高校二級(jí)學(xué)院信息管理探索

李彤蕾+程正富

摘要：信息技術(shù)日新月異，對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)、教育和文化等方面都產(chǎn)生了深刻的影響。本文通過詳細(xì)地分析高校二級(jí)學(xué)院信息管理的現(xiàn)狀和存在的問題，探索從信息的分類采集、信息的加工處理和信息的傳輸應(yīng)用三個(gè)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)化的建設(shè)管理機(jī)制，從而構(gòu)建“三環(huán)式”信息管理模型，提高二級(jí)學(xué)院信息管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平。

中圖分類號(hào)：G642.0 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號(hào)：1674-9324（2015）25-0249-02

一、信息管理的必要性

隨著我國高校的擴(kuò)招，各高校通過增加專業(yè)使得辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，地方普通本科學(xué)校為了生存和發(fā)展在擴(kuò)招的過程中增加了大量新專業(yè)和熱門專業(yè)，幾乎每年都在申報(bào)新專業(yè)，學(xué)校也在不斷的轉(zhuǎn)型發(fā)展。由于學(xué)生人數(shù)的劇增、專業(yè)個(gè)數(shù)的增加以及學(xué)校政策不斷改變，學(xué)校的教學(xué)工作和管理工作量急劇增大，由于以上情況的存在，高校校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)身上的工作越來越多，管理的范圍和思考的問題就越來越多。從管理原理以及行為能力的角度來看，一個(gè)人即使有很高的學(xué)術(shù)和行政能力，但直接管理的事情也是有限的，不可能對(duì)全校所有專業(yè)和人員進(jìn)行直接管理。因此，為應(yīng)對(duì)這一新的情況，各高校紛紛成立二級(jí)學(xué)院，逐步降低管理工作重心，實(shí)施學(xué)校、學(xué)院兩級(jí)管理。二級(jí)學(xué)院自主權(quán)擴(kuò)大后，壓力也相應(yīng)增大，管理工作任務(wù)更加繁重。高校實(shí)行學(xué)院制后，學(xué)院是承上啟下的機(jī)構(gòu)，對(duì)外向?qū)W校負(fù)責(zé)，對(duì)內(nèi)管理下屬的系、所、辦、中心。因此，學(xué)院成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下的一級(jí)行政管理實(shí)體，“各個(gè)學(xué)院構(gòu)成了大學(xué)內(nèi)的一個(gè)個(gè)管理中心”[1]。二級(jí)學(xué)院的事務(wù)繁雜，涉及學(xué)院內(nèi)部人員管理、專業(yè)申報(bào)、教學(xué)管理、學(xué)科建設(shè)與科研管理、物資管理和學(xué)生教育管理等，在以上諸多方面都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，為了提高辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益必須加強(qiáng)信息收集、匯總、處理和傳達(dá)等工作。然而二級(jí)學(xué)院的人員編制相對(duì)較少，一般二級(jí)學(xué)院的機(jī)構(gòu)包含綜合辦公室、教學(xué)辦、團(tuán)總支等實(shí)體機(jī)構(gòu)，人員配置一般為綜合辦公室2人、教學(xué)辦1～2人、團(tuán)總支4～5人。這些人員處理的事情繁多，要針對(duì)學(xué)校各個(gè)部門的檢查、統(tǒng)計(jì)信息、處理日常事務(wù)。因此，加強(qiáng)學(xué)院信息管理是非常緊迫和十分必要的，讓信息及時(shí)反饋給二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校其他部門領(lǐng)導(dǎo)，使得辦學(xué)的質(zhì)量和水平才能不斷提高。本文以重慶文理學(xué)院為例，通過廣泛調(diào)研和處理，建立“三環(huán)式”信息管理模型，即信息的分類采集、信息的加工處理和信息的傳輸應(yīng)用三個(gè)環(huán)節(jié)處理信息。

