示范校項(xiàng)目建設(shè)資料管理體系構(gòu)建的探索與實(shí)踐

謝長(zhǎng)建

摘要：國(guó)家中等職業(yè)教育改革發(fā)展示范學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，涉及內(nèi)容多，所形成的項(xiàng)目建設(shè)資料管理難度大。本文以重慶市機(jī)械高級(jí)技工學(xué)校為例，通過(guò)對(duì)示范校項(xiàng)目建設(shè)資料管理現(xiàn)狀、原因及示范校項(xiàng)目建設(shè)資料特性的分析，系統(tǒng)介紹該校形成的“1245”的資料管理體系。

關(guān)鍵詞：示范校項(xiàng)目;建設(shè)資料;資料管理體系

中圖分類號(hào)：G712 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號(hào)：1674-9324（2015）23-0130-02

國(guó)家中等職業(yè)教育改革發(fā)展示范學(xué)校建設(shè)計(jì)劃是國(guó)家大力推進(jìn)中等職業(yè)教育改革創(chuàng)新、全面提高辦學(xué)質(zhì)量的一項(xiàng)重大舉措。建設(shè)計(jì)劃以項(xiàng)目為載體，要求立項(xiàng)學(xué)校在兩年的建設(shè)周期內(nèi)，完成由教育部、人力資源和社會(huì)保障部、財(cái)政部三部委批復(fù)的建設(shè)方案和項(xiàng)目任務(wù)書(shū)中的全部建設(shè)內(nèi)容。由于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，涉及內(nèi)容多，形成的項(xiàng)目建設(shè)資料數(shù)量大，種類多，來(lái)源廣，使得項(xiàng)目建設(shè)資料管理工作成為一個(gè)難點(diǎn)。因此，在示范校的建設(shè)過(guò)程中，構(gòu)建行之有效的項(xiàng)目建設(shè)資料管理體系，確保資料的完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性，提升項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量和工作效率，顯得格外迫切和重要。

一、示范校項(xiàng)目建設(shè)資料管理現(xiàn)狀及原因分析

示范校建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的質(zhì)量工程，示范校項(xiàng)目建設(shè)資料是示范校建設(shè)工作的重要組成部分，是國(guó)家示范校項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄和原始憑證，是檢查、驗(yàn)收國(guó)家示范校建設(shè)項(xiàng)目的重要依據(jù)。但由于示范校建設(shè)工作是一個(gè)全新課題，項(xiàng)目建設(shè)資料管理無(wú)可借鑒的經(jīng)驗(yàn)，使得很多示范校建設(shè)單位普遍存在資料收集與建設(shè)工作脫節(jié)、項(xiàng)目資料收集不完整、資料質(zhì)量不高、資料歸檔不準(zhǔn)確等一系列的問(wèn)題。示范校建設(shè)資料管理工作出現(xiàn)這一現(xiàn)狀的原因主要有以下幾個(gè)方面。

1.資料存檔意識(shí)薄弱，對(duì)資料管理工作重視度不夠。由于示范校項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)重，要求高，涉及面廣，立項(xiàng)單位往往會(huì)把大量的精力集中用于開(kāi)展各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)，忽視資料管理工作的重要性，認(rèn)為工作做完后再來(lái)補(bǔ)資料，造成資料收集與建設(shè)工作脫節(jié)。同時(shí)，項(xiàng)目組的大多數(shù)成員對(duì)資料管理工作的重視度不夠，資料歸檔意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致資料不能及時(shí)歸檔，造成資料的不完整。

2.資料管理工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。一般示范校建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員沒(méi)有資料管理的工作經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)建設(shè)中的資料歸檔內(nèi)容不明確，范圍把握不準(zhǔn)，再加上他們還要承擔(dān)其他的大量工作，投入到資料管理的時(shí)間有限，且沒(méi)有必要的資料管理工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)，難免會(huì)影響到項(xiàng)目資料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。

3.未建立資料管理工作機(jī)制，工作流程不明確。在資料管理的實(shí)際工作中，未建立行之有效的工作機(jī)制，對(duì)資料收集人員職責(zé)、資料收集時(shí)間、資料收集內(nèi)容及資料歸檔范圍等具體事項(xiàng)未做出規(guī)定，工作流程不明確，使資料的收集和歸檔存在隨意性，嚴(yán)重地影響資料管理工作。

二、示范校項(xiàng)目建設(shè)資料的特性

1.示范校項(xiàng)目建設(shè)資料具有很強(qiáng)的專業(yè)性。根據(jù)《教育部 人力資源和社會(huì)保障部 財(cái)政部關(guān)于實(shí)施國(guó)家中等職業(yè)教育改革發(fā)展示范學(xué)校建設(shè)計(jì)劃的意見(jiàn)》（教職成[2010]9號(hào)）的文件精神，國(guó)家中職示范校建設(shè)的主要任務(wù)是以重點(diǎn)專業(yè)建設(shè)和特色項(xiàng)目建設(shè)為載體，推動(dòng)辦學(xué)模式、培養(yǎng)模式、教學(xué)模式、評(píng)價(jià)模式、教育內(nèi)容、師資隊(duì)伍、內(nèi)部管理的改革與創(chuàng)新，從整體上促進(jìn)學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展。其中，示范校重點(diǎn)專業(yè)建設(shè)包含人才培養(yǎng)模式與課程體系改革、師資隊(duì)伍建設(shè)、校企合作、工學(xué)結(jié)合運(yùn)行機(jī)制建設(shè)等方面的工作，人才培養(yǎng)模式與課程體系改革又包含行業(yè)需求調(diào)研、典型工作任務(wù)分析、課程體系構(gòu)建、課程標(biāo)準(zhǔn)制定、教學(xué)內(nèi)容開(kāi)發(fā)、教學(xué)環(huán)境設(shè)計(jì)、評(píng)價(jià)模式改革等工作內(nèi)容，因此記錄這一示范校建設(shè)過(guò)程的資料具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

