堅力量，不僅承擔著日常的辦文、辦會、材料撰寫、協(xié)調(diào)溝通等日常事務(wù)，而且還需擁有扎實的理論知識、堅定的政治立場和應(yīng)對新形勢、新動向、新政策的敏銳性和洞察力，在復(fù)雜的環(huán)境事務(wù)中，當好領(lǐng)導的參謀和助手。因此，行政秘書素質(zhì)能力的建設(shè)和提升顯得尤為重要，如何成為一名素質(zhì)硬、能力強的行政秘書，筆者認為，必須提升“三種能力”，強化“三個創(chuàng)新”，抓好“三項建設(shè)”。

努力提升“三種能力”

一是組織學習能力。在現(xiàn)代知識社會和日新月異的發(fā)展變化下，“學習化生存”既是個人存在方式的一種體現(xiàn)，又是實現(xiàn)個人發(fā)展和社會進步的一種需要。高校是知識的聚集地，人才的培育園，作為一名辦公室的行政秘書，更應(yīng)該要注重組織學習力的提升，通過各種方式的不斷學習，建立學習型組織和自我學習的常態(tài)化，創(chuàng)造學習的示范力、引領(lǐng)力、堅持力和轉(zhuǎn)化力，促使自己的素質(zhì)和能力主動適應(yīng)新形勢、新任務(wù)、新常態(tài)，從而將個人的能力發(fā)展主動融入到學校的建設(shè)發(fā)展中來，使個人在學校培養(yǎng)人才、立德樹人等不斷發(fā)展中獲得新技能、取得新成績

二是研究判斷能力。當今時代的進步和形勢的發(fā)展變化步伐加快，給高職教育及學校的發(fā)展建設(shè)帶來了機遇和挑戰(zhàn)，如何立足本土，緊密與本土產(chǎn)業(yè)、行業(yè)有效的結(jié)合起來，并積極有效地服務(wù)當?shù)禺a(chǎn)業(yè)發(fā)展，培養(yǎng)出更多符合社會需求的高技能人才這一形勢問題，既是學校發(fā)展建設(shè)的中心工作，實現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要突破口，也是學校領(lǐng)導需要研究解決的一大重要課題。行政秘書作為領(lǐng)導的助手和參謀，在不斷學習積累以及發(fā)現(xiàn)認識教育規(guī)律，了解熟悉省、市政策指導方向的基礎(chǔ)上，唯有與時俱進、更新觀念，用發(fā)展的眼光和實事求是的精神科學地分析判斷形勢，才能時刻看清工作方向、準確實現(xiàn)預(yù)定目標，使工作時刻處在主動狀態(tài)，為領(lǐng)導決策提供可靠的依據(jù)。

三是工作執(zhí)行能力。行政秘書的一項主要工作內(nèi)容就是要將領(lǐng)導布置的工作及時跟進和落實，保證交辦的工作能夠保質(zhì)保量按時完成，這一方面是對我們工作執(zhí)行力的一種檢驗，另一方面也是綜合素質(zhì)及應(yīng)變能力的一種考驗。擁有較強的工作執(zhí)行能力，不僅可以優(yōu)化工作方式、提高工作效率，而且能夠讓工作計劃和目標順利實現(xiàn)。因此，在平日的工作中，我們更應(yīng)加強政策理論和時事學習，及時了解、領(lǐng)會上情，實事求是的摸清事務(wù)的現(xiàn)象和本質(zhì)，善于思考和及時總結(jié)，堅持問題導向和處事原則，克服本本主義和官僚主義，采取機動靈活和隨機應(yīng)變的策略，提高工作執(zhí)行力，確保每項工作都執(zhí)行到位。

大力強化“三個創(chuàng)新”

一是服務(wù)創(chuàng)新。做好服務(wù)，是衡量行政秘書的重要標準，是做好行政秘書工作的指導思想。高校辦公室秘書上要為領(lǐng)導服務(wù)，下要為師生服務(wù)，同層要為學院的各系（部）、處（室）服務(wù)，不僅要始終將服務(wù)工作放到首要位置，在服務(wù)方法和思維方式上有創(chuàng)新，而且要注重服務(wù)態(tài)度和服務(wù)形象的創(chuàng)新提高。在服務(wù)意識方面要有主動服務(wù)和超前服務(wù)的意識，應(yīng)用現(xiàn)代化的眼光了解工作的現(xiàn)實需求和潛在需求及其規(guī)律性，積極探索高校辦公室秘書工作對學校領(lǐng)導和師生服務(wù)的動態(tài)適應(yīng)性。只有把工作想在前、做在前、沖在前，講效率、講協(xié)作、講程序，做到嚴謹科學、精簡高效，才能不斷提高服務(wù)質(zhì)量。

