優(yōu)化檔案管理體系服務醫(yī)院等級評審的對策建議

文/壽光市婦幼保健院 張紅麗 鄭紅艷

醫(yī)院等級評審是對醫(yī)院管理水平、醫(yī)療技術水平、醫(yī)療服務水平等整體效能的一次大檢驗，也是對醫(yī)院檔案管理工作的一次全面檢查。根據(jù)《醫(yī)院分級管理辦法》中的要求，檔案作為醫(yī)院等級評審申報時的一項必要條件，是評價醫(yī)院各項工作的重要參考，在等級評審工作中意義重大。

一、目前我院檔案管理存在的問題

（一）管理制度不完善，更缺乏系統(tǒng)性。醫(yī)院檔案管理制度包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等多個方面。而目前醫(yī)院檔案管理相關制度并不完善，更缺乏系統(tǒng)性。這些規(guī)章制度或是涉及一些綱要性內(nèi)容，或只是口頭規(guī)定，沒有文字性規(guī)定；對于醫(yī)院檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)并沒有明確的規(guī)定；對不同形式的檔案，必須保存哪些內(nèi)容等，都缺乏可操作性的規(guī)定。

（二）檔案管理意識淡薄，存在顯性與隱性損失。一方面醫(yī)院領導及員工對檔案管理工作不夠重視。另一方面作為醫(yī)院檔案管理人員對檔案的價值及意義認識不到位，管理意識淡薄，使得一些重要的原始記錄沒有及時歸檔，造成了源頭上的缺失。同時由于管理制度的不完善及管理意識的欠缺，大量原始檔案在管理過程中造成了嚴重的丟失或損壞，檔案的顯性與隱性損失難以挽回。

（三）檔案管理軟硬件設施配備不全，影響檔案管理質(zhì)量。在實際管理中，因?qū)n案管理的重視程度不夠或資金短缺，檔案管理相關設施設備配備不全，檔案管理技術落后，造成檔案管理質(zhì)量難以保證。檔案管理軟硬件設施的缺乏在很大程度上影響到檔案管理的質(zhì)量，制約了檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（四）檔案電子化管理程度較低。目前我院的檔案管理基本停留在原始紙質(zhì)檔案管理階段，電子化管理程度較低，未能跟上整體檔案管理的信息化進度。一方面是醫(yī)院電子化管理硬件設施欠缺，另一方面醫(yī)院檔案管理人員的非專業(yè)化。

（五）檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，業(yè)務素質(zhì)參差不齊。檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，人員少，年齡大，學歷低，非檔案專業(yè)人員從事檔案管理的現(xiàn)象較普遍。目前從事醫(yī)院檔案管理的工作人員，以醫(yī)學為主，其次是管理學相關專業(yè)，自身的教育背景決定了其業(yè)務素質(zhì)參差不齊。同時由于檔案管理人員并未參加過醫(yī)院檔案管理的專門培訓和繼續(xù)教育，檔案價值的鑒定和開發(fā)利用工作并未有效開展。

（六）檔案開發(fā)利用滯后，未發(fā)揮其價值。目前由于長期受重“藏”輕“用”思想的影響，大部分檔案并沒有得到充分有效開發(fā)利用，僅停留在初級階段，檔案的價值未得到鑒定，檔案的服務功能未得到有效利用。

二、優(yōu)化檔案管理體系服務醫(yī)院等級評審的對策建議

基于目前醫(yī)院檔案管理存在的問題，結(jié)合本課題組前期構(gòu)建的服務醫(yī)院等級評審的檔案管理體系，研究提出了優(yōu)化檔案管理體系服務醫(yī)院等級評審的對策建議。

（一）建立健全檔案管理組織，完善檔案管理規(guī)章制度。一方面成立醫(yī)院檔案管理委員會，設立檔案管理領導小組，對整個醫(yī)院各部門檔案管理工作實行統(tǒng)一組織與協(xié)調(diào)。建立院級、部級、科級的三級檔案管理網(wǎng)絡，對各個管理環(huán)節(jié)進行嚴格管理。同時對各科室指定專人負責檔案管理工作，責任落實到個人，形成從醫(yī)院到科室再到個人，從整體到具體的管理網(wǎng)格。另一方面完善各項規(guī)章制度，形成檔案管理制度體系，實現(xiàn)對檔案管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范化、制度化。尤其要加強對科室檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交等的管理，從多個方面努力實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化。

（二）重視檔案管理工作，將檔案管理納入醫(yī)院考核。領導重視與政策支持是實現(xiàn)檔案管理工作快速發(fā)展的起點和先決條件。領導重視檔案管理工作，在政策上給予支持，能夠激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和積極性，營造良好的檔案管理氛圍，確保全院員工參與檔案管理工作。同時要將檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，納入醫(yī)院管理活動中，與“醫(yī)院等級評審工作”“三好一滿意活動”“醫(yī)療質(zhì)量萬里行”“法治醫(yī)院建設”等活動密切結(jié)合，與各項工作目標協(xié)同檢查與考核。

