醫(yī)學院校試劑耗材信息化管理平臺的構(gòu)建與實踐

趙志強 鄭 麗 王 喆 張 偉 吳 兵

[文章編號] 1672-8270(2015)09-0112-03 [中圖分類號] R197.324 [文獻標識碼] A

醫(yī)學院校試劑耗材信息化管理平臺的構(gòu)建與實踐

趙志強①鄭 麗①王 喆①張 偉①吳 兵①

[文章編號] 1672-8270(2015)09-0112-03 [中圖分類號] R197.324 [文獻標識碼] A

目的：基于試劑耗材信息化管理平臺的構(gòu)建與實踐，實現(xiàn)醫(yī)學院校試劑耗材信息化管理水平的提升。方法：以規(guī)范化管理為導向，以高效服務為宗旨，以信息技術(shù)手段為依托，建設信息化的管理平臺，規(guī)范試劑耗材的采購、供應與報銷。結(jié)果：試劑耗材信息化管理平臺改變了其粗放式管理的傳統(tǒng)做法，極大提高了科研教學的工作效率和科研經(jīng)費的使用經(jīng)濟效率。結(jié)論：試劑耗材信息化管理平臺加強了試劑耗材管理的信息化、規(guī)范化及專業(yè)化，建立了科學完善的管理體制，提升了服務保障功能。

試劑耗材；管理平臺；信息化管理

[First-author’s address] Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China.

試劑耗材是高等醫(yī)學院校開展教學和科研工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和保障，隨著政府對高?？蒲薪?jīng)費投入的不斷增加，以及高?？茖W研究的日趨發(fā)展，對試劑耗材的需求越來越大[1]。試劑耗材具有品種型號繁多、應用量大、易于損耗、專業(yè)性強、質(zhì)量標準嚴格以及價值涵蓋寬等特點，因此高校對這類物資的管理較為薄弱，存在一些管理漏洞[2]。為了規(guī)范試劑耗材的采購、供應與報銷，以規(guī)范化管理為導向，以高效服務為宗旨，應以信息技術(shù)手段為依托，建設信息化的管理平臺，從而實現(xiàn)試劑耗材管理的信息化、規(guī)范化、專業(yè)化及高效化，達到統(tǒng)一管理、安全使用、專業(yè)服務和支出透明的目標[3]。

1 傳統(tǒng)管理模式存在的問題

醫(yī)學高校中無論是科研或教學，實驗室數(shù)量眾多，所涉及專業(yè)多，所需試劑耗材涵蓋生物、化學及電子元器件等多種領(lǐng)域，與其他學科比較具有種類型號繁多、應用量大、易于損耗、采購周期短、質(zhì)量標準嚴格、存放條件要求高以及價值涵蓋寬等特點。因此，長期以來試劑耗材的管理成為醫(yī)學高校的一個難點[4]。傳統(tǒng)的試劑耗材管理采用分散采購、分散到貨及分散付款模式，即使用人員自行聯(lián)系供應商采購所需試劑耗材，供應商直接將貨物送到實驗室中，再由采購人員自行到財務處報銷。這種分散管理模式不僅大幅增加了使用人員在采購報銷過程中的時間與精力，同時也存在采購盲目性、失范性，而且易造成經(jīng)費的流失，也易滋生腐敗問題，給學校的發(fā)展帶來不必要的經(jīng)濟損失及負面影響。因此，創(chuàng)新采購管理模式，建立醫(yī)學院校試劑耗材的信息化平臺勢在必行。

2 信息化采購平臺創(chuàng)新管理模式

建立并逐漸完善醫(yī)學試劑耗材信息化采購平臺，利用信息化創(chuàng)新管理模式將該行業(yè)的供應商通過招標，遴選出一批符合需求的入圍，再將入圍的供應商信息集中整合，供應商所生產(chǎn)或經(jīng)營的產(chǎn)品目錄導入到數(shù)據(jù)庫中，試劑耗材的使用人員可以根據(jù)各自的需要在平臺中查找所需購買的產(chǎn)品，比較優(yōu)劣，選定后加入購物車下單，經(jīng)三級審核后，訂單生成進入供貨環(huán)節(jié)。供應商憑單供貨，貨物由管理人員，采購人員和供應商三方驗收方可出庫使用。平臺管理人員集中統(tǒng)一到財務處辦理報銷業(yè)務，試劑耗材信息化采購平臺流程如圖1所示。

與傳統(tǒng)的采購模式相比，信息化采購平臺大幅降低了采購人員花在試劑耗材采購報銷上的時間與精力，并可通過價值質(zhì)量比對，進行擇優(yōu)選擇。利用信息化采購平臺進行試劑耗材的供應，從供應商準入資質(zhì)審核到實驗人員的采購需求及財務部門支付，全過程監(jiān)控，實現(xiàn)公開、公正及透明，從根本上杜絕了腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生，也極大的提高了科研經(jīng)費的使用效益。信息化采購平臺的應用建立，實現(xiàn)了試劑耗材管理工作流程的規(guī)范化、標準化及透明化，提高工作效率和采購資金使用效益的同時，也將極大提升醫(yī)學試劑耗材管理水平。

