檔案交接工作存在的問題及對(duì)策

文/福建省社會(huì)科學(xué)院 楊登超

近年來(lái)，黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案人員流動(dòng)性較以前明顯增大，這對(duì)促進(jìn)檔案人員的成長(zhǎng)、人員交流等起到了良好的效果。但檔案人員工作崗位變動(dòng)時(shí)往往忽視一個(gè)問題——檔案的交接工作，有的交接不及時(shí)，有的交接不規(guī)范，有的交接不認(rèn)真、不細(xì)致，甚至造成檔案資料的丟失，這樣或那樣的漏洞和問題較多，因此需采取加強(qiáng)檔案人員思想教育、積極宣傳貫徹檔案法規(guī)、做好檔案移交準(zhǔn)備工作、把好檔案人員離職離崗關(guān)口、做好檔案監(jiān)交工作等切實(shí)措施和對(duì)策加以解決。

一、檔案交接工作存在的問題

《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯?shí)際工作中，尤其是一些機(jī)關(guān)和單位，檔案人員在檔案交接工作中還存在一些問題，甚至忽略了這一工作環(huán)節(jié)。具體問題如下：

一是檔案交接不及時(shí)。一些機(jī)關(guān)和單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。新、老檔案人員報(bào)到、離崗時(shí)，不能及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，甚至有的單位新老更換崗位一年時(shí)間還未辦理檔案交接手續(xù)，以致出現(xiàn)檔案損壞甚至檔案缺失、遺漏，歸檔材料凌亂以及檔案不齊全等問題，從而造成出現(xiàn)這些問題后責(zé)任不明、界限不清的現(xiàn)象，追究起來(lái)無(wú)從查起，形成一筆“糊涂賬”。

二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按照工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任較大的工作，而在一些機(jī)關(guān)和單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序，手續(xù)不按規(guī)定，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，一些機(jī)關(guān)和單位出現(xiàn)檔案沒有交接手續(xù)的問題，沒有按照檔案交接工作的程序、內(nèi)容和基本要求辦理。

三是檔案交接工作不認(rèn)真。檔案交接時(shí)，有的機(jī)關(guān)和單位新老檔案人員說(shuō)一說(shuō)了事，簡(jiǎn)單到再不能簡(jiǎn)單；有的機(jī)關(guān)和單位領(lǐng)導(dǎo)或檔案人員認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，對(duì)檔案交接工作馬虎從事，思想認(rèn)識(shí)不到位，交接不嚴(yán)格；有的機(jī)關(guān)和單位領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接看成是檔案人員之間的事情，對(duì)檔案交接準(zhǔn)備、程序、內(nèi)容等工作不過問，沒有領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，交接工作隨意性大。

二、解決檔案交接問題的措施和對(duì)策

做好檔案交接工作，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作持續(xù)有序開展是檔案人員的重要責(zé)任?！稒n案法》及《〈檔案法〉實(shí)施辦法》對(duì)此均有明確的規(guī)定和要求。針對(duì)當(dāng)前一些機(jī)關(guān)和單位檔案交接上存在的問題，應(yīng)采取一些積極有效的措施和對(duì)策。

一是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，其中一個(gè)十分重要的因素，就是一些機(jī)關(guān)和單位忽視了對(duì)檔案人員的思想教育工作，部分機(jī)關(guān)和單位檔案人員思想認(rèn)識(shí)模糊，對(duì)檔案交接的重要性認(rèn)識(shí)不足。因此，一要加強(qiáng)對(duì)檔案人員進(jìn)行《檔案法》等檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)教育，加強(qiáng)對(duì)檔案交接重要性的認(rèn)識(shí)。檔案人員要端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。二要教育檔案人員有“對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的態(tài)度，做好檔案交接工作，要有“歷史”責(zé)任感，樹立“我做不好工作就可能會(huì)產(chǎn)生對(duì)歷史不負(fù)責(zé)任”的思想。三要熟練檔案交接的內(nèi)容、程序和要求，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，完善檔案交接的相關(guān)手續(xù)，提高業(yè)務(wù)能力。

二是提高單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)檔案交接重要性的認(rèn)識(shí)。檔案交接工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案安全完整的重要措施，機(jī)關(guān)和單位分管領(lǐng)導(dǎo)以及檔案從業(yè)人員應(yīng)引起高度重視，把檔案交接擺在檔案工作的重要位置，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，單位分管領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)把交接關(guān)，嚴(yán)格進(jìn)行檔案交接監(jiān)督。要列出檔案交接的具體項(xiàng)目和內(nèi)容，而且還要有交接人員和監(jiān)督者的簽字。

三是認(rèn)真宣傳貫徹檔案法規(guī)。檔案行政管理部門和社會(huì)要利用電視、廣播、報(bào)刊、墻報(bào)、宣傳欄、電子顯示屏等多媒體宣傳檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)發(fā)展中的作用，宣傳檔案執(zhí)法檢查、檔案管理達(dá)標(biāo)、檔案利用、檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流等內(nèi)容，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案法規(guī)意識(shí)，進(jìn)一步宣傳《檔案法》。同時(shí)，要增強(qiáng)檔案管理部門檔案移交的法規(guī)意識(shí)，加大執(zhí)法力度。

四是認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。因此，檔案人員調(diào)離和退休前要認(rèn)真做好移交準(zhǔn)備工作。對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)，在正式移交之前主要做好5項(xiàng)工作：一要對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)。二要對(duì)借出的檔案及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況。三要對(duì)未整理的零散文件材料分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序。四要按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格。五要撰寫檔案移交說(shuō)明。對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做好3項(xiàng)工作：一要了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況，二要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況，三要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。綜上所述，只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

五是嚴(yán)把檔案人員離職離崗關(guān)口。要堅(jiān)持檔案人員離職離崗先辦理檔案交接手續(xù)，才能辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)制度。對(duì)未辦清檔案交接手續(xù)的檔案人員，單位領(lǐng)導(dǎo)不得簽發(fā)調(diào)令，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不允許其離開原工作崗位。同時(shí)，要把檔案交接工作納入本單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。檔案行政管理部門要加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，及時(shí)糾正檔案交接工作中的問題和紕漏，對(duì)那些檔案交接不規(guī)范、不嚴(yán)密的問題及時(shí)加以監(jiān)管。

六是認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無(wú)論是檔案部門負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管人員的交接，都必須安排專人監(jiān)督交接。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案部門負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

七是檔案交接要按照規(guī)范和規(guī)定實(shí)施。交接檔案時(shí)，案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件匯編等有關(guān)資料都應(yīng)一并交接。對(duì)需要銷毀的文件材料，要登記造冊(cè)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能銷毀。銷毀時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。

八是落實(shí)檔案接收措施。加強(qiáng)檔案館（室）的檔案接收工作，需要建立一種長(zhǎng)效激勵(lì)機(jī)制，以充分調(diào)動(dòng)檔案從業(yè)人員的積極性。要把檔案移交工作作為檔案室定級(jí)和升級(jí)、評(píng)先選優(yōu)、檔案執(zhí)法檢查、目標(biāo)考核的一項(xiàng)硬指標(biāo)，實(shí)行檔案接收工作一票否決制度，從而促進(jìn)和保證檔案接收工作的開展。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的素質(zhì)能力。如對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行更新知識(shí)、改善知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高專業(yè)技能等內(nèi)容的培訓(xùn)等。