加強(qiáng)檔案信息化管理的思考

丁帥

公安機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，如何使其在打擊犯罪，保護(hù)人民合法權(quán)益和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮重要的作用，加強(qiáng)信息化管理是必由之路，它突破了傳統(tǒng)的思維理念，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作模式，整合了警務(wù)資源，提高了工作效率和質(zhì)量。因此，加強(qiáng)檔案信息化管理是目前公安機(jī)關(guān)的急迫任務(wù)。經(jīng)過(guò)幾年的努力，信息化管理平臺(tái)基本搭建完成，大規(guī)模的信息采集錄入也基本完成，但是少數(shù)單位的檔案員仍存在不會(huì)用、不能用、不愿用的問(wèn)題，致使檔案信息化水平還處于低級(jí)階段。

一、信息化管理存在問(wèn)題

目前，公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理還存在許多的問(wèn)題，有個(gè)人主觀的原因，也有信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，普遍存在的問(wèn)題大致可分為四類(lèi)。

1、存在“不愿用”的問(wèn)題。這是制約公安檔案信息化管理的第一大“難題”。其表現(xiàn)有三：一是思想保守“不愿用”。部分檔案員思想理念守舊，總是習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，片面的認(rèn)為信息化管理難學(xué)不可靠，只會(huì)加重檔案員的工作負(fù)擔(dān)，對(duì)信息化應(yīng)用存在排斥心理和抵觸情緒，還停留在看門(mén)守?cái)偅粍?dòng)服務(wù)的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于簡(jiǎn)單的整理文件，等待利用者上門(mén)查閱、應(yīng)付上級(jí)檢查等等。二是工作受限“不愿用”。檔案信息化管理，要求檔案員嚴(yán)格的遵守各類(lèi)檔案管理規(guī)定，認(rèn)真的按照文件材料的分類(lèi)、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時(shí)收集匯總，檔案信息錄入、檢索、利用等工作必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行，從時(shí)間、程序上限制檔案管理員工作的隨意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核機(jī)制的不健全，有些基層派出所對(duì)檔案管理系統(tǒng)往往是誰(shuí)會(huì)用，誰(shuí)用的好，誰(shuí)就多干事，一旦出錯(cuò)還要受到批評(píng)埋怨，不會(huì)用，不愿用就一邊看，不受累，還不承擔(dān)責(zé)任，這樣嚴(yán)重挫傷了大家參與檔案信息化管理的積極性，也不利于檔案信息化應(yīng)用的提高。

2、存在“不會(huì)用”的問(wèn)題。近年來(lái)，檔案員計(jì)算機(jī)操作水平雖然有了普遍的提高，但相當(dāng)一部分人信息化應(yīng)用水平還比較低，難以適應(yīng)信息化管理的需要。一是素質(zhì)不高“不會(huì)用”。多數(shù)公安機(jī)關(guān)檔案員專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，有的是半路出家，有的檔案員剛學(xué)會(huì)立卷歸檔的基礎(chǔ)知識(shí)，就被調(diào)整崗位。知識(shí)結(jié)構(gòu)趨于單一化，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲(chǔ)、編輯、檢索、利用工作的“復(fù)合型”人才不多，這就影響了公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平的整體提升。二是培訓(xùn)不力“不會(huì)用”。近年來(lái)，公安機(jī)關(guān)檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)多采取集中培訓(xùn)的方式，計(jì)算機(jī)操作基本技能培訓(xùn)多，專(zhuān)業(yè)應(yīng)用技能培訓(xùn)少;檔案信息錄入采集講的多，學(xué)習(xí)信息化管理知識(shí)少;警綜平臺(tái)使用知識(shí)多，檔案管理平臺(tái)應(yīng)用培訓(xùn)少。由此導(dǎo)致大部分檔案員應(yīng)用技能還停留在瀏覽、查詢(xún)、錄入，融入文字、圖像、動(dòng)畫(huà)等多種形成于一體的編研成果幾乎沒(méi)有。

3、存在“不能用”的問(wèn)題。公安部的“金盾工程”對(duì)基層信息化建設(shè)投入很大，但對(duì)檔案信息化投入較少。目前，多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設(shè)備仍相對(duì)匱乏和落后。一是設(shè)備落后“不能用”。個(gè)別檔案室電腦性能差，沒(méi)有掃描儀、刻錄機(jī)、防磁柜，裝備不能滿足日常工作應(yīng)用需求，有的單位缺乏對(duì)檔案管理工作必要的硬件投入。基層單位的文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案還沒(méi)有按要求實(shí)行信息化管理，文書(shū)檔案文件數(shù)據(jù)、電子文件和紙質(zhì)載體還不能做到同步歸檔。二是權(quán)限不夠“不能用”。許多系統(tǒng)大多采用數(shù)字證書(shū)登錄，由于證書(shū)應(yīng)用權(quán)限是按職務(wù)、職級(jí)設(shè)置的，造成實(shí)際工作中，最需要應(yīng)用信息資源的檔案員應(yīng)用權(quán)限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。

