推動檔案事業(yè)科學發(fā)展

額日登高娃

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。加強和改進新形勢下檔案工作，要立足加快我區(qū)改革開放和現(xiàn)代化建設進程，充分發(fā)揮檔案“存憑、留史、資政、育人”的作用，為自治區(qū)全面深化改革和推進富民強區(qū)服務。

一、全面認識檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是單位全局和單一部門工作的組成部分，是衡量全員工作質量和工作效率的重要依據，是維護單位歷史真實面貌、見證歷史發(fā)展足跡不可缺少的組成部分，也是評價個人的基本素質和工作業(yè)績必不可少的考核標準?？茖W規(guī)范的檔案管理不僅可以推動檔案工作健康發(fā)展，還能為單位領導層提供第一手資料，為科學發(fā)展提供最客觀的歷史事實，更可以成為進行科學分析、制定長遠規(guī)劃的重要依據。

通過對檔案資料的分析研究，可以充分了解本單位的歷史決策、工作現(xiàn)狀、存在問題，從而達到揚長避短、改進工作、對發(fā)展規(guī)劃適當進行科學調整的目的。特別是對企業(yè)來說，嚴密完善的檔案可以為管理者和經營者的決策提供準確資料，為經營決策提供支持性證據，為企業(yè)與各有關方面進行合作奠定堅實基礎。因此，做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理工作的功能效應，擴大它的社會價值和效能，對于促進經濟社會全面發(fā)展、不斷提升單位整體形象、促使企業(yè)在市場經濟中發(fā)揮更大的競爭力具有重要意義。

二、檔案工作中存在的問題

現(xiàn)實工作中有相當一部分人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。同時檔案管理工作十分滯后。第一，缺乏制度創(chuàng)新，與科學化管理的要求不相適應。新形勢下，大部分企事業(yè)單位制度創(chuàng)新力度很大，而具體的檔案規(guī)制修編一般鮮有人問津，這嚴重地影響了檔案管理的科學化、法治化和規(guī)范化。第二，缺乏大局意識，機制變革遲緩，與新的外部環(huán)境不相適應。實際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務上，而忽視了對其他工作的滲透及體現(xiàn)現(xiàn)實價值的服務，使得檔案工作機制滯后于可持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境變化。第三，信息化水平低。多數(shù)單位的檔案部門都配備了微機，進行電子文件接收保存，再脫網單機編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法使其成為基礎性、知識性的資源被便捷利用。

三、加強檔案工作需要采取的措施

一是完善檔案工作的標準化建設。檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進技術、嚴密分工和規(guī)范協(xié)作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準來進行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，這樣才能確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作遵循標準，有序推進。在檔案管理系統(tǒng)建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，更應統(tǒng)一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

二是加強檔案工作的法治化建設。法治化是做好檔案管理工作的保障，新形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，我國制定并實施了《中華人民共和國檔案法》，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，要求各地要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，使檔案管理工作與時俱進、有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜，靈活有效。

三是提高檔案管理工作的科技化、信息化、安全化水平。檔案管理手段上應主動由傳統(tǒng)型向科技型轉變?，F(xiàn)在的檔案工作已從傳統(tǒng)的紙質檔案、實體檔案管理變?yōu)橐詳?shù)字化檔案管理為主，從傳統(tǒng)的面對面服務變?yōu)橐跃W絡化服務為主。檔案工作的科技化、信息化水平越來越高。從一些發(fā)達國家檔案管理的情況看，他們普遍建立了完善的檔案數(shù)據庫，形成了強大的信息檢索能力，具備了先進的信息服務技術手段和管理手段。但現(xiàn)代技術是一把雙刃劍，在檔案管理人員利用計算機、網絡等現(xiàn)代化手段科學分類、整理檔案、提高效率、做到事半功倍的同時，也伴隨著安全隱患。計算機病毒、黑客攻擊、不安全的傳輸介質等無不威脅著檔案安全。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄制度，建立有效的操作權限管理體系，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權限進行合理劃分。具體操作中，應對軟件功能進行周密設計，加強電子簽章、口令管理、活體指紋識別等技術，提高身份認定的精度，其中重點應對最常用的口令方式進行嚴格管理。為了以防萬一，還必須設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

四是積極應對檔案管理工作的弱化趨勢?？萍纪伙w猛進的今天，計算機技術、信息技術的高速發(fā)展更是日新月異。作為一項傳統(tǒng)性工作，檔案管理方式的更新漸漸落后于科技的發(fā)展速度，主要體現(xiàn)在：資料收集手段滯后、管理方式滯后、服務方式較單調。在實際工作中，僅能滿足工作需要，沒有很好地與本地區(qū)的經濟和社會發(fā)展結合起來。而電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式有機結合，這種“多媒體文件”能夠更加真實地再現(xiàn)當時的活動情況。面對新事物的沖擊，很多人產生了一種錯誤的認識，認為傳統(tǒng)檔案工作可有可無，無足輕重。加之有些檔案管理工作人員，對自身從事的檔案管理工作沒有高度重視，業(yè)務知識、業(yè)務能力、科技知識遠遠不能適應形勢的需要。新科技的沖擊加上認識上的誤區(qū)影響了檔案工作前進的腳步，必須引起領導層的高度重視。只有不斷改進檔案管理模式，更新管理方法，才能預防檔案工作意識的進一步弱化，阻止整個檔案管理工作在社會發(fā)展進程中的邊緣化危險。

檔案管理工作的科學化、規(guī)范化不僅可以提升管理部門工作水平，還可以提高企事業(yè)單位工作效率。新時期的檔案工作者應該積極地更新檔案管理理念，不斷探索和嘗試新的檔案管理手段、創(chuàng)新工作方法，更有效地發(fā)掘檔案的價值，為社會進步和經濟發(fā)展作出更大的貢獻。