論信息系統(tǒng)在高校教務(wù)管理中的應(yīng)用與提升

概要：教務(wù)管理是高校教學(xué)管理的重要一環(huán)，對(duì)整個(gè)教學(xué)工作的有效開展起著舉足輕重的作用。信息技術(shù)已深入應(yīng)用于教務(wù)管理的方方面面，收到了降本增效的實(shí)效。本文以某高校信息系統(tǒng)在教務(wù)管理中的實(shí)際應(yīng)用著手，分析信息化帶來的效能提升；更重要的是，結(jié)合當(dāng)前教務(wù)管理資源集中、體系監(jiān)控的服務(wù)理念，針對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)支撐不足的問題，提出了基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)思路，進(jìn)而指明了今后信息化支撐教務(wù)管理的方向。

關(guān)鍵字：教務(wù)管理；降本增效；資源集中；體系監(jiān)控

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）48-0016-03

一、引言

“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，人才是核心競(jìng)爭(zhēng)力?！备叩仍盒?，作為培養(yǎng)高素質(zhì)人才的搖籃，為國(guó)家輸送了大批的可用之才。當(dāng)前，高等教育已完成精英教育向大眾教育的轉(zhuǎn)型，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次不斷的多樣化，教學(xué)管理工作變得更加復(fù)雜，責(zé)任更加重大。其中，作為教學(xué)管理中的重要一環(huán)，教務(wù)管理對(duì)整個(gè)教學(xué)工作的有效開展起著重要作用[1]。結(jié)合當(dāng)前信息化的時(shí)代背景，借助系統(tǒng)化手段，建立高質(zhì)、高效、健全的教務(wù)管理體系，完善教務(wù)管理職責(zé)，創(chuàng)新教務(wù)管理方法，勢(shì)必推動(dòng)高校教學(xué)工作長(zhǎng)久性的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。信息系統(tǒng)在高校中的深入應(yīng)用，突破了傳統(tǒng)教育文化理念和教育活動(dòng)的時(shí)空界限，也使得高校的管理手段和決策效率發(fā)生了很大的改變。具體到教務(wù)管理來說，“規(guī)范化、系統(tǒng)化、聯(lián)動(dòng)化”是當(dāng)前教務(wù)管理系統(tǒng)支撐的服務(wù)主旨，通過一系列完善的流程規(guī)范，輔助以系統(tǒng)化支撐手段，來實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)、跨部門的多級(jí)聯(lián)動(dòng)，帶來了整個(gè)管理質(zhì)量的提升和管理效率的提高。

二、信息化支撐教務(wù)管理的必要性

教務(wù)管理是一項(xiàng)工作項(xiàng)繁雜、海量信息處理的工作[3]，管理對(duì)象涉及教師、學(xué)生、教學(xué)資源等，其子工作項(xiàng)瑣碎、無序，面對(duì)高校不斷擴(kuò)招的現(xiàn)狀和追求高質(zhì)量教學(xué)的要求，傳統(tǒng)的教務(wù)管理手段已不適應(yīng)新的高校管理模式，信息化支撐教務(wù)管理勢(shì)在必行。首先，信息化支撐教務(wù)管理有助于實(shí)現(xiàn)“降本增效”；教務(wù)管理事項(xiàng)繁雜無序，工作延續(xù)性差，而且崗位間協(xié)同能力較弱，人力成本較高，處理效率低下。同時(shí)，結(jié)合當(dāng)前高校不斷擴(kuò)招的現(xiàn)狀，無論學(xué)生數(shù)量，還是教學(xué)資源，都有了數(shù)量上的較大提升，面對(duì)大數(shù)量資源的管理與調(diào)度，如若按傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式，則需耗費(fèi)大量的人力成本與資金投入。因此，構(gòu)建一套完善的信息化教務(wù)管理體系，能高效支撐正常教學(xué)行為的有序進(jìn)行[2]。其次，信息化支撐教務(wù)管理，有助于資源的集中化、可視化管控。大眾化高等教育不僅極大地豐富了教學(xué)資源，包括教師隊(duì)伍的擴(kuò)充、配套教育設(shè)施的完善等，也使得學(xué)生數(shù)量倍數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。如何整合現(xiàn)有的教學(xué)資源，及可視化監(jiān)控資源之間的調(diào)度與調(diào)配，是當(dāng)前需要解決的難題。實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理的系統(tǒng)化，不僅能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)資源視圖的集中管理，也使資源的流向調(diào)度清晰可見。再次，信息化支撐教務(wù)管理，有利于高校教學(xué)資源能力輸出的提升。時(shí)代在進(jìn)步，高校也要進(jìn)行創(chuàng)新來順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。改變傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式，突出特色管理手段，實(shí)現(xiàn)教學(xué)能力的輸出。能力的輸出不僅局限于先進(jìn)理念與模式的輸出，同時(shí)也包括人才的輸出與課程的輸出等。信息化支撐現(xiàn)有的教學(xué)管理行為，使得資源得以合理流動(dòng)。

