病歷檔案延遲歸檔的原因及對策

曹麗華

摘 要：目的 通過對本院病歷檔案歸檔情況的調(diào)查，進(jìn)行原因剖析，制定相應(yīng)的措施來提高出院病案三日歸檔率。方法 隨機(jī)選取采取措施前后的兩個月進(jìn)行對比。結(jié)果 三日歸檔率由原來的21.9%上升到95.7%。結(jié)論 醫(yī)院各級部門提高病案管理重視程度、環(huán)節(jié)管理、人員合理配置等措施是提高病案三日歸檔率行之有效的對策。

關(guān)鍵詞：病案；延遲歸檔；對策

病歷檔案延遲歸檔在基層醫(yī)院很常見，不僅影響了病案的信息的采集、統(tǒng)計(jì)、利用，更關(guān)系到患者報(bào)銷、理賠，也可給醫(yī)患雙方帶來不必要的矛盾。14年初，我院對照《二級綜合醫(yī)院評審細(xì)則》出院病案應(yīng)3個工作日內(nèi)回歸病案科達(dá)≥90%，符合“B”還存在一定的距離和問題，根據(jù)PDCA循環(huán)法，通過原因查找、分析對比，制定了一系列的切實(shí)可行的制度、措施，并進(jìn)行考核、整改，經(jīng)過一年的運(yùn)行，病案回收管理質(zhì)量得到有效提高。

1 資料來源

隨機(jī)選取整改前醫(yī)院2014年4月及整改后2015年4月出院病案回收登記簿，將相同科室的病案3日歸檔率進(jìn)行對比分析。

2 結(jié)果

2014年3月三日歸檔率為21.9%，2015年3月三日歸檔率為95.7%，三日歸檔率同期提升了73.8%，詳見表1。

3 原因分析

3.1 監(jiān)管機(jī)制不完善。病案管理人員怕得罪人，獎懲制度流于形式。醫(yī)院雖然有系列的病案管理制度，但無人監(jiān)管制度的執(zhí)行情況，最后形同虛設(shè)。

3.2 報(bào)告單不能及時回送?；鶎俞t(yī)院由于技術(shù)水平、經(jīng)費(fèi)等種種原因，許多檢驗(yàn)項(xiàng)目外送到三甲醫(yī)院，有時病人出院檢驗(yàn)報(bào)告單還未發(fā)回，延遲了病案的歸檔時間。

3.3 科主任及醫(yī)生忙于臨床診療，忽視了病歷書寫。醫(yī)生除了承擔(dān)日常診療工作，還需會診、手術(shù)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、三基考試，科主任外出學(xué)習(xí)開會、科研論文繁雜事務(wù)，導(dǎo)致病歷書寫不及時或?qū)徍灢患皶r。

3.4 人員配備不合理。普外、傳染兩個病區(qū)中的各一診療組，一位住院醫(yī)師每月要寫50-60份病歷，工作量大。

4 對策

4.1 定章立制，建立科學(xué)合理的獎懲制度。去年底，醫(yī)院相繼出臺了《病案室工作制度》、《病案回歸制度》、《病案回收管理流程》等系列規(guī)章制度，今年初又修改了《臨床科主任及臨床醫(yī)師考核評價實(shí)施意見》，將病案管理質(zhì)量納入考核項(xiàng)目，考評結(jié)果作為行政職務(wù)任免、職稱晉升、評優(yōu)薦優(yōu)、外出進(jìn)修深造和績效考核的重要依據(jù)。采取三級考核制度，科主任每月對科室人員進(jìn)行考核，行政職能科室對臨床科室進(jìn)行考核，臨床科室、院領(lǐng)導(dǎo)對行政科室進(jìn)行考核，相約制約、層層把關(guān)、杜絕好人主義。

4.2 信息反饋，建立信息發(fā)布平臺。病案室每天統(tǒng)計(jì)病案歸檔情況，掌握實(shí)時動態(tài)，對歸檔不及時立即通知科室主任，查找原因，對特殊病案如檢查單不全或主任外出未簽字的進(jìn)行備注。每周二定期在院OA系統(tǒng)上對上周病案歸檔情況進(jìn)行公示，一方面防范弄虛作假行為，杜絕好人主義。另一方面使科室相互競爭，培養(yǎng)大家集體榮譽(yù)感。

4.3 合理配備人員，針對人員少，院領(lǐng)導(dǎo)及時與上級主管部門溝通，招錄緊缺人才，補(bǔ)充到臨床一線，以此解決有些醫(yī)師超負(fù)荷工作狀態(tài)。

4.4 環(huán)節(jié)管理，病案管理工作是整個醫(yī)療工作流程的終端，處于相對“被動”的地位，而病案收集是病案管理的“前端”工作。為使病案保質(zhì)保量及時完成，院病案委員會與質(zhì)量委員會每周在各病區(qū)巡回，督查在架病歷的完成情況，并以簡訊的方法進(jìn)行通報(bào)。

通過一年的各項(xiàng)管理措施的改革、落實(shí)，使病案回收率上了新的臺階，這其中有院領(lǐng)導(dǎo)的重視、全體醫(yī)務(wù)人員的辛勤勞動，病案管理人員更發(fā)揮工作積極性，大力宣傳病案及時回收的重要性，讓醫(yī)院病案管理工作日趨規(guī)范化、科學(xué)化[1]。

參考文獻(xiàn)

[1]高維亞，駱穎，李蓓.確保住院病案24小時內(nèi)的高回收率[J].中國病案，2012，13（12）：6-7.