基于模板的文件控制和管理方法

吳琛

摘 ?要：基于模板的文件控制和管理方法的目的是使一個群體批量編制的文件能夠代表一個群體的最高水平，減少個人能力的高低對文件質(zhì)量的影響。這種方法，采用集中解決問題，標(biāo)準(zhǔn)化的模板控制，利用優(yōu)勢資源，提高整個團隊的輸出文件的質(zhì)量和水準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：文件模板;計劃;需求;流程;評審

前言：涉及文件編制的公司或部門都有文件編制要求，主

要是對字體、格式、版面等等基本的編制元素進行質(zhì)量控制。但是，在這樣的基本規(guī)定下，由于員工能力不一，編制出來的文件形式和質(zhì)量會產(chǎn)生較大的偏差。如何確保大批量文件的質(zhì)量是一個值得研究的課題。

當(dāng)前中國的眾多科研領(lǐng)域，特別是高度集成的科研領(lǐng)域，往往涉及到設(shè)計相關(guān)文件的編寫。比如企業(yè)編寫產(chǎn)品的使用說明書，設(shè)計研究機構(gòu)編寫的設(shè)計說明文件、研究分析文件、試驗文件等等工程文件。對于這些同類文件，通常由公司或部門內(nèi)部的質(zhì)量控制文件來控制，這些控制文件通常從形式上對文件進行要求。由于這些控制文件過于頂層化，常會導(dǎo)致出現(xiàn)同一個公司，同一個部門的文件結(jié)構(gòu)、內(nèi)容不統(tǒng)一的現(xiàn)象。另外，文件與文件之間的內(nèi)容重復(fù)嚴(yán)重，相互之間的重疊內(nèi)容在后期的更改中缺少有效的控制。這樣不利于大批量查找和評閱，同時也不利于文件的管理和更改，對工作效率產(chǎn)生不利的影響。本文提供一種基于模板的文件控制和管理方法，用來規(guī)范、管理文件的編制工作，用于提高文件編寫的效率和質(zhì)量。

基于模板的文件控制和管理方法的核心思想是盡量使文件能代表公司或者部門的最高水平，減少由于個人工作能力的不同而影響文件的質(zhì)量。一個公司或部門如果存在問題而得不到解決或者重復(fù)出現(xiàn)類似問題，說明這個公司或部門不具備自我完善機制，管理存在非常嚴(yán)重的問題。一個公司或部門的產(chǎn)品如果不能達到一個公司或部門的最高水平，那么這個公司或者部門的管理和流程是同樣存在問題的，或者說是有潛力待開發(fā)的。

筆者在接觸國內(nèi)的一些企業(yè)文件的時候，發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)的文件過于依賴個人的能力和習(xí)慣，質(zhì)量和行文存在著巨大的差異。對于高校而言，不同于企業(yè)，其注重的是理論研究，而非生產(chǎn)，尊重個人的研究風(fēng)格也無可厚非，但是從中可以看出高校在質(zhì)量控制和管理上是有較大的提升空間的。而對于一些企業(yè)，文件的形式基本上是統(tǒng)一的，在字體、文件排版、版面的控制明顯有較嚴(yán)格的質(zhì)量體系控制。但是對于內(nèi)容，甚至是一些標(biāo)準(zhǔn)的文件內(nèi)容，個人能力的影響同樣躍然紙上（不同的人編寫出來完全不一樣）。

大型的國外企業(yè)文件，非常注重標(biāo)準(zhǔn)化，其文件不僅在字體、排版、頁面布局方面嚴(yán)格統(tǒng)一，其風(fēng)格和內(nèi)容上都是非常標(biāo)準(zhǔn)的。 當(dāng)然，個人能力和流程也會對文件的風(fēng)格產(chǎn)生一定的影響，但是總體上的風(fēng)格卻能保持一致。這可以從側(cè)面反映出國外大型企業(yè)對標(biāo)準(zhǔn)化的重視，對文件控制和管理的重視。