三、信息化支撐落地帶來實(shí)際效能提升

當(dāng)前，我國(guó)高校應(yīng)用比較廣泛的教務(wù)管理系統(tǒng)主要有三個(gè)，分別是清華大學(xué)開發(fā)的“UEAS高校教務(wù)管理系統(tǒng)”、湖南青果軟件有限公司開發(fā)的“KINGOSOFT高校教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”和杭州正方電子工程有限公司開發(fā)的“正方現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)”。三大系統(tǒng)功能相似，但側(cè)重點(diǎn)有所不同。以南京某高校應(yīng)用的“正方現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)”為例，該系統(tǒng)被設(shè)計(jì)成面向?qū)W院各部門以及各層次用戶的多模塊綜合信息管理系統(tǒng)，包括教務(wù)公共信息維護(hù)、學(xué)生管理師資管理、教學(xué)計(jì)劃管理、智能排課、實(shí)驗(yàn)室管理以及學(xué)生綜合信息查詢、教師網(wǎng)上成績(jī)錄入等模塊[3]，功能上基本滿足整個(gè)教務(wù)管理流程的需要。該系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用，給整個(gè)教學(xué)工作正常運(yùn)行帶來了支撐效率的提升。其中，對(duì)教師來說，支撐化提升主要體現(xiàn)在教學(xué)與管理兩個(gè)方面，其中，在管理方面，系統(tǒng)化支撐實(shí)現(xiàn)全面掌握學(xué)生動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的直觀展現(xiàn)，包括學(xué)分修報(bào)、課程選聽、成績(jī)分析等，對(duì)于教師對(duì)學(xué)生的管理及制定下一步教學(xué)規(guī)劃提供了數(shù)據(jù)支撐；教學(xué)方面，利用系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)教學(xué)課程的設(shè)計(jì)、修訂、歸檔與下載，便于知識(shí)的沉淀與分享，也利于學(xué)生提高對(duì)教師教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督與在線主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，整體上推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)化進(jìn)程。對(duì)學(xué)生來說，他們作為實(shí)施教學(xué)行為的對(duì)象及被管理對(duì)象，系統(tǒng)給他們提供了一個(gè)學(xué)習(xí)及自我管理的平臺(tái)。首先，通過系統(tǒng)，學(xué)生在線學(xué)習(xí)相關(guān)教學(xué)規(guī)則，掌握教學(xué)必需的信息；再次，系統(tǒng)功能對(duì)學(xué)生信息的全面涵蓋，使得學(xué)生對(duì)自己的學(xué)業(yè)有清晰的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步通過系統(tǒng)自帶的學(xué)分告警提醒、日歷課程提醒、待辦事項(xiàng)處理等，提高學(xué)生的自我管理意識(shí)。對(duì)教務(wù)管理來說，系統(tǒng)化支撐更是起到了“降本增效”的作用。一方面，將盡可能多的繁雜管理工作系統(tǒng)化，依托統(tǒng)一平臺(tái)，改變過去“單方管理”的被動(dòng)局面，打造“共同支撐，主動(dòng)協(xié)同”的管理模式，極大地降低了管理工作消耗的人力、財(cái)力；另一方面，系統(tǒng)的系統(tǒng)化支撐，將原來獨(dú)立的教師管理、學(xué)生管理、資源管理等管理子項(xiàng)規(guī)范化、聯(lián)動(dòng)化，形成功能銜接、接口耦合的集成化管理模式，結(jié)合一系列規(guī)范制度的指引，構(gòu)建一套功能完善、性能優(yōu)越的管理模式，極大地提高了管理質(zhì)量和效率。

