淺談當(dāng)前公安基層檔案工作中存在的問題與對策

王雙 崔玉菲

公安檔案是公安機(jī)關(guān)在履行國家法律賦予公安機(jī)關(guān)的職責(zé)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的公安專用文件材料，為公安實(shí)戰(zhàn)、社會管理等工作提供依據(jù)和支撐。當(dāng)前，公安機(jī)關(guān)辦公自動化、警務(wù)信息化建設(shè)步伐加快，如何加強(qiáng)和改進(jìn)公安檔案工作，更好地服務(wù)現(xiàn)實(shí)斗爭，是擺在公安檔案工作人員面前一項(xiàng)十分緊要的課題。筆者根據(jù)當(dāng)前基層單位檔案工作的特點(diǎn)和實(shí)際，結(jié)合自身的工作體會，就公安檔案工作如何適應(yīng)新形勢公安工作的需求談幾點(diǎn)粗淺看法。

一、基層公安檔案工作存在的主要問題

（一）對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，管理機(jī)制落實(shí)不到位。

眾所周知，公安工作的重中之重是打擊破案。基層單位點(diǎn)多面廣，工作任務(wù)較繁重，一些基層領(lǐng)導(dǎo)重打擊、重管理等直接取得戰(zhàn)果和成績的業(yè)務(wù)，沒有認(rèn)識到公安檔案對實(shí)戰(zhàn)的服務(wù)和支撐作用，導(dǎo)致對檔案工作認(rèn)識上存在偏差，不能堅(jiān)持檔案工作的日?；?、規(guī)范化的管理，而是將檔案工作變?yōu)橥粨粜?、臨時(shí)性、應(yīng)付性工作。

（二）基層檔案專業(yè)人員匱乏，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。

由于基層公安機(jī)關(guān)任務(wù)繁重與警力不足之間的矛盾，許多單位都沒有設(shè)立專職檔案員，而是讓民警兼職從事檔案管理工作，個(gè)別單位檔案員兼職過多，沒有時(shí)間管理檔案。甚至個(gè)別派出所聘用臨時(shí)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，既違反《檔案法》、《保密法》，也對檔案管理工作的連續(xù)性造成了負(fù)面影響。加之檔案專業(yè)人員少、人員更換頻繁，使得基層公安機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍普遍存在著專業(yè)知識偏少，操作技能較差，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定的現(xiàn)象。

（三）公安檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，信息化水平低。

目前，基層檔案人員在檔案管理工作中已通過省廳檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)錄入、檢索，大大提高了工作效率，但是信息化管理水平仍很低。首先在檔案的收集上仍偏于收集文書檔案過多，而科技檔案、聲像檔案少;收集紙質(zhì)檔案過多，而電子檔案少。其次檔案的數(shù)字化加工力度不足，在公安網(wǎng)上可供查詢利用的檔案數(shù)據(jù)還不夠。為適應(yīng)當(dāng)前日新月異的辦公自動化、警務(wù)信息化建設(shè)步伐，公安檔案信息化建設(shè)亟待加強(qiáng)。

（四）公安檔案利用意識和主動服務(wù)意識不強(qiáng)。

目前很多地方的公安檔案工作仍停留在看門守?cái)?、被動服?wù)的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于等待利用者上門查閱，缺乏主動精神，編研成果很少，編研工作大多數(shù)只限于檔案部門自身使用的專題目錄、文件匯編等檢索工具的編制，可以說只有編而沒有研。在這種管理狀況下，公安檔案所發(fā)揮的為現(xiàn)實(shí)斗爭服務(wù)的作用就很小了。

二、基層公安檔案的管理與對策

（一）提高對檔案工作的認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立公安檔案長效管理機(jī)制。

一要提高認(rèn)識，落實(shí)責(zé)任。要明確各級公安機(jī)關(guān)的“一把手”是檔案管理工作的第一責(zé)任人，要一級抓一級，層層抓落實(shí);要廣泛宣傳《檔案法》，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，不斷提高各級領(lǐng)導(dǎo)及廣大民警的思想認(rèn)識，要使每一位民警充分認(rèn)識到檔案工作在防范、打擊、服務(wù)等公安職能中的重要作用。二要嚴(yán)格制度，規(guī)范管理。各級公安機(jī)關(guān)要根據(jù)檔案管理的工作要求，結(jié)合實(shí)際、因地制宜地制定切實(shí)可行的崗位責(zé)任制和考核制度，建立檔案管理長效機(jī)制，真正把檔案各項(xiàng)制度落到實(shí)處，做到以好的制度來規(guī)范工作，促進(jìn)工作。三要立足長遠(yuǎn)，常抓不懈。檔案管理工作是一項(xiàng)需長期堅(jiān)持的工作，只有堅(jiān)持常抓不懈，才能不斷提升檔案管理水平。要將平時(shí)抽查與定時(shí)檢查相結(jié)合，要將工作與考核相結(jié)合，促使各級公安機(jī)關(guān)真正把公安檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作來抓，杜絕“滑坡”、“反彈”現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員綜合素質(zhì)，確保檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定。