二、信息管理現(xiàn)狀分析

通過對(duì)重慶文理學(xué)院二級(jí)學(xué)院的初步調(diào)研發(fā)現(xiàn)，二級(jí)學(xué)院在信息管理工作中普遍存在以下幾方面的問題：（1）領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠，教職工信息意識(shí)相對(duì)淡薄。二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)重視教學(xué)、學(xué)生管理、科研工作、師資隊(duì)伍建設(shè)和其他管理工作，而對(duì)發(fā)展基礎(chǔ)之一的信息檔案的管理不夠重視，不論在信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、現(xiàn)代化信息管理?xiàng)l件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓(xùn)方面，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。（2）信息管理規(guī)章制度不健全。信息管理是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)程來規(guī)范它。高校二級(jí)學(xué)院的信息管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃、管理制度和工作細(xì)則，導(dǎo)致信息檔案的形成、收集、分類、整理以及歸檔程序處于比較混亂的局面。另外盡管有的學(xué)院有一些信息管理制度，但只大致規(guī)定了一些需要?dú)w檔的材料內(nèi)容，而沒有關(guān)于歸檔的時(shí)間要求和獎(jiǎng)罰措施，信息材料的形成對(duì)象和移交對(duì)象不夠明確，這種歸檔制度，實(shí)際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執(zhí)行者的高度重視，從而造成信息的收集不全，材料質(zhì)量不高的現(xiàn)象。（3）信息管理人員不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)隊(duì)伍。目前多數(shù)二級(jí)學(xué)院的信息管理由教學(xué)秘書、行政秘書或資料員兼任，他們大多數(shù)未接受過專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，主要精力集中于日常事務(wù)，信息意識(shí)和管理水平不高，缺乏信息工作者必備的基本理論知識(shí)和專業(yè)技能，在實(shí)踐中必然會(huì)使歸檔信息材料的質(zhì)量難以保證。（4）信息管理手段落后，數(shù)字信息化水平偏低。多數(shù)二級(jí)學(xué)院的信息管理現(xiàn)代化手段還處于起步階段，計(jì)算機(jī)管理還局限在目錄檢索上，文件級(jí)目錄及文件的重要內(nèi)容未能錄入計(jì)算機(jī)，致使信息利用耗時(shí)長(zhǎng)、查準(zhǔn)率與查全率較低，管理效率低下，不能適應(yīng)檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求。（5）信息加工處理緩慢、傳輸應(yīng)用不夠及時(shí)。由于缺乏專業(yè)的信息處理隊(duì)伍，使得獲取信息、處理信息的速度過于緩慢，容易造成很多有用的信息沒有被及時(shí)獲取而錯(cuò)過二級(jí)學(xué)院的發(fā)展機(jī)遇。

三、構(gòu)建“三環(huán)式”信息管理模型

隨著現(xiàn)代工業(yè)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)于工科院校的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)管理都提出了很高的要求，為了適應(yīng)現(xiàn)代高等教育的發(fā)展，必然要接觸海量的信息。如何在海量的信息中獲取有用的信息，是目前很多高校的二級(jí)學(xué)院面臨的問題之一。為了更好地處理信息，信息的分類輸入是信息管理的前提;信息加工處理是信息管理的關(guān)鍵;信息傳輸應(yīng)用是信息管理的目標(biāo)。要從根本上解決高校二級(jí)信息管理存在的問題，必須從信息的分類采集、信息的加工處理和信息的傳輸應(yīng)用三個(gè)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)化的建設(shè)[2]，構(gòu)建“三環(huán)式”信息管理模型。

首先是信息的分類采集。信息生產(chǎn)者、信息、信息技術(shù)三個(gè)要素形成一個(gè)有機(jī)整體——信息資源，是構(gòu)成任何一個(gè)信息系統(tǒng)的基本要素。但信息并不都是資源。在眾多紛繁復(fù)雜的信息中，要準(zhǔn)確及時(shí)提取有用信息，必須按照二級(jí)學(xué)院的實(shí)際需求，對(duì)所涉及的信息進(jìn)行甄別，科學(xué)合理地進(jìn)行分類。對(duì)高校二級(jí)學(xué)院來說，按其承擔(dān)的重要事務(wù)可按三級(jí)目錄形式獲取信息：一級(jí)目錄反映學(xué)院層面的信息，主要是院級(jí)頂層設(shè)計(jì)的內(nèi)容，包括學(xué)院規(guī)劃和管理工作、專業(yè)建設(shè)和教學(xué)工作、學(xué)科建設(shè)和科研工作及學(xué)生教育和管理工作等模塊，其內(nèi)容由學(xué)院辦公室和學(xué)生管理辦公室獲得;二級(jí)目錄反映系、室、所層面的信息，主要是工作過程的記錄，包括一級(jí)模塊內(nèi)容的具體細(xì)節(jié)，由各單位負(fù)責(zé)人錄入;三級(jí)目錄反映教職工和學(xué)生個(gè)體層面的信息，主要是工作結(jié)果的記錄，包括學(xué)院每個(gè)成員的工作量和工作結(jié)果，由師生個(gè)體自行錄入。endprint