（三）創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容，提升檔案建設內(nèi)涵。根據(jù)等級醫(yī)院評審標準的要求，建立依法執(zhí)業(yè)檔案、安全執(zhí)業(yè)檔案、誠信執(zhí)業(yè)檔案、滿意執(zhí)業(yè)檔案，切實推進醫(yī)院依法執(zhí)業(yè)、安全執(zhí)業(yè)、誠信執(zhí)業(yè)、滿意執(zhí)業(yè)。同時響應國家衛(wèi)生計生委的號召及要求，進一步規(guī)范建設法治醫(yī)院檔案、行風管理檔案、醫(yī)德醫(yī)風檔案、投訴管理檔案等，從檔案管理的內(nèi)容上逐步推進醫(yī)院檔案建設內(nèi)涵上一個新臺階。同時檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新也推動著醫(yī)院管理的發(fā)展步伐，如法治醫(yī)院建設促進全體醫(yī)院員工知法、懂法、守法；醫(yī)德醫(yī)風建設促進醫(yī)務人員提升自身職業(yè)道德，規(guī)范診療行為，尊重患者權益，提升服務質(zhì)量；投訴管理促進醫(yī)務人員規(guī)范診療行為，改善醫(yī)療服務態(tài)度，汲取不良事件經(jīng)驗，防范醫(yī)療糾紛的發(fā)生，促進醫(yī)療質(zhì)量和水平的提升。

（四）優(yōu)化檔案資源架構(gòu)，形成層次化、等級化檔案體系。優(yōu)化檔案資源架構(gòu)，形成具有等級評審特色的檔案體系。從院、部、科三級建立縱向的檔案資源架構(gòu)網(wǎng)絡，同時根據(jù)等級評審標準實施細則的結(jié)構(gòu)體系建立橫向的檔案資源架構(gòu)網(wǎng)絡，從縱橫兩方面形成層次化、等級化的檔案管理體系，進一步促進了檔案資源管理的層次化、體系化，同時也利于醫(yī)院等級評審工作中檔案服務的提供。

（五）優(yōu)化軟硬件資源配置，實現(xiàn)檔案管理的信息化。優(yōu)化并完善檔案管理硬件資源配置，硬件資源不僅包括檔案柜、廚，也包括計算機、服務器等信息化設備。優(yōu)化檔案管理軟件資源，這里主要指的是醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)。通過引進或建立適合的醫(yī)院檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案管理的文檔形成、整理、統(tǒng)計、編研、利用等工作的信息化，減少檔案整理工作量，方便檔案信息的存儲，利于檔案的編研利用。同時利用計算機建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，采用掃描錄入方式進行現(xiàn)行文件和檔案管理一體化，方便全院職工的查找利用；借助醫(yī)院的局域網(wǎng)，采用虛擬主機或主機托管的方式運行，逐步將室藏的檔案資料，包括文檔、圖書、圖片、聲像等各類信息資料上網(wǎng)，實現(xiàn)醫(yī)院系統(tǒng)的檔案信息共享。

（六）優(yōu)化檔案管理隊伍，提升整體素質(zhì)，做好教育工作。優(yōu)化檔案管理隊伍，第一，要引入素質(zhì)高、能力強的檔案管理人才；第二，要樹立正確的檔案管理理念，提升檔案管理意識，明確檔案管理工作的功能和地位，增強員工的檔案觀念，營造良好的工作氛圍；第三，要增強檔案管理隊伍的責任感和使命感；第四，要加強專業(yè)知識培訓，通過參加學術會議、繼續(xù)教育及業(yè)務培訓等方式提升檔案管理隊伍的業(yè)務知識水平，提高檔案管理素質(zhì)。

（七）充分挖掘檔案價值，開發(fā)利用檔案資源。加大檔案開發(fā)力度，充分挖掘檔案價值，將知識管理引入檔案管理體系。對醫(yī)院的黨建檔案、文化檔案、科研檔案、醫(yī)療糾紛檔案、基建檔案、財務檔案、病歷檔案等檔案資源進行深入挖掘利用，緊緊圍繞醫(yī)院工作的重心，提煉出有價值的信息，為醫(yī)療、教學、科研、行政管理等提供服務。通過一次或原始檔案資源的編研開發(fā)出二、三次檔案資源，如院志、組織機構(gòu)沿革、年鑒、匯編等多種形式的檔案資源。通過對科研檔案的開發(fā)，可為科研人員提供科研動態(tài)資料，節(jié)省科研人員時間，提升科研效率，促進科研成果的產(chǎn)出。通過醫(yī)院統(tǒng)計檔案資源的數(shù)據(jù)挖掘，提煉有價值的信息，編寫信息分析報告，為醫(yī)院管理決策提供參考。通過基建檔案的研究，助于基建管理，提升管理效率。通過病歷檔案、醫(yī)療糾紛檔案的利用，及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)療隱患，防范醫(yī)療糾紛，促進醫(yī)院醫(yī)療管理質(zhì)量的進一步提升。總之可以從方面、多角度、多層次開發(fā)利用檔案資源，為醫(yī)院發(fā)展及等級建設提供重要參考依據(jù)。

[1]鄭高瑩.檔案管理與醫(yī)院等級評審之關系探討[J].蘭臺世界,2010,S2:91-92.

[2]張紅麗,鄭紅艷.構(gòu)建檔案管理體系服務醫(yī)院等級評審的研究[J].辦公室業(yè)務,2014,19:204-205.

[3]汪潛.以創(chuàng)建三甲醫(yī)院為契機全面提升醫(yī)院檔案管理水平[J].辦公室業(yè)務,2013,8:245-246.