對高校后勤檔案管理工作的幾點思考

重慶工程職業(yè)技術(shù)學院 余志方

對高校后勤檔案管理工作的幾點思考

重慶工程職業(yè)技術(shù)學院 余志方

檔案是最重要的信息資源，它在各項工作中起著越來越重要的作用，而高校檔案管理是一項集機密性與專業(yè)性于一體的后勤工作，尤其是在當前信息化時代的大背景之下，高校后勤檔案管理工作不再是單純的手工管理，更重要的是要向數(shù)字化方向邁進，這在一定程度上更增加了檔案管理的專業(yè)化。本文主要就高校后勤檔案管理工作的相關(guān)問題進行了研究和分析，希望每一所高校都能夠切切實實做好后勤檔案管理工作，發(fā)揮出檔案的最大效用和價值。

高校；檔案管理；思考

引言

高校檔案詳實的記載著學校教學管理活動以及各項科研活動的真實資料，是一所學校寶貴的精神財富，高校檔案管理是高校后勤管理活動中不可或缺的重要組成部分。做好高校后勤檔案管理工作，不僅有利于后期查找和使用相關(guān)資料，進行校史教育、傳統(tǒng)教育活動的開展，而且有利于進一步完善學校后勤管理體制，提高高校后勤管理工作的效率和質(zhì)量。因此，高校后勤檔案管理至關(guān)重要，我們一定要高度重視起來，真正認識到高校后勤檔案管理的具體內(nèi)容，正確面對檔案管理中存在的問題，并采取有效措施積極解決好，促進我國高校后勤檔案管理工作的順利開展。

一、高校后勤檔案管理的內(nèi)容

高校檔案主要涉及到師生個人檔案、重要紙質(zhì)材料以及數(shù)字化材料等，高校檔案管理是一項十分復(fù)雜的工作，是高校后勤保障工作中最為繁雜的工作之一?？傮w說來，高校后勤檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：

（一）高校后勤檔案的整理與分類。高校后勤檔案的整理與分類是檔案管理的最基本的內(nèi)容，不管是高校在招生方面，還是在教學科研方面，抑或是在教學管理活動方面，只要是對以后學校的發(fā)展有價值的信息，都要進行一定程度的整理與分類，可按照圖像、文字、聲音等不同載體來分類，也可以按照教師、學生、職工等不同的主體來分類。不管是按照何種標準進行整理與分類，都需要從一而終，避免混亂使用，導(dǎo)致以后查找的混亂。

（二）高校后勤檔案的歸檔與保存。檔案的歸檔保管是高校后勤檔案管理員的日常職責，為了確保檔案的完整性，高校應(yīng)當設(shè)置專門的專柜進行檔案資料的歸檔保管，并由專門的檔案管理員定期檢查與管理，同時要做好檔案的防火、防盜、防潮等工作，避免檔案損壞，影響以后的使用。

（三）高校后勤檔案的運用。分類管理與歸檔保管的最終目的就是為了檔案的運用，只有積極地將檔案運用起來，才能夠凸顯出檔案管理的生命力。在實際的高校檔案管理活動中，高校后勤部門要積極為檔案使用者提供詳實的可查資料，以體現(xiàn)出檔案的活力。

二、我國高校后勤檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度方面。俗話說：無規(guī)矩不成方圓。沒有合理的規(guī)章制度就沒有一定的章法可言，檔案管理制度不健全就容易導(dǎo)致管理工作的混亂。在實際工作中，很多高校領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案管理制度建設(shè)，沒有形成一個科學合理的、符合高校實際情況的檔案管理制度，檔案管理工作僅僅停留在整理和保存的初級階段，更不用說充分利用了。

（二）檔案管理人員方面。在實際的高校后勤檔案管理工作中，一些檔案管理人員包括領(lǐng)導(dǎo)都存在著誤區(qū)，認為檔案管理工作只是單純的整理資料和保管資料，甚至覺得這項工作可有可無，這種輕視檔案管理工作的思想必然導(dǎo)致在日常工作中形成懈怠懶散的狀態(tài)。

