新時期我國檔案信息電子化管理問題探究

文/濟寧市第一人民醫(yī)院 朱婕

全球信息化和知識經(jīng)濟時代的到來，要求我國檔案管理工作能夠順應(yīng)時代潮流，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，由傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化方向發(fā)展。近年來，我國檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得較大成績，已經(jīng)建設(shè)了較為完備的基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)了一定規(guī)模的檔案信息資源，但檔案管理模式仍存在一定的弊端，無法滿足信息化時代的需求，是當(dāng)前亟待解決的主要問題。

一、檔案信息電子化管理中存在的主要問題

（一）檔案管理軟件系統(tǒng)兼容性差。檔案管理各部門由于部門之間職能的不同，選擇計算機型號、規(guī)格及相應(yīng)的軟件也各具特色，各自開發(fā)使用的管理軟件無法實現(xiàn)互用。如適用于文件檢索的軟件系統(tǒng)，無法完成檔案信息管理任務(wù)，當(dāng)兩項任務(wù)需要同時完成時，工作人員不得不啟動兩種系統(tǒng)，分別完成以上任務(wù)。系統(tǒng)之間的不兼容性，減慢了信息編輯成果的輸出速度，制約了信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的廣度和深度。

（二）檔案信息的標準化和規(guī)范化較差。檔案信息電子化管理需要標準、規(guī)范的檔案信息，這是實現(xiàn)檔案信息電子化管理的基礎(chǔ)。我國眾多檔案館中普遍存在案卷質(zhì)量不達標、檔案著錄細則各異、系統(tǒng)軟件移植性不高的弊端，這就使得檔案信息電子化管理僅局限于某一專業(yè)或某一館領(lǐng)域內(nèi)，無法大范圍推廣使用。檔案信息電子化管理工作的開展，需要對檔案信息進行標準化、規(guī)范化整理。

（三）檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要進一步完善。我國當(dāng)前的機讀目錄檔案系統(tǒng)，未達到數(shù)據(jù)交換的水平。檔案系統(tǒng)在信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面表現(xiàn)為各行其是，其規(guī)范性、可開發(fā)性、服務(wù)功能、可共享性仍需要進一步完善，否則無法適應(yīng)檔案信息電子化管理的要求，阻礙檔案管理部門電子化建設(shè)的進程。

（四）檔案電子化技術(shù)存在的不足。檔案電子化管理的實現(xiàn)需要以計算機硬件及相關(guān)軟件為基礎(chǔ)。硬件設(shè)備配置方面，應(yīng)根據(jù)不同應(yīng)用配置不同性能的硬件系統(tǒng)。例如，單機版系統(tǒng)需要計算機配置較高，而網(wǎng)絡(luò)版則可配置性能較低硬件，而將重點放在服務(wù)器、交換機和網(wǎng)線方面的配置。軟件配置方面，不僅需要熟悉計算機軟件的人才，還需要一批專業(yè)的軟件研發(fā)人才，以便能通過對檔案工作的調(diào)研，開發(fā)出具有實用性、科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、簡潔化、通用化的系統(tǒng)管理軟件，滿足檔案電子化管理的需求。

（五）檔案信息管理人員綜合素質(zhì)不高。檔案信息電子化管理需要管理人員具有較高的知識水平和技術(shù)水平，其中包括檔案信息管理知識、計算機操作技能、檔案信息系統(tǒng)軟件操作技能等，總之，檔案信息處理復(fù)合型人才的培養(yǎng)是實現(xiàn)檔案信息電子化管理的關(guān)鍵。當(dāng)前檔案管理人員知識水平不高，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，在先進的電子化辦公系統(tǒng)面前無所適從，極大地影響了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

二、檔案信息電子化管理對策

檔案管理工作具有極高的技術(shù)性和極強的保密性，這一點已經(jīng)為廣大檔案管理部門及相關(guān)管理人員所認可。為了達到上述兩點要求，應(yīng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上對檔案信息管理進行完善和升級，利用先進的信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。

（一）做好電子檔案的安全保密工作。檔案信息具有重要的歷史價值和參考價值，檔案信息電子化管理面臨的主要問題是檔案信息的安全性和保密性。一方面，檔案管理部門應(yīng)對紙質(zhì)檔案文件進行安全、妥善的保管，在電子檔案被損害或丟失的情況下，可利用紙質(zhì)文件對電子檔案進行及時修補；另一方面，電子檔案共享空間應(yīng)有嚴格規(guī)劃和限制?，F(xiàn)代化信息技術(shù)提供資源共享的同時，也給信息安全帶來了挑戰(zhàn)。為避免黑客的技術(shù)攻擊，應(yīng)根據(jù)檔案保密程度進行等級劃分，對于絕密文件應(yīng)在本部門或局部范圍內(nèi)實現(xiàn)公開和流通；而對于可公開檔案信息，則可選擇性地發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)。

（二）提高檔案信息電子化管理技術(shù)。檔案信息電子化技術(shù)發(fā)展不成熟，是當(dāng)前廣大檔案管理部門及相關(guān)使用部門所面臨的主要問題。提高電子化管理技術(shù)應(yīng)從硬件、軟件兩方面著手建設(shè)：硬件方面，應(yīng)在檔案管理部門及相關(guān)部門配備性能良好、功能可靠的計算機硬件設(shè)備，為檔案信息電子化管理的實現(xiàn)提供物質(zhì)保障；軟件方面，應(yīng)加大規(guī)范、科學(xué)、實用、可兼容的信息管理系統(tǒng)軟件，推動檔案信息電子化管理的進程。

（三）加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作。首先，檔案管理部門應(yīng)通過培訓(xùn)，讓檔案管理人員充分認識到現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案信息管理中的優(yōu)勢，并對該技術(shù)的不足有客觀了解，督促管理人員不斷學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)和操作技能；另一方面，管理人員在對電子化管理系統(tǒng)具有公正、客觀的了解后，應(yīng)積極學(xué)習(xí)新技術(shù)和新的管理理念，同時要提高自身的安全意識和保密意識，防止不法分子利用信息技術(shù)竊取機密文件。

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