關(guān)于新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新的研究

文/廣東交通集團檢測中心 巢凌彥

伴隨著時代的不斷進步以及社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各個行業(yè)均發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，科技檔案管理方面，在促進了管理工作的同時，也使其面臨著一定的挑戰(zhàn)，為更好地適應(yīng)這種變化，我們應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作思維和手段，創(chuàng)新科技檔案管理模式，充分發(fā)揮科技檔案在社會經(jīng)濟發(fā)展中的積極作用。本文先簡單介紹了傳統(tǒng)科技檔案管理模式，分析該模式在新形勢下日益凸顯的不足，并針對這一現(xiàn)狀，提出了相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

一、傳統(tǒng)科技檔案管理模式

近年來，隨著我國科技事業(yè)的飛速發(fā)展，涌現(xiàn)出了大量的科技文件，伴隨著文件數(shù)量的不斷增加，也加重了文件管理工作的負擔?，F(xiàn)階段，手工搜集、整理和加工是科技檔案管理的主要模式，使得檔案管理人員面臨沉重的工作任務(wù)，工作效率不高。而這種不科學、不系統(tǒng)的管理模式，往往導致文件雜亂存放，受損嚴重，甚至出現(xiàn)重要檔案的遺失。外加部分工作人員思想認識不足，分類不合理，使得科技檔案分散在不同科室，有些甚至出現(xiàn)檔案存儲在個人手中，或借閱不歸還的現(xiàn)象，亦達不到資源共享的目的。

二、科技檔案管理存在的不足

伴隨著社會的高度發(fā)展，社會各界愈發(fā)重視檔案管理工作，然而，在具體的科技檔案管理工作中仍然存在不足之處。新形勢下，科技檔案管理主要存在以下不足：

（一）思想認識不足。思想認識層面直接決定著檔案管理工作效率和質(zhì)量。在具體的科技檔案管理中，絕大多數(shù)單位或者個人對檔案管理的思想認識均存在不足。科研檔案與文書檔案相比，歸檔數(shù)量明顯不足。同時，在一些單位舉辦的科技活動中，只保存了立項、驗收數(shù)據(jù)，并未認真記錄科技活動的開展進程，科技檔案整理將變成空談，導致所存檔案的價值不高、所需檔案尚未存檔的現(xiàn)象，因科研工作自身具有一定的特殊性，關(guān)鍵檔案缺失將會給科研部門帶來巨大的損失。

（二）管理體系以及法律規(guī)范不健全。在新形勢下，檔案管理機構(gòu)面臨大量的科技檔案信息，而檔案管理體系缺少可行性，管理規(guī)范不合理，這在很大程度上增加了檔案管理工作的難度系數(shù)。

（三）利用率不高。通過有效的檔案管理手段全面地滿足各個部門的實際需求是科技檔案管理工作的主要目標，并具有一定的效率性和規(guī)范性。在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的新形勢下，傳統(tǒng)的手工分散式檔案管理工作模式的弊端日益突顯，部分單位的檔案管理機構(gòu)不健全、配套設(shè)施不完整、工作人員的管理水平不足，無法滿足新形勢下檔案借閱需求。同時，檔案服務(wù)體系不完備，社會利用率不高。

三、科技檔案管理創(chuàng)新策略

（一）提高對科技檔案的思想認識。我們應(yīng)高度重視科技檔案管理，主要可從以下幾方面著手：1.從整體發(fā)展高度認識科技檔案管理?？萍紮n案源自于科研活動，并能為科研活動提供參考，它作為一筆無形資產(chǎn)，擁有巨大的發(fā)展?jié)摿?。因此，各個單位應(yīng)從整體發(fā)展的高度認識科技檔案管理工作，做好科技檔案管理不僅是管理部門自身的責任，還關(guān)乎其它部門的生產(chǎn)與發(fā)展，同時，單位領(lǐng)導應(yīng)增加在科技檔案管理中的投入力度，加強宣傳，讓單位的每一位員工均能認識到科技檔案管理的重要性。2.將科技檔案管理體系列入整體質(zhì)量管理范疇。將科技檔案管理體系列入整體質(zhì)量管理范疇可規(guī)范檔案管理工作，并能確保歸檔文件資料的真實、可靠。另外，科技管理部門應(yīng)結(jié)合自身情況，制定相應(yīng)的管理體系并不斷完善，進而確?？萍紮n案的真實，能有效發(fā)揮科技檔案的價值。

（二）完善科技檔案管理體系以及法律規(guī)范。在新形勢下，為創(chuàng)新科技檔案的管理模式，應(yīng)結(jié)合單位當下情況，圍繞《中華人民共和國檔案法》，參照相關(guān)工作法規(guī)，編制科學、合理、實用的規(guī)范制度，并針對科技檔案搜集、整理、保存、使用等環(huán)節(jié)編制詳細的規(guī)定，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作或者沒能及時完成任務(wù)的人員，應(yīng)進行嚴肅處理，予以改正。同時，對于嚴格參照規(guī)范制度的工作人員，應(yīng)給予適當?shù)莫剟?。?gòu)建系統(tǒng)的檔案搜索體系，以此來提高檔案利用率。

（三）提高科技檔案的利用率。1.科學分類。服務(wù)于企業(yè)發(fā)展進步是整理、保存檔案的主要目標，對于科研單位而言，科技檔案管理部門是數(shù)據(jù)信息的主要來源，因此，我們應(yīng)切實提高科技檔案的利用率。若想實現(xiàn)這一目標，首先，應(yīng)合理劃分檔案種類，只有這樣，才能全面掌控檔案內(nèi)容，進而妥善處理各種檔案信息，提高檔案管理效率。另外，還應(yīng)合理劃分利用價值，應(yīng)將利用率較高的檔案放置在明顯位置，貼注關(guān)鍵詞等標識，進而為用戶的使用提供便利，提升檔案管理工作效率。2.構(gòu)建區(qū)域檔案管理中心。區(qū)域檔案管理中心不僅滿足《檔案法》中的要求，還有助于科技檔案的系統(tǒng)化、集中化管理，也是管控科技檔案的有效手段。區(qū)域檔案管理中心的構(gòu)建，可大大帶動檔案管理工作，并能規(guī)范檔案管理工作，使其朝著標準化的方向發(fā)展。同時，在區(qū)域檔案管理中心遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、逐層管理的模式，可切實保障檔案信息的整體性，滿足新形勢下的資源管理標準，既能充分整合信息資源，還可合理分配各種信息資源，全面實現(xiàn)系統(tǒng)化、集中化管理，共享信息資源，使其更好地服務(wù)于社會發(fā)展。