基層檔案管理室檔案的歸檔及利用研究

余 劍

（撫順市機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)校 遼寧 撫順 113003）

基層檔案管理室檔案的歸檔及利用研究

余 劍

（撫順市機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)校 遼寧 撫順 113003）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，檔案資料已成為真實(shí)記錄社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的重要載體，檔案資料的管理工作也成為基層單位規(guī)范化管理的一項(xiàng)不可或缺的內(nèi)容?；鶎訖n案管理室中保存著大量的以及不同種類的檔案，但由于在管理過程中存在諸多的問題，致使著檔案資料無法完整的歸檔以及更好的被利用。本文分析了現(xiàn)階段基層檔案管理中存在的問題，并提出了加強(qiáng)基層檔案管理工作的措施，旨在更好的完成基層檔案管理室對(duì)檔案的歸檔工作，使檔案資源的價(jià)值得到充分的利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的目的。

基層檔案管理室；歸檔及利用；措施

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)及社會(huì)建設(shè)不斷進(jìn)步的同時(shí)，檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中的重要作用以及重視程度得到了迅速的提升，這給檔案管理工作帶來了廣闊發(fā)展空間的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來了更高層次的要求，特別是基層檔案管理室的檔案管理工作?；诖?，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，對(duì)基層檔案管理室的工作現(xiàn)狀以及基層檔案管理工作的加強(qiáng)措施提出了如下的分析與探討。

一、現(xiàn)階段基層檔案管理工作存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案保護(hù)意識(shí)薄弱，不夠重視

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷激烈，基層單位的領(lǐng)導(dǎo)者整天忙于工程的開展以及工作的完成，對(duì)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)以及專業(yè)知識(shí)了解不多，大多數(shù)的基層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)是十分薄弱的。在社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展中，諸多基層領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為檔案管理工作就是檔案管理部門的工作，與其他工作環(huán)節(jié)無關(guān)，甚至沒有將檔案工作列入年度工作的計(jì)劃中，并對(duì)檔案管理工作不聞不問，這使得檔案管理中所遇到的問題無法解決以及檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)和人員無法得到保障。

（二）檔案管理工作的制度不健全，檔案管理混亂

在基層檔案管理工作中，存在許多單位的檔案管理沒有合理有效的規(guī)章制度，這使得對(duì)檔案管理工作中的收集、保管、借閱以及保密等環(huán)節(jié)沒有法制保障。雖然有的單位建立了一些檔案管理制度，但這些制度只是流于形式卻沒有貫徹執(zhí)行，這就使得檔案管理工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作也是敷衍了事。當(dāng)檔案被借閱時(shí)，也由于沒有規(guī)范的規(guī)章制度，借出的檔案沒能及時(shí)的歸還，甚至弄丟，管理混亂。

（三）檔案資源保管不妥善，歸檔不及時(shí)

由于基層領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作的不重視，基層檔案管理的環(huán)境簡(jiǎn)陋，對(duì)檔案保護(hù)的措施不夠到位，有一些單位的檔案資料在管理時(shí)就被蟲蛀鼠咬，甚至發(fā)霉腐敗。同時(shí)，在基層檔案管理工作中，有時(shí)檔案被借閱，借閱者一般總會(huì)推遲歸還或不歸還了，這就使得檔案管理工作人員無法對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的歸檔，久而久之，該份檔案就會(huì)被管理工作人員遺忘，甚至被借閱者丟棄，這就導(dǎo)致著資源信息的缺失，檔案保存的不完整。

（四）檔案管理人員更換頻繁，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

在基層檔案管理室中，大部分的檔案管理人員都是兼職的。因?yàn)闄n案管理工作人員的薪水收入以及工作待遇等得不到保障，并且檔案管理這份工作需要耐心、細(xì)心，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，所以許多的檔案管理人員都不愿從事這一行業(yè)，即使身在這崗位上，也是身兼多職。這就使得檔案管理工作人員對(duì)此份工作沒有太多的工作積極性，甚至自身的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)都不強(qiáng)。

二、加強(qiáng)基層檔案管理工作的措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí)，努力為檔案事業(yè)創(chuàng)造出良好的發(fā)展環(huán)境

在社會(huì)快速發(fā)展的背景下，領(lǐng)導(dǎo)者加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視是做好檔案工作的重要保證。因此，在全面建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)的前提下，加強(qiáng)基層領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作的責(zé)任感及使命感，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。同時(shí)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案相關(guān)的法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)與了解，從思想上明確檔案管理工作是每個(gè)部門都應(yīng)全力配合的責(zé)任與義務(wù)，其記錄著單位發(fā)展的每一步以及每一個(gè)決策，關(guān)系著單位的穩(wěn)步發(fā)展與進(jìn)步。另外，作為領(lǐng)導(dǎo)人，還需將檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃中，認(rèn)真聽取關(guān)于檔案工作的報(bào)告，努力為檔案管理工作營造一個(gè)良好的發(fā)展氛圍。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，保證檔案管理工作規(guī)范有序

建立健全完善的檔案管理制度，將有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化以及科學(xué)化。首先，檔案管理工作時(shí)，要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，認(rèn)真做好檔案資料的收集、整理、歸檔、保存等工作。其次，要切實(shí)的建立與檔案管理現(xiàn)狀相適應(yīng)的檔案管理制度，以保證檔案管理工作的順利開展。最后，要建立健全的檔案工作責(zé)任追究制度，以此防止檔案資料的丟失。當(dāng)有人借閱檔案時(shí)，管理人員需按照規(guī)章制度來進(jìn)行，必須做到檔案查閱、借閱、歸檔都有記錄。

（三）加大資金投入，切實(shí)推進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

檔案管理事業(yè)的發(fā)展與完善，離不開資金的投入?；鶎訂挝坏念I(lǐng)導(dǎo)人要在檔案工作上舍得投入，以此來建立高設(shè)備規(guī)范化的綜合型檔案室。并在檔案室中，購置所需的檔案柜，以及做好通風(fēng)、采光、防蟲防蛀、防潮、防火等相應(yīng)措施。在此基礎(chǔ)上，還可配備一系列的信息技術(shù)產(chǎn)品，如電腦、掃描儀等。通過這些設(shè)備，可以提高檔案管理的信息化水平，更好的保證檔案資料的完好無缺。

（四）增強(qiáng)督促指導(dǎo)力度，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的加強(qiáng)

檔案管理是一項(xiàng)耗費(fèi)精力的工作，其需要很強(qiáng)的專業(yè)性及工作責(zé)任心。因此，打造一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的檔案管理隊(duì)伍將從根本上促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。為此，領(lǐng)導(dǎo)者需組織檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并組織工作人員學(xué)習(xí)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)以及加強(qiáng)他們對(duì)信息技術(shù)的掌握

三、結(jié)束語

綜上所述，基層檔案管理工作是一項(xiàng)需投入大量人力、物力、財(cái)力的工作，其需要工作人員很強(qiáng)的責(zé)任心。而要做好檔案的歸檔以及利用工作，促進(jìn)檔案的管理，則需要提高基層領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)制度建設(shè)，加大資金投入，并增強(qiáng)督促指導(dǎo)力度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展以及檔案資源的最大化利用。

[1]王彩虹.淺談如何做好基層檔案管理工作[J].山西檔案.2013（07）