四、基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)

隨著高校不斷擴(kuò)招，師生數(shù)量不斷增大，多校區(qū)、多部門、多學(xué)科之間的工作協(xié)同越來越重要，這就對(duì)教務(wù)管理提出了更高的要求。因此，當(dāng)前系統(tǒng)在支撐實(shí)際教務(wù)管理工作中，也暴露出一些不足，主要包括：①教務(wù)工作涉及面擴(kuò)大與當(dāng)前系統(tǒng)支撐可擴(kuò)展性不足之間的沖突。尤其是多校區(qū)辦學(xué)普及化以來，教學(xué)活動(dòng)往往將在多校區(qū)之間協(xié)調(diào)進(jìn)行，教學(xué)管理內(nèi)容的增加及管理幅度的延伸，勢(shì)必對(duì)系統(tǒng)功能模塊的可擴(kuò)展性提出更高要求。②流程制度的制定與系統(tǒng)功能展現(xiàn)滯后的沖突。學(xué)校為順應(yīng)新的教學(xué)改革，就要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，變更管理流程。但制定的新流程在系統(tǒng)上不能快速實(shí)現(xiàn)配置，導(dǎo)致系統(tǒng)功能與現(xiàn)有管理規(guī)范脫節(jié)，影響正常工作的進(jìn)行。③系統(tǒng)功能耦合度差與提升用戶體驗(yàn)的沖突。系統(tǒng)作為支撐工作高效開展的工具，其用戶體驗(yàn)直接關(guān)系系統(tǒng)的有效性。從用戶角度出發(fā)，在實(shí)現(xiàn)用戶身份鑒權(quán)的基礎(chǔ)上，將所需一攬子功能集成耦合，是當(dāng)前系統(tǒng)提升的方向。為提高系統(tǒng)化支撐在教務(wù)管理中的應(yīng)用效能，本文提出了“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”建設(shè)的思路，即在充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有功能復(fù)用的基礎(chǔ)上，最大限度地提高用戶體驗(yàn)，進(jìn)而提升整體教務(wù)管理水平，提高教學(xué)質(zhì)量。

1.“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”的功能架構(gòu)?！盎谝徽臼椒?wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)”的整體思路，概括為整合現(xiàn)有功能模塊，以用戶體驗(yàn)為出發(fā)點(diǎn)，通過用戶身份鑒權(quán)，根據(jù)不同用戶提供一站式支撐服務(wù)，即將涉及功能模塊高度關(guān)聯(lián)集成，實(shí)現(xiàn)底層數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)學(xué)習(xí)與系統(tǒng)被動(dòng)推薦提醒相結(jié)合的數(shù)據(jù)推送模式，在實(shí)現(xiàn)功能復(fù)用的基礎(chǔ)上，對(duì)教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行全面優(yōu)化提升。系統(tǒng)框架圖如下所示。

其中，學(xué)分管理模塊，除正常的學(xué)分基礎(chǔ)信息維護(hù)、學(xué)分?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等通用功能外，還增加學(xué)分預(yù)警機(jī)制，并以待辦項(xiàng)的形式通知到相關(guān)責(zé)任人與管理人員；教師管理模塊，除共享人事基礎(chǔ)信息外，還打通與科研管理、學(xué)生管理等模塊接口，對(duì)教師教學(xué)強(qiáng)項(xiàng)進(jìn)行展現(xiàn)，對(duì)教師教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督評(píng)估；課程管理模塊，與教師管理、基礎(chǔ)設(shè)施管理、學(xué)生管理聯(lián)動(dòng)，多視圖展現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，依照不同主標(biāo)識(shí)進(jìn)行聯(lián)接數(shù)據(jù)的展現(xiàn)，并將相關(guān)課程提醒信息推送至相關(guān)用戶；等等。

