試論房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理的實(shí)際應(yīng)用

文/荊州市房產(chǎn)檔案館 劉金格

在過去的房地產(chǎn)專業(yè)類檔案管理中，采用的主要是人工處理的方法。這種方法存在著庫房要求大、錯誤率較高、信息共享差、查詢時間長、處理效率低等缺點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在社會各個領(lǐng)域當(dāng)中，都得到了十分廣泛的應(yīng)用。而在房地產(chǎn)專業(yè)類檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中，信息化管理的實(shí)現(xiàn)，極大地提高了工作效率，使得房地產(chǎn)專業(yè)類檔案的管理工作得到了進(jìn)一步的優(yōu)化與完善。

一、房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理相關(guān)概述

房地產(chǎn)專業(yè)類檔案，主要是在房產(chǎn)的初建和消亡的全過程中，對所有的歷史活動和文件、照片、卡、圖、臺賬等形式進(jìn)行記錄并歸檔保存的。房地產(chǎn)專業(yè)類檔案具有動態(tài)性、真實(shí)性、完整性、價值性、法律性等優(yōu)勢。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，目前很多的房地產(chǎn)專業(yè)類檔案往往采用了電子的形式進(jìn)行存儲，結(jié)合存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等，來收集和整理相關(guān)的房地產(chǎn)專業(yè)類檔案，將其轉(zhuǎn)化為圖像和文字的形式進(jìn)行保存，這樣，就能夠?qū)崿F(xiàn)房地產(chǎn)專業(yè)類檔案的信息化管理。

二、房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理應(yīng)用原則

（一）檔案資料系統(tǒng)化。將房地產(chǎn)專業(yè)類檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)變，使其能夠被計算機(jī)程序直接識別和讀取。檔案資料經(jīng)過系統(tǒng)化處理之后，能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行構(gòu)建。在信息管理系統(tǒng)中，對這些信息進(jìn)行存儲、整理、分類、收集等操作，以便能夠在需要時及時進(jìn)行查閱。

（二）信息傳輸便捷化。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對房地產(chǎn)專業(yè)類檔案進(jìn)行傳輸，能夠極大地提高信息傳輸?shù)谋憬菪浴Ｍㄟ^互聯(lián)網(wǎng)，在全世界范圍內(nèi)都能夠進(jìn)行房地產(chǎn)專業(yè)類檔案的信息傳輸。通過這種方式，可以有效地加快為城市建設(shè)提供信息服務(wù)的功能。同時，對于房地產(chǎn)專業(yè)類檔案的作用和價值，也能夠得到更加充分的體現(xiàn)。

（三）系統(tǒng)信息安全性。在房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，存儲著大量的信息和數(shù)據(jù)資料，這些信息數(shù)據(jù)資料對于房地產(chǎn)專業(yè)類檔案工作來說，具有不可或缺的重要作用。因此，應(yīng)當(dāng)充分注重系統(tǒng)信息的安全性，加大對系統(tǒng)安全的保護(hù)力度，避免信息數(shù)據(jù)資料丟失或損壞的情況發(fā)生。

（四）工作流程規(guī)范性。在利用房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行工作的時候，應(yīng)當(dāng)注重工作流程的規(guī)范性。由于信息化管理是以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為平臺，因此如果在工作過程中沒有按照規(guī)范性的要求進(jìn)行操作，將可能導(dǎo)致發(fā)生信息錯誤。

三、房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理應(yīng)用對策

（一）加強(qiáng)房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理意識。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)人員對房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理的意識，使其認(rèn)識到信息化管理的重要意義，這樣才能夠增加對檔案進(jìn)行信息化管理的投入與支持力度，完善相關(guān)的設(shè)備和措施，從而提高房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理的效果。

（二）完善房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理技術(shù)系統(tǒng)。在房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，要想充分地提高效果，就應(yīng)當(dāng)對信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)、檔案資訊系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)、信息歸集系統(tǒng)等子系統(tǒng)以及這些系統(tǒng)的依據(jù)進(jìn)行完善和強(qiáng)化，使其在各自的領(lǐng)域中都能充分地發(fā)揮作用，最終才能促進(jìn)房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理系統(tǒng)的提高。

（三）提高房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息管理人員素質(zhì)。為了更好地提高房地產(chǎn)專業(yè)類檔案信息化管理的效率，應(yīng)當(dāng)充分提高管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對其的培訓(xùn)和教育，提高其專業(yè)素質(zhì)和工作能力。同時應(yīng)當(dāng)建立合理的激勵和約束機(jī)制，增強(qiáng)管理人員的積極性，使其能夠更加積極主動地投入到工作當(dāng)中。

四、結(jié)語

房地產(chǎn)專業(yè)類檔案的管理，在房地產(chǎn)領(lǐng)域當(dāng)中具有十分重要的意義。房地產(chǎn)專業(yè)類檔案的管理效率，將會對房地產(chǎn)市場的發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。因此，在當(dāng)前各項科技的發(fā)展和應(yīng)用之下，應(yīng)當(dāng)積極地實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)專業(yè)類檔案的信息化管理，改變傳統(tǒng)房地產(chǎn)專業(yè)類檔案管理中存在著各種問題和弊端，提高房地產(chǎn)專業(yè)類檔案管理的效率和效果，從而更好地推動房地產(chǎn)市場的快速發(fā)展。

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