本文結(jié)合研究型機構(gòu)的工作模式對基于模板的文件控制和管理方法進行描述，以便結(jié)合具體的情況進行分析和總結(jié)。

一、目的

基于模板的文件控制和管理方法的目的是使一個群體批量編制的文件能夠代表一個群體的最高水平，減少個人能力的高低對文件質(zhì)量的影響。

二、規(guī)則和方法

1） 結(jié)合計劃，定義文件（分配內(nèi)容）。原則：避免內(nèi)容重復(fù)，方便查找、方便修改，減少文件之間的相互影響。

2） 建立編制要求，制定編制計劃，規(guī)劃編制流程（包括更改流程）。原則：文件定義清晰，內(nèi)容范圍清楚，流程合理，應(yīng)考慮到各種可能產(chǎn)生更改的情況。3） 成立模板編制團隊，結(jié)合公司文件控制要求，編制模板。原則：模板編寫團隊?wèi)?yīng)該代表群體文件編寫的最高水平，應(yīng)該為群體中具備長期編制文件經(jīng)驗，且能力較高的代表性員工。4） 成立模板評審團隊對模板進行嚴(yán)格評審。原則：該團隊?wèi)?yīng)該代表群體技術(shù)、業(yè)務(wù)最高水平。5） 實施文件編制，及時反饋問題。模板發(fā)布后，在具體的實施過程中，會不斷出現(xiàn)問題，如何收集控制這些問題，對后面文件的編寫效率和質(zhì)量也會起到非常關(guān)鍵的作用。原則：建立問題清單，逐條評審、落實評審后意見，對模板和編寫要求進行更新。6） 流程控制和實施。原則：期限內(nèi)意見完全關(guān)閉后，根據(jù)更新后的模板和編寫要求進行文件更新。對于模板和編制要求凍結(jié)后發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)保留至下一個更新?lián)Q版周期。

圖1 ?基于模板的文件控制和管理方法流程圖

基于模板的文件控制和管理方法流程如圖1。使用本方法還應(yīng)該考慮到流程中涉及到的其它因素，以下結(jié)合流程圖給出主要的考慮因素。

三、結(jié)合計劃，定義文件

根據(jù)研究計劃，整理文件編制需求、定義所需文件，分配各文件的內(nèi)容。根據(jù)不同的研究體系，不同的研制階段會涉及不同的文件編制以及更新。定義文件需要明確文件編制的目的、所需要涉及的內(nèi)容，以及需要解決的問題。定義文件要解決的問題通俗來說就是明確要寫什么，文件用來干什么。

比如研究工作中的系統(tǒng)描述文件的定義：首先文件是用來描述系統(tǒng)的，用來簡要介紹系統(tǒng)的組成、功能、使用方法，主要用來為其它文件提供系統(tǒng)簡介的參考。這個文件應(yīng)該貫穿于整個研制周期，并且定義使用方，并從使用方收集編制的需求。

于是我們給出系統(tǒng)描述文件的定義：1） 文件用來描述系統(tǒng)的組成、功能、使用方法;2） 文件為其它文件中的系統(tǒng)概述提供參考;3） 文件可作為系統(tǒng)設(shè)備統(tǒng)計、系統(tǒng)展示、產(chǎn)品介紹工作提供依據(jù)和支持;4） 文件應(yīng)該在整個生命周期中根據(jù)需要更新;

5） 文件使用者應(yīng)包含：系統(tǒng)設(shè)計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)集成人員、設(shè)備銷售人員、設(shè)備驗證試驗人員、系統(tǒng)集成相關(guān)系統(tǒng)設(shè)計人員。注：由于專業(yè)限制，此處定義較抽象，實際操作應(yīng)劃分到具體的部門，如果定義到具體的個人和具體的聯(lián)系方式，則可以大大提高工作效率。

四、制定編制計劃，制定流程

將文件的定義、收集的需求進行確認(rèn)后，形成編制要求，并且通過可靠的流程來確保文件的質(zhì)量和編制的效率。文件編制的流程應(yīng)該考慮實際的情況，保證當(dāng)前的情況下，最大發(fā)揮群體的集體智慧。

