高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對(duì)策

文/內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué) 烏日娜

一、高等學(xué)校人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案的作用。高等學(xué)校人事檔案管理工作是高等學(xué)校人事信息、人才管理、人才流動(dòng)及人才使用的重要環(huán)節(jié)。高等學(xué)校人事檔案真實(shí)記載著每位教職員工（即：專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、工勤人員）的各歷史時(shí)期、各學(xué)習(xí)階段、不同工作經(jīng)歷的全過(guò)程。如：學(xué)歷、技術(shù)職稱(chēng)、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲、經(jīng)歷等情況。從人才開(kāi)發(fā)利用、使用管理的角度來(lái)看，高等學(xué)校人事檔案的作用可分為以下幾種類(lèi)型：1.為個(gè)人升遷進(jìn)職、單位求才提供大量豐富、原始可靠、真實(shí)有效的資料和數(shù)據(jù)。2.在高等學(xué)校教職員工的日常生活工作中，人事檔案也扮演著重要的角色，如：證明某個(gè)人的年齡、出生地、工資收入、獎(jiǎng)懲狀況等。3.記錄了某個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。4.不同時(shí)期的工作軌跡和過(guò)程。5.人事檔案可以為本人、學(xué)校、社會(huì)等方方面面提供各種需求的依據(jù)，如：人事檔案管理部門(mén)可以依據(jù)個(gè)人的人事檔案為教職員工辦理購(gòu)房貸款、購(gòu)車(chē)貸款等手續(xù)，還可為本校的教職員工提供婚姻狀況證明、身份認(rèn)定、辦理社會(huì)保險(xiǎn)，為教職員工代辦申報(bào)職稱(chēng)、根據(jù)檔案確定退休年齡、代為繳納職工養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整，出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。因此，高等學(xué)校人事檔案的重要性顯而易見(jiàn)，不僅對(duì)本校的人才開(kāi)發(fā)、利用、管理具有舉足輕重的作用，而且對(duì)社會(huì)公共服務(wù)及人才的管理者、人才的決策者、人才的使用者來(lái)說(shuō)，人事檔案的價(jià)值及作用也是不可代替的。

（二）人事檔案管理的意義。在中國(guó)，人事檔案對(duì)人才使用、開(kāi)發(fā)、管理及流動(dòng)都具有極大的作用。例如：某人想調(diào)整自己的工作，調(diào)到更適合自己發(fā)揮專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)的地方或單位工作，如若原工作單位不同意其調(diào)到其他工作單位。則此人的人事檔案就不能轉(zhuǎn)出，即使此人離開(kāi)原工作單位，到新工作單位工作，在沒(méi)有人事檔案的情況下，當(dāng)事人會(huì)遇到很多與人事檔案有關(guān)的困難和麻煩。如果建立起人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，所有的人都是社會(huì)人，而不是受某個(gè)單位限制的單位人，個(gè)人的人事檔案由社會(huì)化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，上述案例不復(fù)存在，人才流動(dòng)更加便利快捷，人才會(huì)釋放出巨大的能量，發(fā)揮不同于在一個(gè)固定單位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、電子化、人才服務(wù)社會(huì)化的背景下，建立高等學(xué)校人事檔案與社會(huì)人才管理機(jī)構(gòu)的人事檔案管理的互連互動(dòng)、信息互享，帶動(dòng)全社會(huì)對(duì)人才信息的公開(kāi)化，讓不僅是所在學(xué)校了解和掌握人才信息，整個(gè)社會(huì)也能了解和掌握人才的真實(shí)狀況，使人才不僅在本學(xué)校發(fā)揮作用，在社會(huì)上也能發(fā)揮其巨大的作用。為建設(shè)中國(guó)特色的社會(huì)主義社會(huì)服務(wù)。人事檔案管理的重大意義就在于人才的開(kāi)發(fā)和最大限度地使用人才。

