淺談電站工程項目竣工資料歸檔的預編制管理

文/上海電氣電站工程公司（印度羅莎/波特瑞項目部）許龍茵

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淺談電站工程項目竣工資料歸檔的預編制管理

文/上海電氣電站工程公司（印度羅莎/波特瑞項目部）許龍茵

【摘要】當前，印度電站工程項目的實施過程中，需要對各個環(huán)節(jié)進行竣工資料的歸檔管理，而竣工資料是電站工程歸檔文件的前身，但是因為工程量大、涉及面廣、牽涉的影響因素多、時間性強、收集時間較長等特點，需要施工單位各個部門緊密配合才能對竣工資料進行綜合的整理、歸檔，而各種竣工資料檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化以及統(tǒng)一化是歸檔工作與編制管理的要求。本文從印度電站工程竣工資料歸檔的預編制思想入手，闡述了電站工程項目竣工資料的范圍以及收集整理中遇到的問題，根據(jù)筆者經(jīng)驗，指出電站工程竣工資料歸檔的預編制管理的具體要求。

【關(guān)鍵詞】電站工程項目；竣工資料；檔案歸檔管理；預編制管理

電站工程項目竣工資料歸檔的收集、整編對預編制管理具有關(guān)鍵作用，而竣工歸檔對電站工程項目建設(shè)具有重要意義，它既是建設(shè)工程質(zhì)量的重要部分，也對電站工程建設(shè)設(shè)計、安裝提供了有效的參考資料，因此對電站工程項目竣工資料歸檔的預編制管理具有重要的現(xiàn)實意義。

一、在電站工程項目竣工資料歸檔中貫徹預編制管理思想

電站工程項目施工之前，首先要進行項目的策劃，在一般情況下，施工項目的項目部門組建、先后進場，在公司、項目部領(lǐng)導以及主要的管理人員充分的理解承包合同文件，在對現(xiàn)場進行仔細考察之后，及時的提出項目的組織結(jié)構(gòu)、施工管理技術(shù)人員、進場人數(shù)、項目運作方式、項目成本控制方式以及材料采購等，這些都是項目竣工資料歸檔預編制管理的重要內(nèi)容。所以，在項目策劃中，應(yīng)該明確竣工資料的負責人員、參與人員，并提出施工過程各項記錄的具體要求，尤其是在編制、完善竣工項目資料管理上，確實的貫徹竣工資料歸檔的預編制思想，理順竣工資料的建立、收集以及整理人員工作、相關(guān)制度。電站工程項目竣工資料歸檔管理是完善預編制管理制度、落實管理責任、適時的控制竣工資料的完整性、規(guī)范性，保證電站工程項目竣工資料歸檔預編制管理的效率。

二、電站工程項目竣工資料的范圍及收集整理中常見問題

（一）竣工資料的范圍。電站工程竣工資料主要是指電站工程項目從設(shè)想、施工、決策到建成的全過程都涉及了工程文件的保存，尤其是竣工文件，它主要包括項目的設(shè)計、招投標文件以及建設(shè)項目實施的過程中各種應(yīng)該記錄的資料、竣工驗收資料、施工過程中形成的文字資料、施工圖紙、安裝手冊、設(shè)備說明書等文件。

（二）電站工程項目竣工資料收集整理中的問題。筆者在印度電站工程項目建設(shè)過程中從事的主要工作就是項目工程資料的管理。項目實施過程中遇到的問題是從項目進入施工開始的，在施工中將項目管理著重于日常的施工管理，而沒有將管理的內(nèi)容與竣工資料的整編歸檔管理有機的結(jié)合在一起，因此，常會出現(xiàn)竣工基礎(chǔ)資料管理的深度不夠，規(guī)范程度較低等情況，這造成了竣工資料的收集整編的困難，總結(jié)起來一共有以下幾個方面：

1.日常的施工管理中沒有形成資料收集整理、分類管理的規(guī)范化的制度，也沒有建立資料查詢的索引體系，使得資料的保管、移交手續(xù)很混亂，而相關(guān)的技術(shù)文件、資料修改通知等也沒有統(tǒng)一的標準要求，文件的編號不能形成系統(tǒng)，規(guī)格的大小也不一致，這與電站工程項目竣工資料歸檔的預編制管理思想不一致。

2.電站工程項目竣工資料收集的基礎(chǔ)資料不齊全、不規(guī)范，甚至于收集回來的資料沒有妥善的進行分類管理，造成嚴重的破壞、丟失；另外在有些資料在生成時并不符合竣工資料的歸檔要求，資料紙張的大小以及裝訂也不符合標準規(guī)范；有些資料的內(nèi)容不準確、不完整，亦或是標題和內(nèi)容不吻合等；工程后期人員陸續(xù)撤離現(xiàn)場，有些資料簽字手續(xù)不完備，這些都是導致竣工資料歸檔困難的原因。

