論電子文件編研社會化

一 電子文件編研社會化的時代特征

電子文件編研是指根據(jù)客觀需要，對文件內(nèi)容進行分析研究，按照一定的選題，將相關(guān)文件信息加工，編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。它基于信息的可加工性，把電子文件從冗余、分散、無序狀態(tài)變?yōu)榫珶?、集中、有序狀態(tài)，使零散信息加工成高附加值的有效知識產(chǎn)品，從而活化知識，生產(chǎn)新知識。

當今，電子文件編研社會化的時代特征體現(xiàn)為：

第一，電子文件可以在計算機強大功能面前零散存放，按需聯(lián)機檢索同一主題內(nèi)大范圍的相關(guān)信息，進行編研。由于使用聯(lián)網(wǎng)計算機，信息可物理分散存儲，邏輯集中查找。這樣，在國家檔案信息化工程已初見成效（如數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案網(wǎng)站運行等），檔案數(shù)據(jù)庫日益增多，網(wǎng)絡(luò)觸角遍布社會各個角落前提下，電子文件編研只要確定合適選題，即可進行相關(guān)素材的聯(lián)機或網(wǎng)絡(luò)檢索，從而在全區(qū)、全國，甚至全世界范圍內(nèi)檢索到相關(guān)信息進行編研。這樣，電子文件編研不再局限為某個館（室）藏，而是整個社會公開的聯(lián)機檔案數(shù)據(jù)庫或虛擬檔案館中的電子信息及其它相關(guān)信息。即在網(wǎng)絡(luò)時代，電子文件編研借助計算機進行廣泛的素材搜索。如通過網(wǎng)絡(luò)螞蟻、登錄聯(lián)機數(shù)據(jù)庫等形式。實現(xiàn)編研社會化。

第二，電子文件編研突出為經(jīng)濟、政治服務(wù)，滿足市場需求的特點，實現(xiàn)服務(wù)社會化。它具體表現(xiàn)在編研選題緊扣時代步伐，配合國家黨政工作，圍繞學術(shù)前沿和學術(shù)發(fā)展動態(tài)，關(guān)注社會利用需求等。如針對需求較大的有關(guān)人生、家世、家族檔案，個人學歷和履歷、業(yè)績和財產(chǎn)、城市歷史的人物和事件、地方歷史風貌、社會重大事件方面的檔案，適時推出這類主題檔案編撰史料、文件匯編、參考資料等，受到消費者廣泛歡迎。

二 電子文件編研社會化的合作機制

電子文件編研是一項智力勞動。從題目的選定，素材的查找，文獻的挑選、真?zhèn)蔚目加?、文章結(jié)構(gòu)的布局到撰寫等，有一系列工作程序，需要花費大量的時間和精力。所以，以電子文件編研為主的眾多檔案文獻編撰，尤其是其中的大型文獻，一般是多方合作的結(jié)果，檔案人員僅是其中一員。如正在開展的清史稿修撰工作，它是匯集了檔案界、史學界、考古界、圖書界等多領(lǐng)域精英。說明電子文件編研是一項多方合作的事宜，參編人員學科背景的多元化體現(xiàn)編研工作的社會化合作機制?，F(xiàn)實中這種合作機制表現(xiàn)為：檔案機構(gòu)聯(lián)合高校師生力量，企業(yè)檔案室聯(lián)系社會力量，影視制作組聯(lián)合檔案人員、檔案學家、史學家、方志學家等進行聯(lián)合編研創(chuàng)作。

從另一角度看，編研成品構(gòu)成要素也并非全是檔案，其中更挾夾一些考古發(fā)現(xiàn)、報刊新聞、圖書情報、研究結(jié)論等資料。它受檔案本身屬性影響，如殘缺性、零散性、片面性等，要求一部系統(tǒng)的編研成品能吸收其它營養(yǎng)成分。只要這些信息反映社會實踐，并經(jīng)考訂符合事實或推理正確，鑒別其可采性后都可借用。尤其在當今信息整合、資源共享環(huán)境下，電子文件編研更不應忽視其它信息種類，應優(yōu)勢互補，適當借用。各類信息類型在電子文件編研中的結(jié)合使用體現(xiàn)該項工作的社會化合作傾向。