對系統(tǒng)描述文件的流程，首先應(yīng)根據(jù)團隊的情況進行合理的設(shè)置。既要考慮到團隊的核心力量，也要考慮各自的工作時間成本。

在這里我們繼續(xù)給出系統(tǒng)描述文件的編制流程的設(shè)計：1） 首先應(yīng)成立編制要求的編制團隊，編制要求應(yīng)對文件的定義進行細(xì)化，對收集的需求進行確認(rèn)，并且負(fù)責(zé)模板的編寫工作。編制團隊?wèi)?yīng)該為擁有豐富文件編制經(jīng)驗，能代表團隊最高文件編寫能力的人員組成，以確保文件的質(zhì)量和水平能代表整個團隊的最高水平;文件的模板應(yīng)該參考公司或部門的文件編寫規(guī)定或要求，字體、字號、版面，以及內(nèi)容的排列都不應(yīng)該再需要編寫人員進行重復(fù)勞動;模板應(yīng)給出內(nèi)容的說明，和簡要的語言，最好應(yīng)該給出一個成熟的例子。模板應(yīng)該作為一個標(biāo)準(zhǔn)的、成熟的、完整的文件作為參考。最理想的狀態(tài)是：不同的系統(tǒng)，運用模板時，只需要改動少量標(biāo)注出來的數(shù)據(jù)和名稱即可成為一份標(biāo)準(zhǔn)的文件。2） 成立編制要求、模板的評審團隊，對文件的編制要求和模板進行評審，完善并批準(zhǔn)編制要求和模板。 ? ?編制要求和模板的評審團隊?wèi)?yīng)該是團隊中技術(shù)和經(jīng)驗的代表性人員，應(yīng)該代表了群體最高的技術(shù)水平，和最強的業(yè)務(wù)能力。3） 初步編寫文件，將編寫要求和模板分發(fā)給團隊編寫人員進行初步編寫，并收集意見;4） 由編制要求模板編制團隊和評審團隊對問題進行評審，并更新編制要求和模板;5） 正式編寫文件，通過正式的文件發(fā)布流程發(fā)布文件;6） 對于后續(xù)發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄，在下次文件修改周期中進行評審、落實和更新。

五、分析和總結(jié)

基于模板的文件控制和管理方法的關(guān)鍵因素在于：文件定義、編制要求和模板的編寫團隊和評審團隊，以及需求的收集和確認(rèn)。

需求的收集和確認(rèn)是基石，是其它所有工作的依據(jù)。文件編寫是否滿足需求是一個文件是否合格的檢驗標(biāo)準(zhǔn)。

文件的定義決定了文件的目的和屬性是否清晰，清晰的目的和屬性可以讓團隊有一個基本的共識，并且對文件需求來源有一個清晰的認(rèn)識。文件的定義就是文件編寫的靈魂，一旦有了靈魂，文件的編寫就不會無的放矢，各自為戰(zhàn)，才能把編寫文件真正做成一個團隊工作;

編制要求和模板的編制團隊是文件編寫的效率倍增器，他們需要集中解決其它人可能遇到的問題，是文件質(zhì)量和編寫效率的保證。集體解決共同的問題，將減少每一個人各自解決問題的時間。如果模板足夠詳細(xì)，可以節(jié)約大量參考頂層的編制要求的時間、各自排版的時間、各自編寫內(nèi)容的時間，另外，可以防止字體、錯別字、內(nèi)容不統(tǒng)一、版面不統(tǒng)一等等問題。同時，也方便文件的查找和后期的維護工作。

編制要求和模板的評審團隊是文件編寫的點金石，他們需要將豐富的工作經(jīng)驗和強大的業(yè)務(wù)能力貫徹進文件中，他們是保證文件技術(shù)含量、升華文件內(nèi)容的藝術(shù)家。由這個團隊評審的文件，即代表了群體的最高的技術(shù)水平。

傳統(tǒng)的解決方案，依靠經(jīng)典的設(shè)計、校對、審核流程，過于依賴于個人能力。關(guān)鍵的問題在模板的控制和管理上，由于不能建立標(biāo)準(zhǔn)的模板體系，而導(dǎo)致編制人員各自為戰(zhàn)，對需求、文件的定義沒有一個共同的認(rèn)識。模板過于簡化和隨意，將極大地影響團隊的工作效率，導(dǎo)致編寫人員將獨自面對可能出現(xiàn)的問題，而每個人解決問題的能力不同，因而文件的質(zhì)量和水平會出現(xiàn)較大的差異。

基于模板的文件控制和管理方法，采用集中解決問題，標(biāo)準(zhǔn)化的模板控制，這樣可以大大提高文件的一致性，并且減少個人能力對文件質(zhì)量和水平的影響。特別對于批量文件編制，大大減少了不同的個體解決相同或者類似問題的工作量，從而提高了整體的工作效率。而通過集中解決共性問題的模式，利用優(yōu)勢資源，可以提高整個團隊的輸出質(zhì)量和水準(zhǔn)。

在科技不斷發(fā)展的今天，各行各業(yè)都趨向于系統(tǒng)化、集成化。個人所能創(chuàng)造的價值逐漸被團隊的穩(wěn)定、高效率和倍增的價值超越，社會生產(chǎn)已經(jīng)不能滿足于依賴不確定的個人能力來決定未來，標(biāo)準(zhǔn)化的團隊工作是未來發(fā)展的必然。