4、存在“用不好”的問(wèn)題。缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理不能收到應(yīng)有的和最佳的實(shí)踐效能。一是投入少。個(gè)別檔案信息化管理是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到公安檔案管理在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)時(shí)的文件材料，投入大量的人力、物力、財(cái)力不出成績(jī)，是得不償失的徒勞，是“賠錢(qián)的買(mǎi)賣(mài)”，存在“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，真干起來(lái)不要”的現(xiàn)象。二是研判少。大多數(shù)單位編研成果只是對(duì)原始的材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的匯總，片面的追求數(shù)量，忽視了在編輯基礎(chǔ)上加以研究分析，編研成果往往質(zhì)量不高，過(guò)于簡(jiǎn)單化，檔案員的工作只限于在網(wǎng)上瀏覽各種網(wǎng)頁(yè)和簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)查詢(xún)，利用各系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)比對(duì)，對(duì)各類(lèi)犯罪信息的篩選比對(duì)不夠，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策的作用。三是用得少。有的單位只注重文書(shū)檔案的收集管理，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為偵查破案尋找線索，為治安管理提供服務(wù)，不會(huì)用信息化手段來(lái)提高工作效率，降低工作成本，因此造成檔案信息資源閑置。

二、加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)信息化管理的幾點(diǎn)淺見(jiàn)

加強(qiáng)檔案信息化管理，必須緊密結(jié)合公安工作實(shí)際，找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)，切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，從警務(wù)運(yùn)作、公安執(zhí)法、到隊(duì)伍管理，將信息化應(yīng)用深入到公安檔案管理工作中。

1、轉(zhuǎn)變觀念，變“不愿用”為“主動(dòng)用”。一是要強(qiáng)化正面引導(dǎo)。充分利用會(huì)議、培訓(xùn)，向基層檔案員灌輸信息化理念，使檔案員深刻認(rèn)識(shí)到警務(wù)信息化是形勢(shì)發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱(chēng)職，切實(shí)增強(qiáng)廣大檔案員的危機(jī)感和緊迫感，切實(shí)提高其工作的主動(dòng)性。二是強(qiáng)化管理責(zé)任。要根據(jù)檔案管理的各項(xiàng)要求，結(jié)合實(shí)際，因地制宜的制定各項(xiàng)管理制度和操作規(guī)范，要嚴(yán)格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責(zé)任落實(shí)，以此促進(jìn)檔案信息化管理工作。三是強(qiáng)化習(xí)慣養(yǎng)成。檔案管理部門(mén)在日常下發(fā)通知、簡(jiǎn)報(bào)以及上報(bào)材料等辦公業(yè)務(wù)一律通過(guò)電子郵件、公安網(wǎng)等形式，迫使檔案員養(yǎng)成“上班先開(kāi)機(jī)，工作先上網(wǎng)”的日常習(xí)慣，從中切實(shí)感受信息化管理帶來(lái)的好處和便利，逐步從心理上、行動(dòng)上接受和支持信息化。四是強(qiáng)化日?？己耍芯拷⒁惶讬n案信息化管理與應(yīng)用的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，定期對(duì)檔案員的信息采集，應(yīng)用情況進(jìn)行排名和網(wǎng)上通報(bào)，其工作成效與年終績(jī)效考核、評(píng)先、評(píng)優(yōu)掛鉤，以考核調(diào)動(dòng)檔案員應(yīng)用信息化的主動(dòng)性和積極性。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，變“不會(huì)用”為“精通用”。一是要強(qiáng)化專(zhuān)題培訓(xùn)。對(duì)不懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)的檔案員，要?jiǎng)?chuàng)造條件進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、基本理論、學(xué)習(xí)文字處理技術(shù)、學(xué)習(xí)常用檔案管理軟件的應(yīng)用，通過(guò)專(zhuān)題培訓(xùn)和實(shí)際操作，使檔案員成為信息化檔案管理的行家里手。二是強(qiáng)化崗位培訓(xùn)。要使檔案員能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的需要，必須有針對(duì)性地進(jìn)行本職崗位密切相關(guān)的公安業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代科技知識(shí)的培訓(xùn)，以達(dá)到“懂公安業(yè)務(wù)、懂檔案管理、懂信息技術(shù)”的要求。