（三）人事檔案社會(huì)價(jià)值。高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、社會(huì)化、電子化，可以提高人事檔案管理的效率，能更加充分有效地使高等學(xué)校、社會(huì)組織或機(jī)構(gòu)了解人才、選擇人才、使用人才，為各個(gè)高等學(xué)校、社會(huì)組織、社會(huì)機(jī)構(gòu)及全社會(huì)服務(wù)。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的管理、利用僅限于本單位內(nèi)部，嚴(yán)重制約了人事檔案的使用價(jià)值和利用率。同時(shí)也制約了人才的使用、流動(dòng)及服務(wù)社會(huì)的作用。高等學(xué)校人事檔案管理改革是時(shí)代賦予高等學(xué)校的歷史使命，高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、電子化、社會(huì)化，是全面深化改革的要求，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，也是對(duì)高等學(xué)校人事檔案管理模式進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化、電子化、經(jīng)濟(jì)化改革的要求。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理是封閉的、單一的、不追求使用率及利用率，人事檔案是在各個(gè)單位內(nèi)部人事部門(mén)進(jìn)行嚴(yán)密的管理。當(dāng)今是改革開(kāi)放的時(shí)代，人才的社會(huì)性要求越來(lái)越高，如果還是按傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行管理，不進(jìn)行與時(shí)代相適應(yīng)的改革，就不能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，就不能與時(shí)俱進(jìn)，從而嚴(yán)重影響和制約了人才的開(kāi)發(fā)、培養(yǎng)、使用及社會(huì)化服務(wù)。同時(shí)也不符合現(xiàn)代信息化、經(jīng)濟(jì)化、科技化、市場(chǎng)化社會(huì)的要求。高等學(xué)校人事檔案管理改革就是要改革人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新高等學(xué)校人事檔案管理利用的高效化、社會(huì)化及人才的社會(huì)流動(dòng)化，最大限度地提高高等學(xué)校人事檔案的社會(huì)利用價(jià)值。

二、高等學(xué)校人事檔案管理工作的改善對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)高等學(xué)校人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查力度。高等學(xué)校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理工作的工作人員要重視人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常檢查人事檔案的管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，且對(duì)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題給予及時(shí)地解決。高等學(xué)校的人事檔案，在人才流動(dòng)、人才交流、干部選拔任用等方面扮演著極其重要的角色。伴隨著全面深化改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國(guó)的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都會(huì)不斷地改革、創(chuàng)新及完善，與之相對(duì)應(yīng)的人事檔案管理工作及制度也會(huì)隨之相應(yīng)地改革、發(fā)展、完善。改革高等學(xué)校人事檔案管理工作及制度是時(shí)代對(duì)高等學(xué)校提出的要求，是全面深化改革對(duì)高等學(xué)校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流動(dòng)，發(fā)揮人才最大的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值對(duì)高等學(xué)校提出的要求。因此，我們的高等學(xué)校一定要在全面深化改革的新的歷史時(shí)期加大力度管理好高等學(xué)校教職員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的真實(shí)性作用、歷史性作用及全貌性作用。

（二）便于人才流動(dòng)、給人才流動(dòng)創(chuàng)造便捷、高效的服務(wù)。傳統(tǒng)觀(guān)念對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)是，人事檔案只是管理、不要出任何問(wèn)題（諸如：丟失、損毀等），對(duì)于利用、發(fā)揮其使用價(jià)值卻一直認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對(duì)人才的了解和認(rèn)可等方面的重要作用。

在現(xiàn)代化的信息社會(huì)里，宣傳（即：信息的公開(kāi)和傳播）是現(xiàn)代社會(huì)的重要特征，人才的特長(zhǎng)是通過(guò)可公開(kāi)的檔案信息傳遞到方方面面的，能夠充分發(fā)揮每個(gè)人才的作用，是對(duì)國(guó)家、社會(huì)及單位的重要貢獻(xiàn)，也是對(duì)我國(guó)社會(huì)主義不斷發(fā)展、邁向精神文明、物質(zhì)豐富的國(guó)際化社會(huì)的重要貢獻(xiàn)。

創(chuàng)造合理高效、便于流動(dòng)、信息快捷的人事檔案管理體制，是我國(guó)高等學(xué)校當(dāng)前人事檔案改革和發(fā)展的首要任務(wù)。高等學(xué)校人才的社會(huì)流動(dòng)，推動(dòng)高等學(xué)校之間的競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展及進(jìn)步。高等學(xué)校人才的校內(nèi)流動(dòng)，促進(jìn)校內(nèi)各院系的競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展及最大限度地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。因此，高等學(xué)校的人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理人員的事，更是高等學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的重要任務(wù)。