2.“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”的應(yīng)用分析。為適應(yīng)當(dāng)前高等教育管理模式發(fā)展的需要，針對(duì)現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的不足，本文提出的“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”的服務(wù)對(duì)象，主要集中于教師、學(xué)生和教務(wù)管理人員中，這里稱為教師視圖、學(xué)生視圖和管理視圖。①教師視圖：教師可在系統(tǒng)上操作通用功能，如課程設(shè)計(jì)與分享、教學(xué)計(jì)劃管理、課程及學(xué)分管理。另外，系統(tǒng)還打通了系統(tǒng)原獨(dú)立模塊間的接口，實(shí)現(xiàn)了底層數(shù)據(jù)資源共享，即教室資源分配、科研管理、所選課程學(xué)生基礎(chǔ)信息管理等數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)展現(xiàn)，即教師可在查看科研資源分配的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)教學(xué)計(jì)劃的制定與上傳，進(jìn)而進(jìn)行課程設(shè)計(jì)與分享，然后根據(jù)教室資源分配情況進(jìn)行選課學(xué)生信息管理、學(xué)分管理等一系列操作。②學(xué)生視圖：主要涵蓋學(xué)分查詢與管理、選課與查詢、知識(shí)的下載與共享、規(guī)章制度在線學(xué)習(xí)、教師信息查看與教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督評(píng)估等一系列操作，從而提高了學(xué)生主動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性和監(jiān)督教學(xué)質(zhì)量的參與度。③管理視圖：作為教務(wù)管理系統(tǒng)中最重要的功能模塊，管理視圖是實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理工作的質(zhì)效提升的關(guān)鍵。整個(gè)視圖包括業(yè)務(wù)功能應(yīng)用、流程配置工具、統(tǒng)計(jì)報(bào)表展現(xiàn)三大主要子模塊，其中業(yè)務(wù)功能應(yīng)用包括了教學(xué)資源管理（跨校區(qū)跨部門聯(lián)調(diào)）、學(xué)生管理（基礎(chǔ)信息維護(hù)、學(xué)分管理、學(xué)籍管理等）、教學(xué)計(jì)劃管理、課程管理（包括課程發(fā)布、課程編排等）等；流程配置工具，即根據(jù)新制定的流程規(guī)范，對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行配置更新；統(tǒng)計(jì)報(bào)表展現(xiàn)，則是以頁(yè)面直觀圖標(biāo)展現(xiàn)與報(bào)表導(dǎo)出兩大功能，可進(jìn)行多維度的選擇、篩選與搜索等。管理視圖頁(yè)面采用模塊化UIUE設(shè)計(jì)，努力實(shí)現(xiàn)功能的高度集成，流程的高可配及數(shù)據(jù)的精細(xì)化展現(xiàn)。

五、總結(jié)與展望

高校教務(wù)管理是高校實(shí)施高等教育教學(xué)行為的重要環(huán)節(jié)，對(duì)提升整體教學(xué)質(zhì)量也起到重要推動(dòng)作用。面對(duì)教務(wù)工作繁雜、人財(cái)成本消耗大的窘境，系統(tǒng)化支撐教務(wù)管理工作確實(shí)帶來了“降本增效”的效果，使得高校教務(wù)管理工作質(zhì)效雙提升。

同時(shí)，教務(wù)管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中也存在一些問題，如用戶體驗(yàn)差，無法適應(yīng)快速變革的教務(wù)管理模式等。本文提出的“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”建設(shè)思路，從用戶體驗(yàn)出發(fā)，基于現(xiàn)有功能復(fù)用與擴(kuò)展提升，努力打造以教師視圖、學(xué)生視圖、管理視圖為主的服務(wù)提升體系，解決跨校區(qū)、跨部門、跨學(xué)科教務(wù)管理聯(lián)動(dòng)、學(xué)分預(yù)警提醒等諸多實(shí)際問題，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、聯(lián)動(dòng)化。

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作者簡(jiǎn)介：韓魯峰（1986-），女，碩士，南京財(cái)經(jīng)大學(xué)教務(wù)處教務(wù)管理科。