淺談醫(yī)療設備檔案的管理工作

王英杰

醫(yī)療器械檔案屬于醫(yī)藥衛(wèi)生科學技術檔案，是指在醫(yī)療器械使用管理工作中從醫(yī)療、防疫、科研、教學、生物制品、生產、器材管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他的不同載體、不同形式的歷史記錄。醫(yī)療器械檔案是醫(yī)療器械審批、購置、直至報廢全生命周期的動態(tài)記錄，是醫(yī)療器械受控性、安全性、可靠性記錄的重要法律文件。

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅猛發(fā)展，作為醫(yī)院的重要支柱之一的醫(yī)療設備也隨之裝備到各級醫(yī)院，為之配套的醫(yī)療設備檔案管理者對醫(yī)療設備檔案資料采集、整理、統(tǒng)計分析、保存于利用的過程，其中心任務就是對有關檔案資料進行科學規(guī)范的保管，充分有效地利用，更好地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益。

一、醫(yī)療設備檔案管理的主要內容

1、負責設備儀器檔案文件材料的收集，整理，購置設備的可行性報告書

2、按照設備檔案的管理要求，歸檔文件要齊全完整卷內文件排列有序并保持其有機聯(lián)系，使檔案的歸檔率達到98%以上。

3、參加設備儀器的開箱檢驗，只針對完整、準確、系統(tǒng)的文件材料予以驗收。

4、按規(guī)定的歸檔時間將設備儀器檔案的文件材料按期歸檔。

5、相關從業(yè)人員要接受院綜合檔案室人員的技術指導。

二、醫(yī)療設備檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前很大一部分醫(yī)療單位包括大型三甲綜合醫(yī)院都存在這樣一種現(xiàn)象：一是有關人員不重視醫(yī)療設備檔案資料管理規(guī)定，在設備購置驗收時，沒有設備檔案管理人員在現(xiàn)場參與；設備開箱驗收時拿走資料未能及時歸還，造成原始資料的損毀或丟失；在設備安裝、檢收、試驗等工作結束后，使用者不填報備案或填報內容不完整，從而造成了設備檔案的殘缺。二是不注意抓平時設備安裝工作中的施工、檢修現(xiàn)場記錄，而是在全部工作結束后突擊填寫相關數(shù)據(jù)，造成醫(yī)療設備檔案數(shù)據(jù)一定程度上的失實。三是設備檔案管理人員大部分還存在學歷層次較低，管理知識、能力水平參差不齊等問題。醫(yī)院的設備檔案管理內容繁多、復雜，醫(yī)療設備檔案管理尚未有標準模式，管理上缺少標準化管理，等等這些都會影響醫(yī)療設備檔案的連貫性和完整性，甚至會造成無法彌補的損失。

再者說來，醫(yī)療設備檔案的形成周期較長，直接導致了設備檔案管理制度的不完善。一般與設備的壽命相同，短則5年，長則20年，環(huán)節(jié)多且參與的部門和人員也多，不管在其中的哪一個環(huán)節(jié)，哪一個步驟出現(xiàn)了疏漏，都會對設備檔案管理的結果產一定的影響。

三、醫(yī)療設備檔案的未來發(fā)展

醫(yī)院是一個科技含量較高的行業(yè)，在醫(yī)療實踐活動中，擁有大批先進的醫(yī)療儀器設備，這些設備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用，如何加強設備和設備檔案的管理，最大限度地發(fā)揮設備在醫(yī)療、科研中的作用是醫(yī)院設備檔案管理者面臨的重要課題。

1、建立完善的管理網(wǎng)絡。在大數(shù)據(jù)時代以迅雷不及掩耳之勢覆蓋科技領域的今天，為了可以讓醫(yī)療設備信息管理系統(tǒng)更加的專業(yè)和完善，我們需要建立一套專業(yè)的檔案數(shù)字化平臺，該系統(tǒng)一定是功能強大且覆蓋范圍廣泛的。其主要功能包括：設備出入庫、建檔及修改、組合查詢、設備標牌設置、各類數(shù)據(jù)的動態(tài)統(tǒng)計等等。它一定能使得檔案管理者在查詢過程中簡便快捷，和紙質檔案互為補充，能夠極大地提高工作效率。

2、建立完善的設備檔案管理制度。醫(yī)療器械檔案，也是國家檔案的重要組成部分。它不僅是深入和發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)及其他各項工作的必要條件依據(jù)，也是重要的信息資源。作為國家的寶貴財富，必須遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用。隨著衛(wèi)生體制改革的不斷深化，必須適應社會需求，降低醫(yī)療成本。迫切要求管理部門觀念更新，徹底改變舊的管理模式，切實加強設備檔案的管理，為醫(yī)院的長遠發(fā)展壯大所需硬件建設創(chuàng)造條件。

3、提高醫(yī)療設備檔案管理人員的素質。設備檔案管理每個環(huán)節(jié)都要靠人去完成，專業(yè)水平高、能力強的人管理的醫(yī)療設備檔案質量好、效率高。而水平差能力低的人整理出來的檔案質量必然差，甚至錯漏百出。因此提高檔案的質量首先必須從提高人的素質著手。鑒于設備檔案內容的特殊性，除了學習檔案工作的專業(yè)技巧外，還要學習外語、計算機知識及醫(yī)療設備專業(yè)知識。由于設備檔案工作是一項艱苦細致、無名無利的工作，要求從事這項工作的同志要吃苦耐勞，養(yǎng)成嚴謹細致的工作作風，否則，提高設備檔案質量只是一句空話。總之，醫(yī)療設備檔案的建立和完善對資源的充分利用、降低醫(yī)療成本和醫(yī)院的發(fā)展具有重大意義，應該引起足夠重視。

當今醫(yī)療設備技術飛速發(fā)展，就要求設備管理工作者必須了解有關醫(yī)療設備的發(fā)展動態(tài)和產品現(xiàn)狀，以主動、積極、周到的服務來保證檔案資料的完整，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來促進有關工作的進行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報，促進醫(yī)療各項建設的發(fā)展。