（三）改進(jìn)傳統(tǒng)觀(guān)念，充實(shí)更新檔案內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容是政治面貌、年度總結(jié)、職稱(chēng)評(píng)定、表彰獎(jiǎng)懲等，但是，作為一個(gè)高等學(xué)校卻恰恰忽略了專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員（教師及研究人員）的業(yè)務(wù)檔案。對(duì)于行政管理人員來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的人事檔案管理對(duì)于人員的流動(dòng)、變遷、使用還能應(yīng)付，但是，對(duì)于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員來(lái)說(shuō)，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的交流、使用、發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)上，受到制約和限制，不能充分反映專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的專(zhuān)業(yè)信息，制約了專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員作用的發(fā)揮，最終受損失的是我們的國(guó)家、社會(huì)及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才所在的高等學(xué)校。

高等學(xué)校的作用很多，但其中之一是提供社會(huì)服務(wù)，高等學(xué)校的管理人員是給專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員提供服務(wù)平臺(tái)，使其最大限度地發(fā)揮自己的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)，作出貢獻(xiàn)，來(lái)影響和提升學(xué)校的聲譽(yù)、地位、知名度等，給學(xué)校帶來(lái)價(jià)值和利益。因此一個(gè)高等學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地發(fā)揮專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的作用，要想最大限度地發(fā)揮專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的作用，就要充分做好高等學(xué)校專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才的信息資源庫(kù)，有效合理地利用人事檔案這個(gè)人才信息資源庫(kù)，最大限度地發(fā)揮人才的作用，是人事檔案管理工作的突出目的。把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)施設(shè)備應(yīng)用到人事檔案管理中，提高人事檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是人事檔案管理改革的重要任務(wù)。高等學(xué)校在人事檔案管理改革過(guò)程中，要提高人事檔案管理工作的水平和效率，要準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞人才信息，為人才的需求者提供全面、真實(shí)、高效、便捷的人才信息服務(wù)?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)，高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅要添加、充實(shí)這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，還要組織和培訓(xùn)好人事檔案的管理人員，熟練掌握及熟練使用這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，使其為高等學(xué)校人事檔案管理工作帶來(lái)高效、快捷、便利。另外，在加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)時(shí)，還要注意保存好紙制人事檔案，因?yàn)閿?shù)字化檔案的原始性和真實(shí)性較難鑒別。還有，不向外公開(kāi)的、有密級(jí)的人事檔案也以紙制檔案保存為宜?？上蛲夤_(kāi)的人事檔案，進(jìn)行數(shù)字化管理，可以有效、快速地為社會(huì)服務(wù)，省時(shí)省力，迅速便捷，節(jié)省經(jīng)費(fèi)和人力。人才的利用方和查閱方可以通過(guò)已經(jīng)普及的互聯(lián)網(wǎng)查閱人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事檔案信息，對(duì)人才資源進(jìn)行充分利用，盡量減少人才的閑置和浪費(fèi)，把人才充分和有效地利用好，使其為國(guó)家和社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

（五）促進(jìn)人事檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不僅可以使人事檔案管理人員按國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的管理、操作及提供利用，還可以使人事檔案在流動(dòng)、參閱、保密等多個(gè)環(huán)節(jié)高速、快捷、方便地為利用者服務(wù)。高等學(xué)校是人才高度集中，人員多、流動(dòng)頻繁的單位，實(shí)行人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，既可以省時(shí)省力、減少管理人員、節(jié)省經(jīng)費(fèi)和開(kāi)支，還可以給利用者提供便于查閱、省時(shí)省力的便捷服務(wù)。

所謂標(biāo)準(zhǔn)化，就是國(guó)家按不同的單位及特征制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，如高等學(xué)校的人事檔案不僅有傳統(tǒng)的內(nèi)容（工作總結(jié)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、工資收入、職務(wù)變動(dòng)等），還應(yīng)該給專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員（教師及研究人員）增加能反映其教學(xué)能力、科研能力、學(xué)術(shù)及專(zhuān)業(yè)水平等項(xiàng)內(nèi)容。即對(duì)于高等學(xué)校的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，在檔案中能反映如下方面：一是能反映出政治素養(yǎng)、道德品行。二是能反映出貢獻(xiàn)度大小及工資收入。三是能反映出業(yè)務(wù)能力、科研水平。這樣，就能給那些高等學(xué)校的主流群體，高等學(xué)校賴(lài)以生存的支柱，給高等學(xué)校帶來(lái)聲譽(yù)、地位及知名度的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員群體在人事檔案中有了比較全面的記載。

高等學(xué)校人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理也是人事檔案管理制度改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理能大大提高人事檔案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，為人才的使用者、管理者服務(wù)。

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