淺談如何做好機關(guān)檔案管理工作

徐長征

機關(guān)檔案是機關(guān)工作的珍貴參考材料。收集管理機關(guān)檔案，為當(dāng)前和今后提供有價值的參考依據(jù)，是檔案工作人員的職責(zé)。但是，由于管理條件差、人員不穩(wěn)定等原因，機關(guān)檔案管理工作受到很大制約。

一、機關(guān)檔案管理工作存在的問題

（一）保管條件落后。隨著經(jīng)濟發(fā)展和社會進(jìn)步，多數(shù)機關(guān)單位辦公場所緊張，沒有規(guī)范統(tǒng)一的專用檔案室;有的單位檔案室與辦公室合二為一，辦公室放幾個資料櫥，就搖身一變成了檔案室;有的檔案室與倉庫混為一談，檔案沒有多少，桌椅板凳、報紙雜志等雜物卻堆滿房間，汗牛充棟;有的“六防”設(shè)施不配套，檔案材料霉變、蟲蛀、查找困難和遺失等現(xiàn)象時有發(fā)生。

（二）檔案管理分散。一些機關(guān)下屬科室均設(shè)有兼職管理人員，檔案分散管理，兼職檔案管理人員一身多任，各自為政，投入檔案工作的精力有限，而且由于工作不專業(yè)、業(yè)務(wù)不熟悉，無法對檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，造成文件材料收集不齊全、不完整，檔案管理難以實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和長期化。

（三）管理水平不高。一方面，檔案管理缺乏制度保障。有的機關(guān)檔案管理制度不健全，管理混亂;少數(shù)有制度的，也缺乏針對性和可操作性;還有的沒有相關(guān)配套實施辦法和檢查考核措施，制度成為一紙空文，純屬紙上談兵。另一方面，檔案管理缺乏現(xiàn)代化手段。隨著計算機的普及，不少機關(guān)單位開始運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，相當(dāng)一部分檔案管理人員還實行手工收集、手中操作、手工檢索，利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的水平不高、范圍不廣，不利于檔案的收集、編研、開發(fā)利用和檔案技術(shù)支撐作用的充分發(fā)揮。

二、存在問題的原因

（一）對檔案管理工作認(rèn)識不足。社會的每一點進(jìn)步，對檔案工作地位的提高和自身發(fā)展都會產(chǎn)生巨大推動作用，但檔案工作在一些領(lǐng)域尚沒有得到足夠重視。主要表現(xiàn)為，一些機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理不是單位的主要工作，只不過是抄抄寫寫、保管性的事務(wù)工作，對創(chuàng)造經(jīng)濟社會效益、完成工作目標(biāo)任務(wù)幫助不大，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。因此，執(zhí)行檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)不認(rèn)真、不徹底，導(dǎo)致機關(guān)檔案管理人浮于事，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，檔案管理工作的作用得不到充分發(fā)揮。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不強。檔案業(yè)務(wù)具有很強的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，需要相對固定的工作人員。但現(xiàn)實當(dāng)中，檔案管理人員不穩(wěn)定，專職少、兼職多，工作缺乏積極性。一是工作不安心。缺乏長遠(yuǎn)計劃和打算，安不下心來，對檔案工作的責(zé)任心不強。二是學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)不專心。檔案管理人員的素質(zhì)提升和繼續(xù)教育沒有納入培訓(xùn)計劃和要求，他們認(rèn)為下工夫?qū)W好了業(yè)務(wù)，也該換崗了，學(xué)了也是白學(xué)。三是工作不用心。由于檔案管理人員調(diào)整頻繁，大部分兼職人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性和管理要求掌握不全面、不系統(tǒng)，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，檔案收集意識淡薄，交接不認(rèn)真，往往造成檔案管理水平不高，缺乏連續(xù)性、銜接性。

三、機關(guān)檔案管理工作的思路

（一）必須引起領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好機關(guān)檔案管理工作的關(guān)鍵。要想得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持，檔案管理人員必須提高自身素質(zhì)，搞好工作協(xié)調(diào)。一要愛崗敬業(yè)。熱愛檔案崗位，學(xué)好業(yè)務(wù)知識，提高管理水平，干好本職工作，以出色的工作業(yè)績，引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持。二要強化宣傳。采取多種形式，搞好《檔案法》、《保密法》及有關(guān)法律法規(guī)的宣傳，使單位上下充分認(rèn)識到檔案工作的重要意義。同時，積極向領(lǐng)導(dǎo)建議，將檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置、檔案保護、人員培訓(xùn)等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)工作需要撥付經(jīng)費。三要樹立服務(wù)意識。圍繞單位中心工作，及時、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、部門提供檔案信息服務(wù)，提升檔案管理工作影響力，推動檔案管理工作順利開展。

（二）必須健全機構(gòu)機制。健全的機構(gòu)和機制是搞好機關(guān)檔案管理工作的保證。機關(guān)單位在成立業(yè)務(wù)科室的同時，要相對固定兼職檔案管理人員，人員調(diào)整時必須認(rèn)真做好檔案資料的交接。同時，要建立健全檔案工作管理機制，完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行;要理順機關(guān)科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步推動檔案由多頭分散管理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變;要將檔案工作與業(yè)務(wù)工作置于同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作同計劃、同布置、同檢查、同落實，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

（三）必須提高從業(yè)人員素質(zhì)。提高檔案人員素質(zhì)是搞好機關(guān)檔案管理工作的基礎(chǔ)，必須在提升檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊伍的戰(zhàn)斗力上動腦筋、下功夫。一是加強機關(guān)檔案人才隊伍建設(shè)。拓寬人才培養(yǎng)渠道，有針對性地選擇綜合素質(zhì)好、發(fā)展?jié)摿Υ?、?zé)任心強的人員進(jìn)行教育培養(yǎng)，引導(dǎo)他們從事檔案管理工作，關(guān)心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。同時，要抓好智力引進(jìn)工作，注重引進(jìn)檔案專業(yè)人才或公開招錄檔案學(xué)、漢語言文學(xué)、歷史學(xué)、計算機等專業(yè)人才從事機關(guān)檔案工作，壯大機關(guān)檔案人才隊伍。二是加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求從業(yè)人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的專業(yè)水平，尤其是具有運用現(xiàn)代科技手段管理檔案的基本技能。要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規(guī);要強化信息技術(shù)、縮微技術(shù)、數(shù)碼復(fù)印新技術(shù)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)理論和實踐有機結(jié)合;要堅持走出去，學(xué)習(xí)先進(jìn)工作經(jīng)驗，增長見識，開闊視野，拓寬思路。三是注重自我提高。檔案工作人員要積極探索管理新模式，掌握管理新方法，自覺提升專業(yè)水平，實現(xiàn)機關(guān)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局，山東 鄆城 274700）