由于檔案工作的特點(diǎn)不像其他工作那么轟轟烈烈，也不容易出頭露面，而是一項(xiàng)默默無聞，繁雜辛苦的工作，有時(shí)還會成為人們遺忘的角落。為此，首先要增強(qiáng)凝聚力，確保隊(duì)伍穩(wěn)定。各級公安機(jī)關(guān)要在政治上、生活上給予檔案工作人員更多的關(guān)心，要注意加強(qiáng)對檔案員隊(duì)伍的思想建設(shè)與作風(fēng)建設(shè)，倡導(dǎo)他們愛崗敬業(yè)，教育他們樹立無私奉獻(xiàn)精神，不斷克服各種雜念，學(xué)會自我調(diào)節(jié)，保持心理平衡，認(rèn)識自己工作的重要性和意義，增強(qiáng)本職工作的事業(yè)心和責(zé)任感，同時(shí)上級各業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)對下級公安檔案工作的指導(dǎo)，加大監(jiān)督檢查力度。二要強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。通過不定期召開檔案工作會議，部署階段性檔案工作，組織學(xué)習(xí)與檔案工作相關(guān)的法律、法規(guī)和文件，并以召開“現(xiàn)場會”、“以會代訓(xùn)”、“專題培訓(xùn)”等形式，邀請上級檔案管理部門負(fù)責(zé)人、專職檔案人員和有豐富經(jīng)驗(yàn)的同志，通過集中輔導(dǎo)講解、上網(wǎng)查檔演練和組織相關(guān)人員到檔案工作先進(jìn)單位現(xiàn)場觀摩學(xué)習(xí)等形式，定期或不定期對專（兼）職檔案工作人員及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文書立卷、歸檔、查檔、錄入、收集編寫檔案信息等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而使各單位、各部門的專（兼）職檔案工作人員迅速掌握公安檔案信息管理系統(tǒng)的操作使用要領(lǐng)。三要加大人才引進(jìn)力度，推動檔案工作持續(xù)發(fā)展。在培訓(xùn)教育的基礎(chǔ)上要引進(jìn)一批懂得檔案管理和計(jì)算機(jī)知識的專業(yè)人才，調(diào)配一批文字能力強(qiáng)、能夠從事分析研究的高層次人才;以各種政策和優(yōu)惠條件吸引一批公安檔案工作發(fā)展所需要的各類人才，以高素質(zhì)人才推動公安檔案工作的高水平發(fā)展。

（三）加快公安檔案的規(guī)范化、信息化建設(shè)。

在社會信息化的大環(huán)境下，只有加快公安檔案的規(guī)范化、信息化建設(shè)，才能適應(yīng)當(dāng)前公安工作的需求。一要擴(kuò)展檔案資源建設(shè)。各級檔案部門要加大宣傳力度，動員全警參與，拓展征集渠道、擴(kuò)大征集范圍，在做好紙質(zhì)、電子、聲像等載體檔案收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，圍繞重點(diǎn)時(shí)期、重大事件、重要活動、重要人物，盡可能將一切與公安工作和公安隊(duì)伍建設(shè)有關(guān)的具有紀(jì)念意義、憑證性和保存利用價(jià)值的文獻(xiàn)、手稿、圖表、書刊等各種載體的檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，豐富室藏，逐步形成檔案載體形式多樣、門類齊全的多元化室藏結(jié)構(gòu)，使公安檔案更具特色、更為完整、更加豐富。二要?jiǎng)?chuàng)新工作機(jī)制。要加強(qiáng)各類公安檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)一步強(qiáng)化依法治檔、制度建檔意識，認(rèn)真總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)檔案管理法律法規(guī)，結(jié)合本地實(shí)際，清理、調(diào)整或建立公安檔案管理工作規(guī)范。三要完善軟硬件建設(shè)。積極籌措資金，不但要為基層單位配備計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化建設(shè)的必備硬件，還要對目前使用的軟件進(jìn)行完善、維護(hù)和更新，以確保管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和提高工作效率。四要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。不斷加強(qiáng)與充實(shí)公安數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極推進(jìn)各級公安檔案數(shù)字化進(jìn)程，真正做到各級公安檔案信息的共享，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化。

（四）更新思想觀念，積極推進(jìn)創(chuàng)新，提高檔案利用水平。

開發(fā)利用是檔案工作的生命線，公安檔案工作的所有環(huán)節(jié)都是圍繞利用檔案而形成的。一要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)機(jī)制，為公安工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案工作服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新不僅是檔案工作改革的關(guān)鍵所在，而且是檔案工作的永恒主題。在檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)、全方位服務(wù)，變封閉為開放，變滯后為超前，根據(jù)工作的特點(diǎn)主動提供有用的信息和資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大限度開發(fā)利用，更好地為中心工作服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為基層服務(wù)。二要改變服務(wù)形式，實(shí)行多樣化服務(wù)。檔案利用服務(wù)除了傳統(tǒng)的編寫大事記、數(shù)據(jù)匯編、文件匯編、組織機(jī)構(gòu)沿革等方式外，還應(yīng)拓寬服務(wù)方式，實(shí)行開架閱覽、網(wǎng)上閱覽，為各單位利用提供更加方便的服務(wù)。三要更新服務(wù)理念，牢固樹立服務(wù)意識。要立足本職，積極探索公安檔案在打擊違法犯罪、推進(jìn)社會管理等方面的新方法、新措施，切實(shí)發(fā)揮公安檔案服務(wù)實(shí)戰(zhàn)、支撐實(shí)戰(zhàn)的作用。

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，社會治安形勢日趨復(fù)雜，公安工作對各類信息的需求越來越大。在新的形勢下，公安基層檔案工作只有緊貼公安中心工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立有效機(jī)制，不斷提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，延伸服務(wù)范圍，最大限度地開發(fā)挖掘檔案信息資源，才能充分發(fā)揮公安檔案獨(dú)特的服務(wù)實(shí)戰(zhàn)的功能，使之真正成為增強(qiáng)公安工作發(fā)展后勁的公安基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。加強(qiáng)基層檔案工作無論是對現(xiàn)實(shí)斗爭服務(wù)，還是對公安事業(yè)發(fā)展既有重要的現(xiàn)實(shí)意義，又有長遠(yuǎn)的歷史意義。

（作者單位：樂亭縣公安局）