論地質(zhì)勘查文書檔案管理措施及應(yīng)用

馬玉梅

摘 要：地質(zhì)勘察和開發(fā)工作會(huì)形成大量的、豐富的地質(zhì)檔案資料，這些地質(zhì)檔案資料包含豐富的信息，而且還具有重要的潛在價(jià)值。本文就檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的各種問題進(jìn)行分析和總結(jié)，提出相關(guān)的管理工作要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)勘查；文書；檔案；管理

隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展及西部的大開發(fā)，地質(zhì)勘探檔案變的尤為重要，在工程、科研、水文、交通、境界等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。尤其是一些年代久遠(yuǎn)的檔案，歷經(jīng)多年，對(duì)于每個(gè)地質(zhì)勘探地區(qū)具有較高的歷史價(jià)值。目前我國(guó)地質(zhì)檔案資料的管理工作需要嚴(yán)格依據(jù)地質(zhì)資料管理?xiàng)l例進(jìn)行，這有效的確保了我國(guó)地質(zhì)檔案資料管理的規(guī)范性和法制性。但這也對(duì)我國(guó)地質(zhì)檔案資料管理工作提高了更高的要求，做為地質(zhì)檔案資料管理部門，需要努力提高地質(zhì)檔案資料的管理水平，從而促進(jìn)地質(zhì)檔案資料的開發(fā)利用。

一、我國(guó)地質(zhì)勘查檔案管理的意義

1.地質(zhì)檔案是地質(zhì)信息的重要載體，是開展地質(zhì)工作、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的主要信息源。地質(zhì)檔案是指對(duì)地質(zhì)工作活動(dòng)的記錄和成果，它是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動(dòng)中形成的科技檔案。因此實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化顯得尤為重要，更是加強(qiáng)檔案管理的重要方式。

2.地質(zhì)檔案管理工作不僅關(guān)系到地質(zhì)單位每一位員工的切身利益，更是關(guān)系到每一位員工工作情緒及積極性的重要工作。在對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地將所有材料及時(shí)收集及時(shí)整理歸檔，并注意對(duì)檔案進(jìn)行檢查整理，保證其完整性，并根據(jù)檔案中展現(xiàn)的各項(xiàng)信息積極為地質(zhì)工作的開展進(jìn)言獻(xiàn)策，使其成為地質(zhì)工作的重要信息來源。

3.地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)勘探開發(fā)過程中取得和形成的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料及信息載體，是地質(zhì)工作不可缺少的重要基礎(chǔ)資料。它充分反映了礦產(chǎn)的發(fā)現(xiàn)過程、勘查規(guī)律、取得的成就、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及地質(zhì)工作的全貌，是現(xiàn)在和今后地質(zhì)工作的重要參考。

二、影響管理質(zhì)量的主要因素

1.檔案管理系統(tǒng)。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，良好的地質(zhì)檔案管理，可以促進(jìn)地質(zhì)企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，為地質(zhì)勘查工作的提供重要的工作參數(shù)。長(zhǎng)期以來我國(guó)多數(shù)的地勘檔案還處于手工管理階段，查詢系統(tǒng)不方便，地勘檔案管理的落后現(xiàn)狀與地勘生產(chǎn)的先進(jìn)技術(shù)極不協(xié)調(diào)。檔案查用仍使用原件，速度慢、費(fèi)人費(fèi)工、原件易破損，而且頻繁進(jìn)出擋案室，影響整個(gè)檔案室的存儲(chǔ)環(huán)境，降低了所有原件的存儲(chǔ)壽命。

2.管理人員的素質(zhì)。由于管理不重視，管理人員工作能力及責(zé)任心的原因，造成地質(zhì)檔案批量歸檔的地勘技術(shù)資料不能及時(shí)建賬、建檔，日積月累，造成目前地勘技術(shù)檔案數(shù)量和種類不清，無法滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)服務(wù)要求，更是無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，所以在檔案管理中應(yīng)該制定適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)。

3.檔案管理中配套設(shè)施。力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命和保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購(gòu)置齊備。

三、優(yōu)化地質(zhì)檔案資料管理質(zhì)量的措施

1.工作與文件材料的歸檔同步進(jìn)行。在具體實(shí)施過程中，在相關(guān)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)下，可以在項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)指派地質(zhì)技術(shù)人員作為兼職的項(xiàng)目資料管理員，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過程中所形成的文件資料進(jìn)行收集和積累，確保計(jì)劃任務(wù)能夠與文件材料的歸檔同步進(jìn)行。在野外工作過程中，在項(xiàng)目中需要根據(jù)樣品的不同來分別填寫送樣單位，同時(shí)還要確保每一個(gè)工程記錄表要分開，使每個(gè)工程都要有一個(gè)素描圖和工程記錄表相對(duì)應(yīng)，這樣可能為材料歸檔提供便利的條件。對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的材料，需要根據(jù)立卷分類來將其按一定類別分別裝在資料積累袋內(nèi)，為后期立卷和分類歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。通過對(duì)地質(zhì)科技文件材料進(jìn)行分類、整理和立卷，并進(jìn)行原本地質(zhì)檔案明細(xì)賬的填寫，進(jìn)行歸檔，確保原本地質(zhì)檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。

2.建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。地勘單位可結(jié)合原本地質(zhì)檔案的具體構(gòu)成，盡快對(duì)原本地質(zhì)檔案進(jìn)行著錄，以建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)適合本單位原本地質(zhì)檔案目錄檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)原本地質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)管理。地質(zhì)勘查單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這些數(shù)據(jù)庫(kù)資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎(chǔ)地學(xué)資料數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)可根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)新的地質(zhì)勘查項(xiàng)目形成的原始地質(zhì)資料，除收集保管紙介質(zhì)資料外，還應(yīng)收集與之相對(duì)應(yīng)的電子文檔，并且地勘單位要對(duì)原本地質(zhì)檔案進(jìn)行圖文數(shù)字化，即將已有的紙質(zhì)檔案采用計(jì)算機(jī)掃描、編輯等方式，將地質(zhì)資料信息以數(shù)字記錄方式存入計(jì)算機(jī)，并建立相應(yīng)的電子文檔號(hào)，這不僅保持了紙質(zhì)檔案的原貌，更易于利用者查閱利用，從而實(shí)現(xiàn)新地質(zhì)項(xiàng)目原本地質(zhì)檔案的雙套制管理，為計(jì)算機(jī)檢索奠定基礎(chǔ)。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、科學(xué)化。健全完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以信息化推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作發(fā)展的方向。在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的重要基礎(chǔ)工作。 同時(shí)加大投入，改善保管條件，添置現(xiàn)代化的地質(zhì)檔案資料管理設(shè)備，推廣應(yīng)用密集架存放資料，使庫(kù)房整齊，達(dá)到三防的目標(biāo)。

4.提高管理人員能力。地質(zhì)檔案資料管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它不僅要求管理人員既要有良好的職業(yè)道德，又要有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)。因此，檔案管理人員既要加強(qiáng)管理意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能，還必須了解一定的地質(zhì)專業(yè)知識(shí)，如地質(zhì)勘探、物化探、遙感、英語(yǔ)等，加大知識(shí)更新度，做一個(gè)既懂地質(zhì)、檔案專業(yè)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，地質(zhì)檔案屬于科技檔案，地勘單位要做好地質(zhì)檔案的管理工作，從源頭上做好控制工作，從而使地質(zhì)檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性能夠得到有效的保證。

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