最后，編研成品出版發(fā)行的社會支持也體現(xiàn)其社會化的合作趨勢。電子文件編研追求最大化的社會效益和經(jīng)濟價值，需要得到廣泛傳播。這就要求編研成品的公開出版發(fā)行。但目前，受自身及社會因素制約，檔案行業(yè)本身經(jīng)費緊缺，社會檔案意識差，編研成品本身史實性強娛樂性弱，使其出版發(fā)行鮮少得到有效支持。經(jīng)費的不足制約著電子文件編研事業(yè)的發(fā)展。它需要得到社會的廣泛支持及與其它單位的合作。如國家專項資金支持或企業(yè)贊助，出版社的理解或采用市場化動作模式籌集資金等。其中值得注意的一點是，在編研成品出版發(fā)行中，應維護其真實記錄性的本質(zhì)特征，不能一味迎合某些消費者低級趣味而隨意篡改內(nèi)容。

三 電子文件編研社會化的激勵措施

電子文件編研是一項系統(tǒng)工程，需要多方支持。但由于編研選題的綜合性，相關(guān)素材的分散性，編研啟動資金的不足，出版經(jīng)費的緊張，及組織能力的不擅等，造成整個編研工作困難，使此項活動落后于時代發(fā)展。它需要充分運用和豐富激勵措施，增加發(fā)展動力。

第一，爭取多渠道的經(jīng)費支持，夯實編研經(jīng)濟基礎(chǔ)。

目前，我國電子文件編研經(jīng)費來源主要有：國家計劃，各級各類檔案館申請，個人立項，其它叢書合編等。由于電子文件編研較強的政治色彩，服務(wù)對象的單一化——多為政府服務(wù)，及市場動作的不成熟，使它不能像其它商品一樣可從市場中疇集大量資金，而只能更多的依靠國家投入。為此，在國家方面，應增大投入力度。具體形式可以是：增加電子文件編研專項基金或增設(shè)相關(guān)資助立項項目。如每年國家的自然科學和社會哲學基金;把電子文件編研經(jīng)費納入整個檔案事業(yè)開支體系，并穩(wěn)定其比例;政府引導民間資本進入;采取優(yōu)惠政策鼓勵等。運用種種國家調(diào)控手段激勵電子文件編研。

第二，保護知識產(chǎn)權(quán)，激勵相關(guān)人員編研積極性。

知識產(chǎn)權(quán)是人們可以就其智力創(chuàng)造的成果所依法享有的專有權(quán)利。如署名權(quán)，獲得報酬權(quán)等。它有利于保障產(chǎn)權(quán)所有者的精神和物質(zhì)利益，激發(fā)創(chuàng)造發(fā)明，推動社會發(fā)展。但在我國，電子文件編研成品由于其公有性（如讀者可免費在檔案館查閱或以贈送方式獲取），某種程度上阻礙著編研工作的開展。它需要我們在分清不同編研成品性質(zhì)前提下，運用知識產(chǎn)權(quán)措施激勵相關(guān)人員編研積極性。把一些涉及市場需求，與單位或個人盈利密切相關(guān)，或在該作品編著過程中注入了編者大量創(chuàng)造性工作的作品，嚴格按知識產(chǎn)權(quán)保護規(guī)則管理，以尊重編著者的精神和物質(zhì)獲益權(quán)來激勵編篡活動。

第三，鼓勵檔案公益性利用，增加檔案利用頻次。

這主要指一些人物傳記、歷史叢書、統(tǒng)計資料等的編撰工作，對于其中不以盈利為目的的編者，各類檔案機構(gòu)應向他們免費開放檔案，可以允許他們大量使用開放的檔案。以此激活可能永遠沉睡在檔案庫房中的檔案信息。

（作者單位：廣西醫(yī)科大學附屬腫瘤醫(yī)院）