其次是信息的加工處理。在信息分類的基礎(chǔ)上，從軟硬件建設(shè)著手，建立信息管理系統(tǒng)。一是制定信息管理框架，設(shè)立各類信息管理欄目，分解各欄目中的核心要素，確定各要素的主要內(nèi)容;二是配置信息管理系統(tǒng)所需要的硬件設(shè)備，搭建一個(gè)既經(jīng)濟(jì)實(shí)惠又能高效快速處理信息的支撐平臺(tái);三是針對(duì)信息的容量和硬件系統(tǒng)的特性引進(jìn)或開發(fā)快捷實(shí)用的應(yīng)用軟件，著力提高信息數(shù)字化處理的能力;四是對(duì)信息處理的師資隊(duì)伍進(jìn)行有效的培訓(xùn)，使其具備信息處理加工能力;五是在加工整理信息時(shí)，要注意信息的統(tǒng)一，也要做到計(jì)量單位相同，以免在信息使用時(shí)造成混亂現(xiàn)象;六是設(shè)置信息處理權(quán)限，一級(jí)目錄信息由學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)審核和修改，二級(jí)目錄信息由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審核和修改，三級(jí)目錄信息由系、所、室負(fù)責(zé)人審核和修改，確保信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

最后是信息的傳輸應(yīng)用。信息收集和加工處理后，重要的工作就是通過適當(dāng)?shù)耐緩絺鬏敽蛻?yīng)用。一是為學(xué)院的對(duì)外宣傳提供必要的信息。通過加工處理后的相關(guān)辦學(xué)成果類的信息及時(shí)上傳到二級(jí)學(xué)院主頁的相關(guān)欄目，展示學(xué)院的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)特色，有利于招生宣傳、師資的引進(jìn)及對(duì)外開展校企合作;二是為學(xué)院教學(xué)管理工作提供反饋[3]。通過平時(shí)的積累和及時(shí)收集教學(xué)過程中反饋的信息，能為今后的教學(xué)特別是為教學(xué)改革提供大量翔實(shí)的資料，使教學(xué)研究和改革能夠準(zhǔn)確地反映實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)分析，從而促進(jìn)教學(xué)水平的提高;三是為學(xué)院管理考核提供憑證。通過調(diào)閱學(xué)院綜合信息，可以為學(xué)校接受上級(jí)評(píng)估、學(xué)院接受學(xué)校考核、教師年度考核時(shí)提供原始的憑證。四是為師生提供服務(wù)[4]。教師通過調(diào)閱其基本信息、個(gè)人簡(jiǎn)歷、職稱晉升、教育背景、論著文章、科研項(xiàng)目、歷年授課、獲獎(jiǎng)榮譽(yù)等在內(nèi)的一系列信息，可以為在填寫晉職晉級(jí)報(bào)表、申報(bào)項(xiàng)目和參與評(píng)獎(jiǎng)等方面節(jié)省大量精力，學(xué)生在準(zhǔn)備畢業(yè)就業(yè)、參軍或出國留學(xué)時(shí)，通過查閱學(xué)生教育管理信息可以高效快捷獲得自己的學(xué)業(yè)成績(jī)和平時(shí)獲獎(jiǎng)等資料。

四、搭建“三環(huán)式”信息管理模式的管理措施

為了保證信息管理模型的正常運(yùn)行，必須采取相應(yīng)的信息管理措施。一是努力提高二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，成立信息管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)師生的信息意識(shí)教育，建立信息管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制;二是建立健全信息管理制度，對(duì)信息收集、信息加工處理、信息傳輸發(fā)布和信息保存時(shí)限等作出明確的規(guī)定;三是提供必要的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)支持，保障信息管理平臺(tái)正常運(yùn)行;四是建立一支相對(duì)穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職工作隊(duì)伍，以適應(yīng)信息的高效錄入并有效利用的要求。

五、結(jié)論

本文通過詳細(xì)地分析高校二級(jí)學(xué)院信息管理的現(xiàn)狀和存在的問題，探索從信息的分類采集、信息的加工處理和信息的傳輸應(yīng)用三個(gè)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)化的建設(shè)管理機(jī)制，從而構(gòu)建“三環(huán)式”信息管理模型，提高二級(jí)學(xué)院信息管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾令初.大學(xué)實(shí)行學(xué)院制后校、院、系基本職能探討[J].高等教育研究，1997，（3）.

[2]張仲仁，賴昌南.論高校二級(jí)學(xué)院管理的四個(gè)環(huán)節(jié)[J].法制與社會(huì)，2007，（7）.

[3]程衛(wèi)民，劉音.淺議高等學(xué)校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的作用及其管理[J].陜西教育，2009，（9）.

[4]陳位權(quán).高校二級(jí)學(xué)院辦公室教師信息化服務(wù)的拓展與創(chuàng)新[J].科技信息，2008，（22）.endprint