高校人事檔案的歸屬問題探析

文／湖州師范學(xué)院檔案館　程培英

高校人事檔案的歸屬問題探析

文／湖州師范學(xué)院檔案館程培英

高校人事檔案工作的歸屬一直采取多頭管理方式。本文在調(diào)查浙江省30所高校人事檔案工作歸屬管理的基礎(chǔ)上，分析了不同歸屬管理模式的利弊，以便為高校人事檔案管理體制的改革提供依據(jù)。

高校；人事檔案；歸屬

人事檔案工作是人事管理工作的一個重要組成部分。隨著國家人事管理制度的不斷深化，對人事檔案工作提出了更高的要求。筆者通過幾年的工作實踐發(fā)現(xiàn)，由于各高校人事檔案的管理權(quán)限歸屬部門不統(tǒng)一，檔案管理體制呈現(xiàn)多頭管理模式，這給高校人事檔案管理的規(guī)范化和合理利用帶來較大的不利影響。

一、高校人事檔案的歸屬現(xiàn)狀

高校人事檔案主要包括三個部分：1.在編教職員工的檔案。這是人事檔案的主體部分。2.已退休人員的檔案。這些人員工作經(jīng)歷在本校結(jié)束，因此，這些人員所有的人事檔案均需保留在來校，以供查閱和利用。3.離職人員未提走的檔案。由于近年來高校人才流動頻繁，部分人員為了實現(xiàn)流動目的，不惜放棄檔案。但作為唯一性的原始資料，高校并不能將這些人員的檔案遺棄，而要管理好，以備有關(guān)部門或相關(guān)人員需要時查閱。

浙江省教育廳辦公室、浙江省檔案局辦公室關(guān)于貫徹落實高等學(xué)校檔案管理辦法的通知《浙江省教育廳【2008】156號文件》中提到，凡具備《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號令）規(guī)定條件的高等學(xué)校，應(yīng)積極創(chuàng)建檔案館。未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中提到學(xué)校干部檔案應(yīng)按照中共中央組織部和國家檔案局制發(fā)的《干部檔案工作條例》規(guī)定管理。但該辦法并沒有規(guī)定必須將高校人事檔案劃歸學(xué)校檔案館管理，導(dǎo)致各高校人事檔案管理部門出現(xiàn)多頭管理，歸口不一等現(xiàn)象，規(guī)范化的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制尚未建立起來。

為客觀了解浙江省高校人事檔案的歸屬現(xiàn)狀，筆者調(diào)研了浙江省內(nèi)的30所本科院校，了解人事檔案歸屬管理情況。主要存在以下三種歸屬關(guān)系：一是人事部門，12所學(xué)校，占40%，如中國計量學(xué)院、中國美術(shù)學(xué)院等；二是組織部門，7所學(xué)校，占23%，如浙江理工大學(xué)、溫州醫(yī)科大學(xué)等；三是檔案館，11所學(xué)校，占37%，如杭州電子科技大學(xué)、湖州師范學(xué)院等。這個現(xiàn)象表明，浙江省高校人事檔案的確存在多頭管理的問題。

二、高校人事檔案歸人事、組織部門管理的利弊

（一）有利的方面。1.方便利用、辦事效率高。人事檔案處于動態(tài)之中，對于在職的教職員工，每年都有新材料產(chǎn)生，需要歸檔，如工資表、年度考核表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表等。人事檔案管理的目標(biāo)是服務(wù)，在筆者工作這些年，需要用到人事檔案主要有下列情況：（1）檔案人要報考研究生、博士需要相關(guān)的成績；（2）檔案人所在單位職能部門在對其進行考察；（3）檔案人評審職稱需要相關(guān)的材料；（4）檔案人及其子女辦理各類公證時，需要提供的相關(guān)材料復(fù)印件；（5）檔案人出國辦理簽證；（6）檔案人工作調(diào)動；（7）上級對檔案人三齡兩歷一身份的認(rèn)定；（8）檔案人退休前的審核；（9）公證和司法機關(guān)調(diào)查取證等。人事檔案的利用都要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，如果人事檔案歸人事、組織部門統(tǒng)一管理，審批和利用就在同部門進行，提高了辦事效率。2.有利于保密。由于人事檔案具有私密性，最好是接觸的人少，避免反復(fù)借閱調(diào)卷。人事部門、組織部門是形成人事檔案材料的責(zé)任者，又是人事檔案的主要利用者。由人事、組織部門管理有利于檔案資料的及時補充，又有利于利用和保密，能夠有效避免更多的人接觸到人事檔案。3.有利于查閱和核對。一般高校人事部門多有人力資源管理系統(tǒng)，系統(tǒng)里的信息是可以公開的，人事檔案若在人事部門，公開的信息能做到及時、準(zhǔn)確，方便教職員工查閱和核對自己的信息。

