企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題研究

毛小英

摘 要：中國雖然目前作為發(fā)展中國家立足在世界的洪流中，但是隨著中國的改革開放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)也在不斷的發(fā)展和壯大。從一開始零散的幾個(gè)人、幾十個(gè)人到最后的幾百人幾千人，越來越多的企業(yè)成立，越來越多的企業(yè)壯大，這是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然結(jié)果。隨著企業(yè)的發(fā)展和壯大，企業(yè)的檔案管理作為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要因素，也在不斷的進(jìn)行變化，企業(yè)檔案是記載企業(yè)由開創(chuàng)到興盛的重要依據(jù)。現(xiàn)如今，企業(yè)為了降低管理成本、提高管理水平，企業(yè)最終都選擇讓社會(huì)上一些檔案管理部門來管理企業(yè)自身檔案，這就形成了目前的企業(yè)檔案管理社會(huì)化的趨勢(shì)愈來愈嚴(yán)重，本文就企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題出現(xiàn)的必然性和發(fā)展進(jìn)行分析和探討，來說明企業(yè)檔案管理社會(huì)化是否可行。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理社會(huì)化；探究

由于目前我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)正處于迅猛發(fā)展階段，我國各企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也在持續(xù)不斷的進(jìn)行著。而傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理已經(jīng)不能給企業(yè)的發(fā)展帶來幫助，加之企業(yè)不能科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，因此，企業(yè)檔案管理社會(huì)化便應(yīng)運(yùn)而生[1]。企業(yè)檔案管理社會(huì)化從一定角度來說，能夠使企業(yè)管理成本減低，而且也能提高企業(yè)的管理水平，確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展。

1 為何企業(yè)檔案管理會(huì)出現(xiàn)社會(huì)化

在現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境下，“社會(huì)化”這個(gè)詞并不陌生，它是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而演變出來的標(biāo)志。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)企業(yè)檔案的管理也面臨著徹底的轉(zhuǎn)變，在這種情況下，企業(yè)檔案管理社會(huì)化就成為我國檔案部門提出的新型概念。企業(yè)檔案管理之所以會(huì)被社會(huì)化，是因?yàn)檫@種管理模式更具社會(huì)性和開放性，能夠使企業(yè)管理更透明，可以對(duì)企業(yè)的管理進(jìn)行更好的監(jiān)察，對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展和公平競(jìng)爭(zhēng)都提供了社會(huì)保障。

2 為何要進(jìn)行企業(yè)檔案管理社會(huì)化

2.1 對(duì)企業(yè)自身的影響

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)分工逐漸明確，企業(yè)為了跟隨時(shí)代的潮流就需要不斷的強(qiáng)化自身、擴(kuò)大規(guī)模，但是隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，相應(yīng)的工作也在增加，人員也在增加、相對(duì)的企業(yè)的檔案管理工作也在不斷地增加。企業(yè)檔案管理社會(huì)化可以使企業(yè)管理成本減低。所謂企業(yè)檔案管理社會(huì)化，就是企業(yè)把檔案管理的工作交由社會(huì)一些專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)人員，這樣不僅可以使企業(yè)管理更透明，而且很大程度上節(jié)約了企業(yè)的管理成本，企業(yè)可以把節(jié)約下來的成本用于企業(yè)其他項(xiàng)目中，更好地推動(dòng)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

例如：對(duì)于生產(chǎn)類的企業(yè)來說，企業(yè)的檔案比較復(fù)雜，如對(duì)于食品生產(chǎn)企業(yè)來說，企業(yè)的檔案一般分為食品生產(chǎn)流程檔案、生產(chǎn)設(shè)備信息檔案、員工管理檔案、食品材料衛(wèi)生檔案、食品材料來源檔案等等，這些檔案是企業(yè)發(fā)展的重要的依據(jù)，如果不對(duì)這些檔案進(jìn)行有效科學(xué)的管理，那么企業(yè)就無法掌握食品的質(zhì)量問題和企業(yè)預(yù)期發(fā)展的目標(biāo)。但是在這些生產(chǎn)類的企業(yè)中，檔案信息往往都是由會(huì)計(jì)來管理，沒有專業(yè)的人員和專業(yè)的部門進(jìn)行統(tǒng)籌和管理，這樣就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)信息丟失，而影響企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。如果對(duì)這類的企業(yè)進(jìn)行檔案管理社會(huì)化，把企業(yè)檔案交由社會(huì)專業(yè)人士或?qū)I(yè)部門來管理，利用其科學(xué)、專業(yè)的知識(shí)來為企業(yè)更好的服務(wù)，在為企業(yè)節(jié)約了人力物力的同時(shí)還能使企業(yè)檔案更透明化，讓每個(gè)員工都了解企業(yè)的發(fā)展史。

2.2 對(duì)企業(yè)人員的影響

由于我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和改革，各個(gè)企業(yè)的人員管理也變得尤為重要。各企業(yè)中對(duì)人員的終身雇傭逐漸演變?yōu)楹贤乒蛡颍髽I(yè)人員的工作變得更為自由，不再受到終身制的影響。合同制雇傭關(guān)系的建立，使得企業(yè)人員流動(dòng)性增加，這對(duì)企業(yè)的檔案管理來說，也相應(yīng)的增加了檔案的流動(dòng)性，使得檔案的管理更加繁瑣和管理內(nèi)容更加專業(yè)化和精細(xì)化。因此，企業(yè)檔案管理社會(huì)化可以使企業(yè)的管理更科學(xué)、更精確，同時(shí)企業(yè)檔案管理社會(huì)化，可以保障檔案的真實(shí)性、公平性和安全性，單純的依靠企業(yè)內(nèi)部管理已經(jīng)無法滿足企業(yè)的持續(xù)發(fā)展要求，也給企業(yè)的檔案管理帶來一定的隱患。