另外，很多高校檔案管理員都是高校領(lǐng)導(dǎo)、教師的家屬擔任的，很多在崗的檔案管理員并沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案專業(yè)知識方面的學習與培訓(xùn)，導(dǎo)致一些檔案管理員對檔案管理的認識不夠，檔案整理的具體流程操作不規(guī)范，甚至還有的高校后勤人手不夠，臨時抽調(diào)學時不多的教師擔任檔案管理工作，兼職式的工作狀態(tài)必然影響檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、我國高校后勤檔案管理的可行性建議

檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，檔案管理水平的高低是衡量高校管理水平的重要尺度，也是高校后勤保障工作的最基礎(chǔ)的工作之一。近年來，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，信息化時代已經(jīng)來臨，在新的歷史時期，我國高校后勤檔案管理工作應(yīng)從以下方面著手：

（一）建立健全檔案管理制度。高校必須建立健全檔案管理制度，才能夠保證檔案管理工作的有效運行。首先，高校后勤領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，充分認識到檔案管理工作的重要意義，建立健全檔案管理制度。其次，檔案管理制度的制定要科學合理，符合高校的實際管理與發(fā)展的需要，也就是說檔案管理制度的制定必須要有實際操作性，使用起來簡單實用。

（二）定期培訓(xùn)，制定獎勵制度。檔案管理工作是一項枯燥繁瑣的工作，需要投入大量的時間和精力，并且需要認認真真的工作態(tài)度才能夠完成好。很多的檔案管理人員長期在一個工作崗位上重復(fù)著相同的勞動，往往會出現(xiàn)職業(yè)倦怠。這時，高校后勤管理部門可以根據(jù)實際情況實施物質(zhì)獎勵與精神獎勵相結(jié)合的方式，通過各種激勵方式調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和主動性，還可挑選后勤部門學習能力強的員工加強檔案管理的培訓(xùn)與學習，實行輪崗制度，以工作的新鮮感使檔案管理員保持積極向上的工作熱情。

（三）引進先進的檔案管理手段，實現(xiàn)數(shù)字化管理。如今，高新科技高速發(fā)展，信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，以紙張、錄音帶等為存儲介質(zhì)的傳統(tǒng)高校檔案管理工已經(jīng)難以適應(yīng)用戶的多樣化需求了，高校檔案管理也要在傳統(tǒng)手工勞作的基礎(chǔ)上，引進先進的科學管理手段，運用科技發(fā)展的新成果提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案的信息化管理，只有適應(yīng)了社會趨勢，才能獲得更好的發(fā)展。

現(xiàn)代信息化技術(shù)在檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編目、檔案登記、檔案管理、檔案使用中具有十分明顯的優(yōu)勢，為了滿足用戶的多元化需求，高校后勤檔案管理可通過掃描、轉(zhuǎn)化、壓縮等技術(shù)手段將原始檔案資料轉(zhuǎn)換成便于用戶使用和傳遞的圖像資料，形成數(shù)字化檔案庫。高校后勤檔案管理員還可根據(jù)用戶需求與高校的要求，將部分常用檔案資料發(fā)布到校內(nèi)局域網(wǎng)上，方便用戶存儲、檢索、傳遞、下載和使用。

四、結(jié)束語

綜上，檔案是一所學校的發(fā)展歷程的最好見證，是具有保存價值和參考價值的資料信息，檔案管理作為高校后勤管理中非常重要的一個組成部分，其檔案管理工作的水平直接影響到后勤管理的成效。就現(xiàn)階段而言，我國高校后勤檔案管理的制度、人員以及方法等方面盡管存在著諸多問題，但是，只要積極健全高校后勤檔案管理制度，進一步調(diào)整好管理方式，就一定能夠促進我國高校后勤檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

[1]李鵬.學校檔案管理中存在的問題及對策探析[J]，黑龍江科學，2014（07）

[2]馬建媛.“以人為本”推動高校后勤管理文化建設(shè)與科學發(fā)展[J]，才智，2014（24）

[3]李萍.淺析高校學生檔案管理存在的問題及對策[J]，教育界·下旬，2014（05）

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