高職院校檔案工作規(guī)范化管理建設(shè)探析——以重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院檔案館為例

文/重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院檔案館 李玲

檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是學(xué)校的寶貴財富。為避免檔案信息資源流失，必須健全檔案管理制度，因為只要有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化實施，這也是檔案管理工作順利進行的保證。本文結(jié)合重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院檔案館的管理工作實踐，對高職院校檔案工作的規(guī)范化管理建設(shè)進行探析，意在提高高職院校檔案管理水平與質(zhì)量。

一、開展規(guī)范化管理建設(shè)實踐工作

規(guī)范化管理建設(shè)是指為使我校檔案館對檔案資源、工作流程、管理方法開展管理與服務(wù)的各項工作范圍內(nèi)獲得最佳秩序，取得最佳效果，實現(xiàn)最佳目的，對實際的或潛在的問題指定共同的和重復(fù)使用的系列規(guī)則而開展的系列科學(xué)有效的管理建設(shè)活動。

（一）構(gòu)建科學(xué)的管理體系。我館根據(jù)學(xué)校的實際情況，按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，針對讀者的需求和我校的教學(xué)運行特點、人才培養(yǎng)模式以及學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，在業(yè)務(wù)管理工作實踐中形成了紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理等工作模式。

1.檔案收集：（1）收集的材料包括：收集本校黨政管理、教學(xué)、等形成的具有保存價值的文件、聲像材料以及上級機關(guān)公文，會議交流材料等。（2）內(nèi)容要求：要求歸檔的文件材料齊全完整；載體和書寫材料等符合標準。

2.檔案整理：紙質(zhì)檔案材料整理分類→排列→編號→編制卷內(nèi)目錄→裝訂→填寫軟卷皮封面→卷內(nèi)備考表→負責人簽字、整理立卷人簽字與立卷時間→分類入柜排序的整理工作流程。

3.檔案保管安全管理要求：檔案庫房是存放學(xué)院檔案的重地，我館嚴格按照庫房“八防”——防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光和防霉要求加強庫房管理。

（二）實施規(guī)范化的管理工作。為提高接收、整理、加工、保管、借閱等各項管理工作的效率與質(zhì)量，有效地規(guī)范各項管理工作行為與操作方法，我館在學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)的支持下，制定了《檔案規(guī)范化管理條列》等實施系列管理標準，特別是《技術(shù)管理規(guī)定》，以通俗易懂的文字、圖、表的形式對檔案的裝訂材質(zhì)、尺寸、規(guī)格、字體、組裝形式、組卷內(nèi)容、立卷方法等都作了認真與詳細的規(guī)范化規(guī)定，具有很強的實用性和可操作性，為提升我館的檔案工作規(guī)范化管理建設(shè)提供了技術(shù)保障，使我館的檔案管理工作有章可循。

（三）完善規(guī)范化的管理制度?？茖W(xué)有效的管理制度是開展各項管理工作的前提與保障。我館針對檔案管理工作的各個管理環(huán)節(jié)與管理模式，圍繞規(guī)范檔案管理工作，從實際出發(fā)，結(jié)合學(xué)校規(guī)范化管理建設(shè)的總體要求，先后制定了信工學(xué)院檔案管理規(guī)定，學(xué)院檔案實體分類方案等為主的管理運行制度，以確保各項管理環(huán)節(jié)的暢通、有序、到位；使我館檔案管理工作進入制度化管理進程，做到了有規(guī)可依，有章可循。

二、開展規(guī)范化管理建設(shè)實踐的思考

通過開展檔案工作的規(guī)范化管理建設(shè)，我們雖然收到了一定的成效，但要清楚地認識到我館目前仍存在一些不足，還有待于進一步的找出差距，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，尋求科學(xué)的解決路徑，提煉出有效的解決方法，形成科學(xué)的規(guī)范化管理建設(shè)思路。

（一）要重視檔案管理工作。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，自覺提高檔案管理意識，將檔案管理與各部門的工作管理結(jié)合起來，將檔案管理作為部門管理考核的一項重要內(nèi)容。眾所周知，檔案資源是為學(xué)校各項管理工作服務(wù)的，所以，學(xué)校各部門在強調(diào)教學(xué)工作的重要性時，也不要忽略了檔案管理工作的重要性。在思想上要樹立檔案資源保護意識，在實際行動上要對檔案管理工作抓嚴、管緊，對檔案資料要嚴格整理和保護，堅決杜絕檔案信息資源的流失現(xiàn)象。要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，加強檔案工作的規(guī)范化管理建設(shè)，提高檔案工作管理質(zhì)量與水平，讓檔案資源更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

（二）加強檔案人員培訓(xùn)。從總體來講，我校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，要適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展與變革中的檔案工作管理，還需要加強對檔案人員的培訓(xùn)教育，在實際工作中要做好以下方面的工作：

首先，要加強檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)。檔案人員必須具備最基本的檔案管理的專業(yè)知識，對檔案工作內(nèi)容、工作流程、服務(wù)方法有細致的了解，對檔案工作事務(wù)有清楚的認識。因此，應(yīng)不定期地對檔案的分類、整理、立卷等一整套檔案工作的規(guī)程進行培訓(xùn)，讓檔案人員熟悉業(yè)務(wù)技能，增加專業(yè)知識。。

其次，要保持檔案人員的穩(wěn)定。由于檔案工作相當繁瑣、細致，既有大量機械重復(fù)性的簡單勞動，還有精深細密的腦力勞動，另外還存在繁重的體力勞動，面對像收集、立卷、組卷等機械、單調(diào)、缺乏技術(shù)性與創(chuàng)造性的工作，檔案人員容易產(chǎn)生枯燥乏味的情緒；面對技術(shù)含量高的工作又表現(xiàn)出恐懼、厭煩情緒；而面對大量繁重的體力，又會體力透支，容易產(chǎn)生失落、悲傷的情緒，所以，檔案工作的職業(yè)特性容易造成檔案人員的不穩(wěn)定性。

[1]羅詩銘.淺談基層檔案工作中存在的問題及對策建議[J].重慶檔案，2013(12):15～16.

[2]高等學(xué)校檔案管理辦法（2008 年9 月1 日 教育部令第27 號令）