2.示范校項(xiàng)目建設(shè)資料形成的分散性。示范校項(xiàng)目建設(shè)資料形成較為分散，主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：一是資料來(lái)源分散。由于建設(shè)內(nèi)容涉及面廣，牽涉部門(mén)眾多，示范校建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的資料往往分散在各個(gè)部門(mén)，使資料來(lái)源很是分散。二是資料形成時(shí)間分散。由于各項(xiàng)建設(shè)任務(wù)的完成時(shí)間不一致，使資料在形成的時(shí)間上也很分散。

3.示范校項(xiàng)目建設(shè)資料載體形式的多樣性。示范校建設(shè)工作任務(wù)重，內(nèi)容多，記錄這一建設(shè)過(guò)程的資料載體形式多種多樣，如文字、圖表、照片、掃描件、幻燈片、視頻等，因此示范校建設(shè)資料的載體形式呈現(xiàn)多樣性。

三、示范校項(xiàng)目建設(shè)資料管理實(shí)踐

示范校項(xiàng)目建設(shè)資料是示范校建設(shè)工作的重要組成部分。做好示范校資料管理工作，真正讓資料管理工作日?；?、正規(guī)化，已成為完成每項(xiàng)示范校建設(shè)工作任務(wù)不可缺少的工作環(huán)節(jié)。重慶市機(jī)械高級(jí)技工學(xué)校根據(jù)首批示范校建設(shè)資料管理中存在的問(wèn)題，結(jié)合示范校項(xiàng)目建設(shè)資料的特性，構(gòu)建出“1245”的資料管理體系，即遵循一個(gè)“原則”。強(qiáng)化兩個(gè)“同步”，建立“四維一體”的運(yùn)行機(jī)制，實(shí)施“五定”管理模式。

1.遵循一個(gè)“原則”。學(xué)校在示范校建設(shè)初期就意識(shí)到資料的重要性，明確要求建設(shè)工作必須遵循“建設(shè)任務(wù)的完成以資料的提交為準(zhǔn)”的原則，因此按照示范校建設(shè)的月工作計(jì)劃，把每月月底作為資料定期收集時(shí)間，只有完成相應(yīng)資料的提交，才能確認(rèn)任務(wù)的完成。

2.強(qiáng)化兩個(gè)“同步”。為了確保示范校建設(shè)資料的質(zhì)量，學(xué)校在資料管理工作上提出強(qiáng)化兩個(gè)“同步”，即下達(dá)建設(shè)任務(wù)計(jì)劃與提出資料的歸檔要求同步，資料收集與資料的跟蹤檢查、整改同步。

3.建立“四維一體”的運(yùn)行機(jī)制。為了有序地推進(jìn)資料的管理工作，學(xué)校建立“四維一體”的運(yùn)行機(jī)制，即周例會(huì)制、定單驗(yàn)收制、資料延時(shí)機(jī)制、內(nèi)審機(jī)制。①周例會(huì)制。周例會(huì)制是指學(xué)校將每周四定為示范校項(xiàng)目建設(shè)資料員工做周例會(huì)，由示范校項(xiàng)目辦資料管理員組織，各項(xiàng)目專職資料員及內(nèi)審小組工作人員參加，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)辦公，主要解決資料工作中存在的問(wèn)題、遇到的困難，通報(bào)資料的完成和整改情況，及時(shí)補(bǔ)充、下發(fā)需要提交的臨時(shí)性建設(shè)任務(wù)資料驗(yàn)收表，確保資料不被遺漏。②定單驗(yàn)收制。為加強(qiáng)對(duì)資料管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)建設(shè)任務(wù)實(shí)行定單驗(yàn)收制，即由示范校項(xiàng)目辦針對(duì)每項(xiàng)建設(shè)任務(wù)計(jì)劃擬定建設(shè)任務(wù)資料驗(yàn)收表，羅列每項(xiàng)建設(shè)任務(wù)需要提交的相關(guān)資料，并對(duì)資料的規(guī)格提出要求，切實(shí)將業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作落到實(shí)處。③資料延時(shí)機(jī)制。它是指對(duì)資料的完成情況進(jìn)行監(jiān)管和督促。示范校建設(shè)的每項(xiàng)任務(wù)都有明確的完成時(shí)間和要求，按照“各建設(shè)任務(wù)的完成以資料提交為準(zhǔn)”的資料管理原則，任務(wù)完成時(shí)間即資料的提交時(shí)間。如果在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)不能按時(shí)完成任務(wù)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須填寫(xiě)示范校建設(shè)工作任務(wù)延時(shí)確認(rèn)書(shū)，寫(xiě)明延時(shí)原因、采取措施及擬延時(shí)完成時(shí)間，資料提交后才能給予相應(yīng)延時(shí)。④內(nèi)審機(jī)制。為確保示范校建設(shè)工作的質(zhì)量，學(xué)校成立國(guó)家示范校建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)審工作組，負(fù)責(zé)對(duì)國(guó)家示范校建設(shè)項(xiàng)目的過(guò)程資料和成果資料進(jìn)行分層內(nèi)審，即通過(guò)校內(nèi)初審，確保過(guò)程資料的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性;通過(guò)校際審核和專家審定，提升成果資料的質(zhì)量。endprint