現(xiàn)代檔案的保護(hù)

文|郭文佳 肖尚辰

現(xiàn)代檔案的保護(hù)

文|郭文佳 肖尚辰

本文根據(jù)現(xiàn)代檔案管理工作的現(xiàn)狀，闡述了如何科學(xué)地對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)保護(hù)。在分析了紙質(zhì)文件和電子文件介質(zhì)的不同特點(diǎn)后，從理論上尋求妥善保護(hù)檔案的依據(jù)，并總結(jié)出新時(shí)代檔案管理工作行之有效的方法，為檔案保護(hù)提供正確指引。

隨著社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理已不僅局限于對(duì)紙質(zhì)文件的歸集、整理和保管，更多的電子文件逐漸成為檔案資料的重要組成部分。因此，要做好現(xiàn)代檔案管理工作就要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，針對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件的不同特點(diǎn)，運(yùn)用科學(xué)的方法確保行之有效的管理。

紙質(zhì)文件的保護(hù)

紙質(zhì)文件保護(hù)要根據(jù)材質(zhì)特點(diǎn)妥善保管，文件一旦形成，其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起。保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存，而紙張的耐久性則取決于纖維素的性質(zhì)。纖維素在一定的條件下如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑、光照、有害氣體等作用下，可發(fā)生水解—氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低，字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。保管環(huán)境中的灰塵會(huì)對(duì)紙張?jiān)斐蓹C(jī)械磨損，使紙張發(fā)生粘結(jié)，形成“檔案磚”，同時(shí)灰塵還是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌會(huì)使紙張產(chǎn)生色斑和霉斑。所以紙質(zhì)檔案的壽命與其內(nèi)部諸因素和環(huán)境條件密切相關(guān)。對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)目標(biāo)就是使檔案的載體—紙張“延年益壽”，這就要求我們?cè)跈n案保護(hù)過(guò)程中，注意排除發(fā)生化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，保持環(huán)境的清潔，實(shí)驗(yàn)證明保存紙質(zhì)檔案的溫濕度控制標(biāo)準(zhǔn)，檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14～24℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45～60%。

電子文件的保護(hù)

從保管環(huán)境上進(jìn)行保護(hù)。溫濕度的控制。電子文件載體對(duì)保管環(huán)境的溫濕度要求很高。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。環(huán)境潮濕會(huì)使電子文件的載體發(fā)生霉變，太干燥了也不利于其長(zhǎng)期保存。實(shí)踐證明保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對(duì)濕度為40±5%。

灰塵的控制?；覊m對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵引起的霉菌傳播和繁殖，而霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤(pán)，使數(shù)據(jù)丟失?；覊m一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過(guò)程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)的控制。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

光線和有害氣體的控制。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤(pán)基、帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，具有酸性和氧化性。在一定條件下它們會(huì)腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)，致使盤(pán)基、帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。所以保護(hù)電子文件要遠(yuǎn)離有害氣體，避免陽(yáng)光直射光盤(pán)、軟盤(pán)等電子文件的載體。

技術(shù)革新上的保護(hù)。電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。技術(shù)過(guò)時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面：一方面是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失；另一方面是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷(xiāo)售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。所以，技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過(guò)時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。我們?cè)?jīng)使用軟磁盤(pán)作為電子文件載體，而最新的計(jì)算機(jī)已很少有軟驅(qū)的配置，這就說(shuō)明軟盤(pán)已經(jīng)逐步走出歷史舞臺(tái)，所以定期復(fù)制并將落后的電子載體更新是延長(zhǎng)電子文件壽命的有效辦法。當(dāng)前應(yīng)該以光盤(pán)為主要電子文件載體推廣，因?yàn)楣獗P(pán)有更好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，并且容量更大。光盤(pán)應(yīng)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。

信息技術(shù)上的保護(hù)。對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過(guò)修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對(duì)其它程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對(duì)未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識(shí)讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志如印簽、花紋等隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時(shí)，這些標(biāo)志是不會(huì)被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時(shí)間印章法用來(lái)確保電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時(shí)的登記時(shí)間是無(wú)法改變的。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對(duì)的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類(lèi)文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊，這些差別正是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件不同特質(zhì)的歸納整理，從理論上尋求妥善保護(hù)檔案的依據(jù)，總結(jié)出新時(shí)代檔案管理工作行之有效的方法，為檔案保護(hù)提供正確指引。

1.中國(guó)石油大港油田公司石油工程研究院；2. 中國(guó)石油天然氣股份有限公司大港石化分公司）