二是觀念創(chuàng)新。創(chuàng)新觀念是從思想意識上積極踐行創(chuàng)新能力的主要途徑，是個人持續(xù)不斷發(fā)展進步的不竭動力，是提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量的的重要保障，是人才培養(yǎng)和服務(wù)社會不可或缺的元素。作為行政秘書要努力轉(zhuǎn)變思想觀念，不斷沖破不合時宜的舊思想、舊觀念，切實改進思維方式，不斷增強實效意識、開放意識、合作意識等各種思想意識，多角度、多維度的思考新問題和開拓新路徑，大膽探索，勇于實踐，始終保持敢闖敢試的銳氣、開拓進取的勇氣，不畏困難的志氣，進一步創(chuàng)新工作觀念，做好領(lǐng)導科學決策和推進工作的“左膀右臂”。 要緊緊圍繞學校的各項中心工作來思考問題，把學校發(fā)展和師生關(guān)注的難點、熱點、焦點作為自身工作的切入點，用新觀念、新機制、新服務(wù)積極有效的處理好各種問題。

三是技術(shù)創(chuàng)新。隨著信息時代和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的不斷深入，辦公室自動化、無紙化已成為現(xiàn)代辦公形式的主流。信息化辦公一方面有利于優(yōu)化辦公環(huán)境、改善辦公條件、提高工作的質(zhì)量和效率，另一方面也給辦公室秘書工作帶來便利和挑戰(zhàn)。因此，高校辦公室秘書要不斷加強專業(yè)能力和技術(shù)能力的學習，利用的信息技術(shù)進行內(nèi)部協(xié)調(diào)組織和文件檔案管理，利用現(xiàn)代化的工具提高工作效率和工作質(zhì)量。同時要隨著信息技術(shù)的發(fā)展變化，積極主動地在不斷總結(jié)反思具體工作中存在不足的前提下，對辦公信息技術(shù)化提高創(chuàng)新意識、加強創(chuàng)新能力，使信息技術(shù)能夠更加全面高效的為高校辦公室以及行政秘書做好服務(wù)保障。

著力抓好“三項建設(shè)”

一是思想建設(shè)。隨著時代發(fā)展和社會進步，日新月異的變化和信息、經(jīng)濟、知識全球化深入人心，外部環(huán)境發(fā)展變化給我們行政秘書的學習成長提出了更高的要求。作為一名高校辦公室的秘書，唯有不斷學習，用黨的豐富理論體系來武裝自己的頭腦，真正做到內(nèi)化于心、外化于行，加強思想政治建設(shè)，將黨的宗旨意識和理想信念貫徹到底。堅持繼續(xù)深入學習黨的十八大、十八屆三中、四中、五中全會精神和習近平總書記系列重要講話精神，積極參加各種專題理論學習活動，特別是對中國特色社會主義理論體系的學習要與時俱進，吸收內(nèi)涵精髓。以優(yōu)良的政治品質(zhì)為領(lǐng)導服務(wù)、為師生服務(wù)。

二是紀律建設(shè)。 自覺地遵守、模范地維護紀律，是一名行政秘書必須具備的行為規(guī)范，是黨性堅強的具體表現(xiàn)，也是做好行政秘書工作的主要內(nèi)容和必要條件。要嚴格按照組織原則辦事，個人服務(wù)組織，下級服務(wù)上級；自覺接受監(jiān)督，不自恃特殊，當特殊公民，杜絕打著領(lǐng)導的旗號謀取私利；勇于開展批評與自我批評，虛心接受領(lǐng)導、同事們的批評、教育，克服缺點，改正錯誤；嚴格執(zhí)行黨政機關(guān)干部廉潔自律的有關(guān)規(guī)定，擺正自己的位置，不越權(quán)越位，進一步強化請示報告意識，實事求是，客觀、公正的反映問題，做到事前有匯報、事中有跟進、事后有結(jié)果。強化保密意識，不該看的不看，不該聽的不停，不該說的不說。

三是業(yè)務(wù)建設(shè)。辦公室的工作性質(zhì)決定了辦公室的秘書要當“多面手”、“萬金油”，知識要求比較廣，能力要求比較全面。要具備做好本職工作所必需的各項知識技能。注重政治理論學習，結(jié)合業(yè)務(wù)工作的需要，系統(tǒng)地掌握教育、管理、法律方面的知識，注意了解歷史、文化、經(jīng)濟、科技等方面的動態(tài)，力求學得多一些，鉆得深一些，思維活躍些。掌握國家的方針政策和法律法規(guī)，掌握本市、本地區(qū)的經(jīng)濟社會發(fā)展情況，善于抓住實質(zhì)，把握主題，突出重點，提高把握政策的能力。要加強文字綜合能力培養(yǎng)，勤寫、勤練，力爭做到文字準確、內(nèi)容精煉、表達正確，切實提高撰寫總結(jié)匯報材料、領(lǐng)導講話稿、調(diào)查報告等文稿的水平。

(作者單位：東莞職業(yè)技術(shù)學院)