3 提升服務保障功能

圖1 試劑耗材信息化采購平臺流程圖

做好醫(yī)學高校試劑耗材的管理，必須要進一步建立和不斷完善內(nèi)部的管理機制[4]。通過建立結(jié)構(gòu)合理、配置科學、程序嚴密以及制約有效的運行機制，加強管理人員對試劑耗材安全管理知識的學習與培訓，提高管理人員的服務意識，為學校教學科研的有序開展提供有效的支持和保障。

3.1 加強管理 規(guī)范制度

管理制度的規(guī)范化是實施有效管理的前提[5]。為了使醫(yī)學院校教學科研的物資質(zhì)量得到有效的保障，首先要建立完善的試劑耗材的相關(guān)管理制度[6-7]。供應中心根據(jù)國家有關(guān)的法律法規(guī)建立和完善試劑耗材的采購規(guī)章制度，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》限定非政府采購項目下的自采產(chǎn)品，通過完善“實驗室安全管理制度”和“化學危險品管理辦法”限制易制毒和毒麻品的采購，建立試劑耗材信息化采購平臺的使用制度，規(guī)范管理流程，保證試劑耗材從采購到使用的各環(huán)節(jié)均有章可循有法可依，實現(xiàn)全過程監(jiān)控、公開、公正及透明化，減少腐敗行為及浪費現(xiàn)象，構(gòu)建學校對試劑耗材規(guī)范化管理的長效機制，全面提升學校對試劑耗材綜合管理的水平[8]。

3.2 完善用人制度 強化人員素質(zhì)

管理人員是物資管理的主體，試劑耗材管理需要由管理人員貫徹落實，因此建立一支業(yè)務素質(zhì)高、結(jié)構(gòu)合理、服務態(tài)度好及精干高效的團隊，是提高管理服務水平的重要保障?；诠芾砣藛T在試劑耗材管理工作中的重要性，對管理部門人員進行制度化管理建設與創(chuàng)新尤為必要[9-10]。人員管理制度實施好壞取決于管理人員的個人道德品質(zhì)、工作素養(yǎng)及管理意識等因素。試劑耗材管理工作是一項技術(shù)性、專業(yè)性很強的工作，因此要求管理人員在工作過程中不僅要有強大的理論專業(yè)知識作為基礎(chǔ)，還應熟悉業(yè)務管理環(huán)節(jié)，具有一定的業(yè)務知識，并具備一定的責任感，在工作中各司其職，發(fā)揮其在試劑耗材管理中的作用，加強管理人員的培訓力度，調(diào)動員工的工作積極性。

3.3 強化服務意識 提高服務功能

服務管理部門應更好地服務和保障學校教學及科研活動的順利開展，不斷提高服務意識，改進服務方式，增加服務內(nèi)容[11]。在工作中應加強與科研人員、教職人員的溝通和聯(lián)系，聽取其對試劑耗材信息化采購平臺的意見和建議，全面優(yōu)化系統(tǒng)功能并加以反饋[12-13]。監(jiān)督供應商按照學校要求做好產(chǎn)品信息完善，嚴格依照合同條款做好產(chǎn)品供應工作，考察其服務質(zhì)量及信譽度，維護買賣雙方的和諧關(guān)系，提高供應效率，滿足采購人員的多樣性、個性化需求。同時，嚴格把握驗收工作，確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量安全、以保障教學和科研工作的順利開展。明確科研經(jīng)費的開支范圍、審批權(quán)限和報銷規(guī)定，方便項目負責人及時了解項目的支出情況，同時指導項目負責人及采購人員按照相關(guān)法律法規(guī)開展科研活動，依照預算合理使用經(jīng)費，并敦促供應商及時送交發(fā)票，統(tǒng)一做好財務報銷工作，以保障科研經(jīng)費的使用效益[14-15]。

4 結(jié)語

通過建立試劑耗材信息化管理平臺，加強了試劑耗材管理的信息化、規(guī)范化及專業(yè)化，改變了粗放式管理的傳統(tǒng)做法，建立了科學完善的管理體制，提升了服務保障功能，為保障學?？蒲信c教學的物質(zhì)基礎(chǔ)、提高實驗室使用的安全性和科研教學的工作效率，為科研經(jīng)費使用的經(jīng)濟效益提供可靠保證。

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Establishment and practice of reagent and consumables information management platform in medical colleges and universities/ZHAO Zhi-qiang, ZHENG Li, WANG Zhe, et al// China Medical Equipment,2015,12(9)∶112-114.

Objective∶ To achieve greatly promote the level of our reagent and consumables management. Methods∶ To build information management platform in order to normalize reagent and consumables procurement, supply and reimbursement, which have been taking standardized management as to lead to, taking efficient service as an aim, and taking information technique means as the basis. Results∶ Reagent and consumables information management platform has set up to change its traditional extensive management, and greatly improve the efficiency of scientific research as well as the usage efficiency and economic benefit on funds in scientific research. Conclusion∶ Reagent and consumables information management platform strengthened the management with informatization, standardization, specialization and high-efficiency, meanwhile established a scientific and perfect management system and enhanced the service function.

Reagent and consumables; Management platform; Information management

趙志強,男,(1979- ),博士, 副研究員, 首都醫(yī)科大學設備與實驗室管理處，從事設備與實驗室管理工作。

2015-05-25

①首都醫(yī)科大學設備與實驗室管理處 北京 100069

DOI∶ 10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.09.036