探析企業(yè)科技檔案的收集與整理

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名高州供電局 陳世琴

科技檔案是供電企業(yè)越來越重視的一種檔案，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的地位越來越受到重視，認(rèn)真做好企業(yè)科技檔案工作的收集和整理工作，提高對科技檔案的案卷質(zhì)量要求，對企業(yè)的科研成果、提高管理水平、降低企業(yè)耗損、提高經(jīng)濟(jì)效益有非常大的幫助作用，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對科技檔案的收集和整理工作，為檔案部門收集、整理科技檔案提供方便。

一、科技檔案的收集工作

科技檔案是檔案管理的重要內(nèi)容，也是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件。在供電企業(yè)的科技檔案收集中，科技檔案涉及到供電企業(yè)的各個(gè)方面，不僅為供電企業(yè)提供隱形生產(chǎn)力，也為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。做好企業(yè)科技檔案的收集工作，首先要明確企業(yè)檔案部門的指導(dǎo)思想和要求，協(xié)調(diào)、交接科技業(yè)務(wù)部門的歸檔文件，掌握科技檔案收集工作的途徑和方法，積極開展科技檔案的收集工作。按照供電局對工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，通過以收集、整理的形式進(jìn)行工程項(xiàng)目資料的收集，保證工程項(xiàng)目資料的真實(shí)完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確，只有保證科技檔案的質(zhì)量，才能發(fā)揮企業(yè)科技的有效性。

在供電局的科技檔案中記錄供電企業(yè)的各種活動(dòng)，電力基礎(chǔ)建設(shè)以及科研活動(dòng)，對工程項(xiàng)目的立項(xiàng)及竣工等過程的記錄整理，電網(wǎng)生產(chǎn)、運(yùn)行，改擴(kuò)建和維修等各種資料形成檔案。檔案人員向供電局人員征集科研成果的檔案，對本單位各職能部門的科技檔案進(jìn)行收集，移交本單位個(gè)人科技檔案。

企業(yè)檔案人員必須熟悉和掌握收集各工程項(xiàng)目檔案的渠道和方法，檔案人員對科技檔案意識的強(qiáng)弱，對檔案工作中科技檔案的收集有著重大的影響。所以，還要加強(qiáng)檔案人員的科技檔案收集的意識，做好供電企業(yè)科技檔案收集的關(guān)鍵是對系統(tǒng)的科技檔案和零散的科技檔案進(jìn)行分門別類地收集，既要增強(qiáng)檔案人員的科技工作意識，又要把科技思想貫穿到工作當(dāng)中，根據(jù)科技檔案收集的規(guī)律，對檔案人員合理分配工作，科學(xué)、有效地進(jìn)行檔案收集。在收集過程中，實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督控制。在科技檔案收集歸檔前，一定做好對科技檔案不完整、收集來源不準(zhǔn)確等各種情況的記錄和報(bào)告，并進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

二、加強(qiáng)科技檔案整理工作

供電企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)中對科技的檔案要求越來越高，企業(yè)對科技檔案的調(diào)閱愈來愈頻繁，已有的檔案管理模式適應(yīng)不了新環(huán)境下檔案工作的新要求，加之供電企業(yè)的不斷發(fā)展，電力事業(yè)的改革等因素的影響，使電力企業(yè)愈來重視科技檔案的收集、管理和利用，在提高管理和利用方面，對科技檔案工作進(jìn)行卓有成效的保護(hù)措施。

（一）案卷內(nèi)的科技文件有序排列。在供電企業(yè)的所有科研科技檔案，應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列。零散的科技檔案做到有規(guī)律、有目的地排列。對各工程基建項(xiàng)目資料應(yīng)按照開工時(shí)間、材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、運(yùn)行、維修等一系列的運(yùn)行制度進(jìn)行整理，也可按照各自相關(guān)聯(lián)的案卷實(shí)行類目排列或單獨(dú)組卷。

（二）案卷封面制作規(guī)范?？萍紮n案的案卷封面要制作規(guī)范，符合標(biāo)準(zhǔn)。可在案卷外封面的正表面和案卷內(nèi)封面上制作。制作時(shí)，應(yīng)簡明案卷題名、準(zhǔn)確概括案卷內(nèi)容。對案卷題名應(yīng)包括名稱、代字、代號、組件、部件、階段的代號和名稱。對編制單位，應(yīng)注明案卷材料的主要單位或負(fù)責(zé)人。寫清楚案卷文件材料的起止日期。按照科技檔案要求，對檔案的保管年限注明保管期限，并填寫保管密級。填寫案卷的目錄號、分類號和順序號，以及檔案室的代號和編號，對本案卷的定本進(jìn)行微縮編號的填寫。

（三）準(zhǔn)確填寫頁碼。對科技檔案案卷內(nèi)的文件材料進(jìn)行頁碼編寫，對有書寫內(nèi)容的頁面進(jìn)行編號，統(tǒng)一規(guī)范單頁面在右下角編寫，雙頁面文件材料正面在右下角，背面在左下角進(jìn)行編寫。對于成套、冊等科技檔案的情況，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，原頁碼也可代替卷內(nèi)頁碼。若與其他零散科技檔案組合一起的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料的末尾，備注中注明總頁碼即可。

（四）卷內(nèi)目錄編制清晰。對卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)清晰，順序號按照阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)注，文件材料題名、文件編號、責(zé)任人、日期、頁次等應(yīng)清晰規(guī)范。卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)排在案卷文件材料的前面。

（五）卷內(nèi)備考表制作。卷內(nèi)備考表要標(biāo)明科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)和需要說明的問題，應(yīng)排在卷內(nèi)文件的末尾。

三、結(jié)語

科技檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中必不可少的工作，在企業(yè)中的利用價(jià)值越來越大，特別是供電企業(yè)對科技檔案的利用率及其在生產(chǎn)經(jīng)營中的地位越來越高，檔案人員要充分認(rèn)識、認(rèn)真做好企業(yè)科技檔案工作的收集與整理，加強(qiáng)對企業(yè)科技檔案工作的案卷質(zhì)量把關(guān)，為企業(yè)有效地服務(wù)，使企業(yè)的科技檔案工作與企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營同步發(fā)展。

[1] 史濟(jì)華.加強(qiáng)企業(yè)科技檔案的收集與管理.[J].機(jī)電兵船檔案，2011，2(1)：11～12.

[2] 陳碧燕.淺談企業(yè)科技檔案的收集與整理.[J].2012，2（3）:35～36.