3.因為人員變動造成的資料斷檔的情況，在一般情況下，電站工程的建設(shè)周期較長，在施工過程中一旦出現(xiàn)相關(guān)人員職位的變動，就會使得基礎(chǔ)資料的交接過程產(chǎn)生不必要的漏洞，給歸檔的預編制管理造成了很大困難。

4.電站項目竣工資料的整理不規(guī)范、不統(tǒng)一，主要是因為技術(shù)人員對于資料整理以及歸檔的認識理解不一致，在工程建設(shè)過程中不注重資料收集，相關(guān)人員不清楚竣工資料的標準，花費很大時間收集的資料并不符合預編制管理的要求，甚至于廠家用于廣告宣傳的卷內(nèi)目錄或者是案卷目錄當做是竣工歸檔的資料，造成時間、人力、物力的浪費。

三、電站工程項目竣工資料歸檔的預編制管理的具體要求

（一）預編制管理的一般要求?？⒐べY料歸檔的預編制管理要求項目齊全、內(nèi)容完整、格式規(guī)范、系統(tǒng)一致、客觀真實等，最重要的是符合竣工資料的規(guī)范以及技術(shù)標準。具體來說，第一，項目齊全性要求，需要按照電站工程項目檔案資料管理的規(guī)定，保證竣工資料的齊全、完整；第二，內(nèi)容完整性要求，主要包括：安裝調(diào)試報告、安裝調(diào)試驗收記錄、質(zhì)量評定記錄、設(shè)計修改通知、相關(guān)技術(shù)措施、竣工圖紙以及產(chǎn)品材料的說明書等；第三，格式規(guī)范性要求，對于電站工程竣工資料整理收集中，各類型的往來文件、各類施工工作報告、驗收簽證文件以及質(zhì)量評定表格等應(yīng)該符合國家規(guī)定的《工程施工質(zhì)量評定與重大建設(shè)項目檔案驗收規(guī)定》；第四，要求客觀真實，主要是針對隱蔽工程的驗收以及自檢記錄的真實性進行檢查，需要相關(guān)各方面的主要人員的簽字真實性；第五，保證系統(tǒng)一致性以及資料手續(xù)的完備性要求，主要指的是開工竣工的日期應(yīng)一致，工程量保持一致，合同價款與完成投資的一致性。

（二）歸檔預編制管理的重要性要求。電站工程項目竣工資料歸檔的預編制管理的重要性要求主要包括：第一，電站工程的施工單位質(zhì)量保障體系需要貫徹執(zhí)行相關(guān)規(guī)范要求。重點在于監(jiān)理質(zhì)量管理機構(gòu)以及專職質(zhì)量的檢測人員，同時成立質(zhì)量保障體系，對文件的編制、收集整理進行監(jiān)督，遵循質(zhì)量管理規(guī)章制度、質(zhì)量檢查標準等；第二，對于電站工程項目施工中各類儀器、設(shè)備必須具備法定的計量部門的鑒定證書或者是質(zhì)量檢測的證明書；第三，電站工程項目資料歸檔的預編制劃分需要合理，要嚴格按照設(shè)計單位以及施工單位的方案要求，進行質(zhì)量控制的原則性劃分；第四，重點項目的劃分以及質(zhì)量評定的規(guī)范性要求，應(yīng)該嚴格按照質(zhì)量評定標準填寫工程項目的質(zhì)量評定書面證明，更需要相關(guān)單位的質(zhì)量符合意見；第五，竣工圖紙繪制時數(shù)據(jù)的正確性要求，對于竣工圖紙的繪制要具有內(nèi)容全面的說明、真實規(guī)范的符號標準，保證所填寫的項目名稱完整，加蓋的竣工圖章應(yīng)與工程名稱以及施工單位名稱一致。

（三）歸檔預編制管理的專業(yè)性要求。電站工程項目竣工資料歸檔的預編制管理的專業(yè)性要求是結(jié)合了機電安裝專業(yè)進行的，不僅需要專業(yè)的技術(shù)人員重重把關(guān)，更重要的是要保證竣工資料的完整性以及真實性，尤其是涉及到專業(yè)強制性文件的實施記錄時，除了保證資料的完整齊全，還應(yīng)該具備主要材料的出廠合格證、驗收報告以及進場檢驗報告、隱蔽工程質(zhì)量的控制資料、施工記錄以及驗收報告等。印度電站工程重要部件的焊接該工藝以及程序設(shè)計等，都應(yīng)該符合專業(yè)性要求。

四、結(jié)束語

印度電站工程項目竣工資料歸檔的預編制管理中涉及到的主要有竣工資料的收集、整理以及歸檔管理，這是一門兼具復雜性、綜合性以及多學科、多專業(yè)的工作，整理期限較長。因此在工程的初建就應(yīng)建立資料規(guī)范化的規(guī)章制度以及預編制管理制度，同時設(shè)立有效的資料查詢體系，另外竣工資料的索引體系也應(yīng)該建立，這樣才能夠準確的進行竣工資料的保管以及移交。

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