3、科學(xué)建設(shè)，變“不能用”為“高效用”。一是要利用網(wǎng)絡(luò)，保持高速暢通，現(xiàn)在公安網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的使用，網(wǎng)上操作應(yīng)用越來(lái)越頻繁，要確保網(wǎng)路的暢通，以提高檔案信息化管理應(yīng)用的時(shí)效性。二是改進(jìn)質(zhì)量，提升應(yīng)用時(shí)效。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個(gè)時(shí)期公安工作的中心工作，抓公安工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題開(kāi)展檔案基礎(chǔ)編研、專(zhuān)題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”。使檔案資源更好的為公安實(shí)戰(zhàn)服務(wù)。三是創(chuàng)新手段，增強(qiáng)服務(wù)。要充分利用警務(wù)信息綜合應(yīng)用平臺(tái)和公安檔案管理系統(tǒng)，不斷的創(chuàng)新公安檔案管理手段，加強(qiáng)電子文檔、網(wǎng)上信息與紙質(zhì)文檔一體化管理，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上錄入、管理和查詢(xún)，充分利用網(wǎng)上檔案信息服務(wù)實(shí)戰(zhàn)，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定。四是打破壁壘，保證高度共享。在人力、財(cái)力、物力條件成熟情況下，將各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案信息系統(tǒng)融合進(jìn)檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在各部門(mén)，各警種之間互聯(lián)互通，高度共享，為公安實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用提供更大的便利和信息支持。

4、完善機(jī)制，變“用不好”為“用得好”。一是要進(jìn)一步完善檔案采集錄入機(jī)制。要建立檔案信息日常更新維修機(jī)制，將檔案信息采集錄入指標(biāo)按不同警種、不同的崗位，細(xì)化分解到每個(gè)單位、每名檔案員，及時(shí)錄入工作對(duì)象的相片、指紋、活動(dòng)情況和不安定因素信息，積累檔案信息資料，為偵查破案服務(wù)。二是要進(jìn)一步完善檔案信息的分析研判機(jī)制。公安機(jī)關(guān)建立檔案研判網(wǎng)頁(yè)，以此為平臺(tái)，建立分類(lèi)研判、成果集中展示、單位選擇應(yīng)用為主要內(nèi)容的信息管理平臺(tái)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)基礎(chǔ)信息的梳理、比對(duì)、關(guān)聯(lián)查詢(xún)和動(dòng)態(tài)分析，不斷提高信息研判質(zhì)量和水平，形成有價(jià)值的實(shí)戰(zhàn)檔案，真正指導(dǎo)服務(wù)公安工作。三是完善檔案信息化的實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用機(jī)制。在檔案信息化指導(dǎo)下，及時(shí)對(duì)轄區(qū)警情進(jìn)行分析研判，確保及時(shí)準(zhǔn)確的掌握治安態(tài)勢(shì)，對(duì)轄區(qū)突出治安問(wèn)題和突出犯罪實(shí)施精確的打擊，定點(diǎn)清除。要組織基層派出所對(duì)重點(diǎn)人口、高危人員、重點(diǎn)行業(yè)等進(jìn)行采集，及時(shí)錄入檔案信息管理平臺(tái)，使基層檔案員從繁瑣的統(tǒng)計(jì)報(bào)表中解脫出來(lái)，真正做到底數(shù)清、管得住、不失控，從而真正突出檔案信息化管理的實(shí)效。

對(duì)檔案的信息化管理來(lái)說(shuō)，檔案信息化系統(tǒng)不是傳統(tǒng)的手工檔案管理的“模擬系統(tǒng)”，而是要按檔案信息化建設(shè)管理的要求，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案收集、整理流程、方式方法進(jìn)行改進(jìn)，以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，以項(xiàng)目建設(shè)為導(dǎo)向，以完善和創(chuàng)新檔案管理模式為目標(biāo)，加快檔案的信息化建設(shè)，使檔案的信息化順利的與全國(guó)公安信息化建設(shè)“金盾工程”接軌，建立與公安工作發(fā)展環(huán)境相適應(yīng)的公安檔案管理系統(tǒng)，使公安檔案信息資源成為將來(lái)公安建設(shè)重要組成部分。

（作者單位：遷安市公安局指揮中心）