新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化探討

文/四平市社會(huì)救助事業(yè)局 劉宇

檔案管理工作意義重大，檔案不僅是工作開展的憑證，也是科學(xué)研究的可靠資料。檔案管理不僅能夠起到保護(hù)檔案的作用，更能夠延長(zhǎng)檔案的使用壽命，進(jìn)而使檔案存在價(jià)值得到發(fā)揮。傳統(tǒng)檔案管理需要人工進(jìn)行分類、編號(hào)，以便于管理和使用，但隨著近些年檔案信息量的不斷加大，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作需求，改革檔案管理工作方式勢(shì)在必行，新形勢(shì)下檔案管理工作如何開展值得研究。

一、新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化的重要性

檔案管理工作規(guī)范化十分重要，檔案對(duì)企業(yè)有著重要意義。檔案與企事管理、發(fā)展、建設(shè)有著密切關(guān)系，對(duì)企業(yè)經(jīng)營、管理都有著深遠(yuǎn)影響。檔案是企事業(yè)單位發(fā)展的可靠依據(jù)，做好檔案管理至關(guān)重要。但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前很多企事業(yè)單位在檔案管理方面存在問題，缺少對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理方式落后，缺少相關(guān)制度問題突出。在檔案多形式的今天，只有檔案管理工作規(guī)范化，才能提高檔案管理水平。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化，就必須不斷完善檔案管理方式，更新檔案管理觀念，提高檔案管理工作水平。

二、目前檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。很多企事業(yè)單位在檔案管理工作中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，很多企業(yè)并沒有意識(shí)到檔案的重要性，缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案并無實(shí)際用處，這大大阻礙了檔案管理工作的開展，也導(dǎo)致了檔案管理工作開展中缺乏監(jiān)管、監(jiān)督，造成了檔案管理工作缺乏有效性。

（二）不規(guī)范。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)和單位在檔案管理工作中，并沒有設(shè)置專業(yè)檔案管理員。檔案管理工作開展中，往往臨時(shí)抽調(diào)其他部門工作人員來進(jìn)行管理，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量。并且這些臨時(shí)抽調(diào)的檔案管理工作人員，并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和專業(yè)技能，所以在檔案的收集、整理、歸檔等工作中時(shí)常造成檔案的遺失。

（三）檔案管理方式落后。目前整個(gè)社會(huì)都向著信息化方向發(fā)展，但目前很多企事業(yè)單位檔案管理工作依然停留在老模式、老思路中，缺乏對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，甚至一些企事業(yè)單位檔案管理方式仍然停留在傳統(tǒng)人工管理方式中。傳統(tǒng)人工管理模式如今無法適應(yīng)新形勢(shì)下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，并且傳統(tǒng)人工檔案管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化思路

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自身必須提高對(duì)檔案管理工作的重視，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，積極推動(dòng)檔案管理工作的開展，為檔案管理工作開展創(chuàng)造有利條件，加大對(duì)檔案管理工作的投資力度，強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建起現(xiàn)代化的檔案管理工作模式，以此提高檔案管理工作的有效性和真實(shí)性，從而整體提高檔案管理工作水平。

（二）健全檔案管理制度。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的第一步就是建立起科學(xué)、合理的檔案管理制度，通過制度保障檔案管理工作的順利展開，約束檔案管理工作人員行為，增強(qiáng)檔案管理工作人員責(zé)任心。建立檔案管理工作制度時(shí)，必須結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況，保障制度的科學(xué)性，從而利用制度實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

（三）提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。檔案管理工作規(guī)范化和檔案管理工作人員素質(zhì)有著直接關(guān)系，檔案管理工作人員素質(zhì)直接影響檔案管理工作質(zhì)量和規(guī)范化程度。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化，必須要先提高檔案管理工作人員自身素質(zhì)，通過多種學(xué)習(xí)方式強(qiáng)化檔案管理工作人員檔案管理技能。

四、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高及科技的進(jìn)步，信息化技術(shù)普及度越來越高，檔案管理難度也因此越來越大，信息化技術(shù)融入檔案管理工作已經(jīng)成為了現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，制定相關(guān)檔案管理制度必不可少。

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