2.3 對(duì)社會(huì)人員的影響

企業(yè)將檔案交由外界專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，不但降低了企業(yè)自身的管理成本，運(yùn)用外界的技術(shù)來為自身服務(wù)，而且對(duì)于社會(huì)來說也有一定的好處，實(shí)現(xiàn)了社會(huì)化分工的倡導(dǎo)。企業(yè)檔案管理社會(huì)化，給社會(huì)上更多的人員提供了就業(yè)機(jī)會(huì)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，在企業(yè)減少技術(shù)、資金等資源的同時(shí)，統(tǒng)籌了社會(huì)的資源，這種企業(yè)發(fā)展模式為企業(yè)和社會(huì)打造了雙贏的平臺(tái)，在企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的同時(shí)，也能帶動(dòng)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展[2]。

3 如何呈現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會(huì)化

3.1 檔案管理由分散到集中

根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化逐漸體現(xiàn)出來。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，都是由各個(gè)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員進(jìn)行分類管理，企業(yè)中不同級(jí)別的員工、不同年齡的員工、不同地區(qū)的員工都劃分出來，很容易混亂和出錯(cuò)?，F(xiàn)在，企業(yè)檔案管理社會(huì)化的出現(xiàn)，把傳統(tǒng)分散的員工檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛缮鐣?huì)統(tǒng)一集中管理，把分散的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)籌管理，使企業(yè)的檔案管理更明確、更有保障。

3.2 檔案管理由落后到先進(jìn)

一個(gè)企業(yè)能否順利的發(fā)展，關(guān)鍵在于企業(yè)內(nèi)部的員工知識(shí)素質(zhì)和企業(yè)發(fā)展的信息。如果企業(yè)不注重員工的知識(shí)水平和企業(yè)的發(fā)展歷程，那么這個(gè)企業(yè)在不斷的發(fā)展的社會(huì)中必定會(huì)被淘汰。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，企業(yè)由內(nèi)部檔案部門進(jìn)行管理，運(yùn)用一套計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來管理整個(gè)公司的大小事情，沒有科學(xué)合理的管理方案，也不能確保檔案的真實(shí)性和安全性。企業(yè)檔案管理社會(huì)化，不但很好的解決了企業(yè)檔案管理的隱患，而且緊跟了社會(huì)潮流，利用網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化來實(shí)施管理，不但增加了工作效率，而且對(duì)于人員流動(dòng)性較大的企業(yè)來說，這樣的檔案管理更科學(xué)、更準(zhǔn)確。

3.3 杜絕自帶檔案

在企業(yè)中，自帶檔案大多出現(xiàn)在人事檔案管理中，而杜絕這一現(xiàn)象主要是為了防止自帶檔案所造成的檔案丟失和檔案管理困難的情況出現(xiàn)。有的企業(yè)對(duì)于員工的檔案并不重視，導(dǎo)致員工檔案丟失和損壞，但是員工的檔案對(duì)員工來說是至關(guān)重要的，尤其是在核算工齡、考公務(wù)員、社會(huì)各項(xiàng)保險(xiǎn)的辦理等等都需要檔案作為根本依據(jù)。在企業(yè)檔案社會(huì)化管理中，要堅(jiān)決杜絕員工自帶檔案的現(xiàn)象出現(xiàn)，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的員工基本[3]。

3.4 具有明確的法律保障

在我國，對(duì)檔案的管理可以說是有明確的法律法規(guī)來保障。對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)也有一定的明文規(guī)定，使企業(yè)檔案的保密性得到一定的保障。隨著企業(yè)檔案管理社會(huì)化的普遍應(yīng)用，社會(huì)的檔案管理市場(chǎng)也在應(yīng)求發(fā)展，而且比企業(yè)的管理更科學(xué)、更明確，對(duì)企業(yè)想不到、做不到的問題都準(zhǔn)確的進(jìn)行預(yù)估和預(yù)防。以此來為企業(yè)提供更好的服務(wù)。這也是檔案管理機(jī)構(gòu)的義務(wù)[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理社會(huì)化對(duì)于企業(yè)的健康發(fā)展有很大幫助，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展提供了重要的依據(jù)，同時(shí)，企業(yè)檔案管理社會(huì)化又大大推動(dòng)了我國檔案管理的進(jìn)程。企業(yè)檔案管理社會(huì)化，是我國社會(huì)快速發(fā)展、科技不斷壯大、經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長的必然結(jié)果，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的必經(jīng)之路[5]。企業(yè)檔案關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展歷程和員工的基本信息，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的管理是企業(yè)面臨的重要問題，而企業(yè)檔案管理社會(huì)化的出現(xiàn)，不僅幫助企業(yè)解決了這個(gè)問題，使企業(yè)能夠有更多的時(shí)間、成本來管理其他事務(wù)，而且對(duì)于我國檔案管理的發(fā)展和社會(huì)上的一些基本問題地解決也提供了可靠的依據(jù)和辦法。因此，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化是具有可行性的。

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