（二）不利的一面。1.缺乏檔案管理專業(yè)人員。人事部門的工作人員主要從事人力資源管理，很少有檔案專業(yè)畢業(yè)或接受過系統(tǒng)檔案工作培訓(xùn)的人員，難以對繁雜的人事檔案進行有效管理。2.人事檔案的重視程度不夠。由于高等學(xué)校人事部門的工作重心是師資隊伍建設(shè)和管理，對檔案工作重視程度明顯不足。特別是近年來，人才流動頻繁，人事部門更多地想留住人才，難以顧及其檔案材料的管理，加之相關(guān)人員的檔案經(jīng)過多個高校的流轉(zhuǎn)，不可避免地出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象。

三、高校人事檔案歸檔案館管理的利弊

（一）有利的一面。1.檔案館硬件設(shè)施完善。筆者在工作實踐和與同行交流中了解到，幾乎所有的高校只有檔案館庫房的設(shè)計開間設(shè)置合理，庫房有防蟲去濕設(shè)備。一般高校人事檔案數(shù)量多，儲存條件要求高，只有檔案館專用庫房才能滿足要求，庫房內(nèi)的設(shè)備能更有利檔案的保管。2.檔案館專業(yè)人員齊備。檔案工作是一項專業(yè)化程度很高的工作，未經(jīng)訓(xùn)練的人員很難有效地對海量的、多類型的資料進行管理和利用。由于人事、組織部門缺乏足夠經(jīng)過訓(xùn)練的檔案工作人員，極易出現(xiàn)失誤、錯誤、混亂等現(xiàn)象，給檔案材料的權(quán)威性帶來嚴(yán)重的不利影響。

（二）不利的一面。1.人事檔案只是檔案館工作的一部分。高校檔案管理工作的重點是管理學(xué)校檔案，主要任務(wù)是配合國家檔案機構(gòu)對學(xué)校教學(xué)、科研、建設(shè)、財務(wù)等多方面資料的管理，人事檔案只是其中的一部分工作。從檔案學(xué)的角度來看，一般認(rèn)為人事檔案是人事、組織部門的事，而不是檔案館的事。調(diào)查結(jié)果也表明，浙江省有60%左右的高校將人事檔案歸人事、組織部門管理。2.部門之間的協(xié)調(diào)銜接難。人事檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、專門性、集合性、機密性、認(rèn)可性等特點。高校中人事檔案材料大部分來自人事部門，由于與檔案館不屬于同一個部門，而人事部門分管檔案事務(wù)的工作人員還有其他工作，沒有及時主動交接的積極性。人事部門工作人員在進行檔案管理時，檢查不仔細、審核不嚴(yán)的情況非常嚴(yán)重，更多地是把人事處當(dāng)作人事材料的中轉(zhuǎn)站，接收到什么材料，就原樣移交給檔案館。由于檔案館工作人員不和檔案人接觸，這樣材料的正確性就難以保證。筆者在工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)人事檔案材料所填內(nèi)容混亂、錯誤、虛假等情況。檔案工作者因為材料是人事部門移交來的，人事部門有核實校對的權(quán)利和義務(wù)，檔案館工作人員無權(quán)和檔案人核實信息，使一些虛假材料順利地進入個人檔案。3.檔案利用的不方便。人事檔案利用的時候，需要人事主管部門（人事或組織部門）的審批。現(xiàn)在高校招生規(guī)模的日益擴大、新校區(qū)的建設(shè)、不同部門之間辦公距離很遠，若在不同的校區(qū)，檔案人利用極不方便。

四、結(jié)語

鑒于高校人事檔案歸屬問題沒有明確的文件規(guī)定，各高校的行政管理體制也存在一定的差異，各高?？梢愿鶕?jù)自身的特點，根據(jù)人事檔案管理和利用效益出發(fā)，要充分考慮到各部門的協(xié)調(diào)工作，又要充分考慮人事檔案的保密性，選擇一種適合自己學(xué)校人事檔案管理的方式。

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