淺議高?；n案信息化管理

文/浙江科技學(xué)院檔案館 徐秀娟

淺議高校基建檔案信息化管理

文/浙江科技學(xué)院檔案館 徐秀娟

【摘要】本文分析了高?；n案信息化的涵義，以及針對高?；n案的特點(diǎn)和實(shí)行信息化管理的必要性、信息化建設(shè)過程存在的問題等進(jìn)行闡述，最終能更好地加快高?；n案的信息化建設(shè)步伐。

【關(guān)鍵詞】基建檔案；信息化

當(dāng)前，在我國信息化快速發(fā)展的形勢下，我國高校招生規(guī)模發(fā)展迅速，高校工程建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，高校工程建筑檔案也隨之日益顯現(xiàn)出其在基本建設(shè)中的地位和作用。與此同時(shí)，形成了大量的業(yè)內(nèi)資料——高校建筑工程檔案。

一、高?；n案信息化含義

所謂高校基建檔案的信息化，就是高校檔案館（室）的專業(yè)技術(shù)人員以紙質(zhì)檔案資料或機(jī)讀形式的檔案資料為主要對象，用計(jì)算機(jī)對檔案資料文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)軟件的形式提供相關(guān)部門進(jìn)行利用的過程。

二、在新形勢下高?；n案存在的特點(diǎn)

（一）高校建筑項(xiàng)目的檔案資料來源的連續(xù)性。高校基建部門的基建檔案，它所涉及的材料從提出項(xiàng)目建議書，到全面完成建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收，這一成套的基建材料來自政府部門的審批、設(shè)計(jì)部門的設(shè)計(jì)和論證、施工單位的建設(shè)、監(jiān)理單位的監(jiān)督、材料設(shè)備等供應(yīng)單位的供給、質(zhì)檢部門的質(zhì)量監(jiān)察評估等，從而使基建檔案材料的來源有著連續(xù)不可分割性。

（二）建設(shè)項(xiàng)目檔案過程的完整性。基建檔案在項(xiàng)目建設(shè)過程中，包括擬建項(xiàng)目的建議、可行性方案的研究、編制初步工程設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)形成的文件、地質(zhì)地貌的勘察、工程設(shè)計(jì)招標(biāo)、企業(yè)簽訂合同以及施工、竣工、驗(yàn)收的整個(gè)過程中所形成的文件和材料，這一過程是工程建設(shè)全程真實(shí)的、客觀記錄。這些檔案反映工程各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律。

（三）基建項(xiàng)目的檔案數(shù)量眾多。建設(shè)單位在建設(shè)過程中，參與的單位多，涉及的專業(yè)廣泛，則形成了基建歸檔的材料數(shù)量比單位里其它的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)形成的檔案歸檔的材料多。比如我們學(xué)校的新校區(qū)建設(shè)，體育場館建設(shè)等工程項(xiàng)目已形成的基建檔案數(shù)量就達(dá)100余卷。

（四）基建項(xiàng)目涉及內(nèi)容的繁雜性?；n案在建設(shè)過程中，則需要涉及到天氣情況、地質(zhì)地貌、環(huán)境保護(hù)、建筑結(jié)構(gòu)、給排水工程、變電站、采暖系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、自動(dòng)化控制系統(tǒng)、消防等專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)內(nèi)容的有機(jī)融合，則導(dǎo)致了基建檔案材料內(nèi)容的繁雜性。

三、高?；n案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性

（一）采用傳統(tǒng)的人工管理方式來管理繁雜的基建檔案，不利于基建檔案的高效利用。高?；n案的高效利用是檔案管理者的最終目標(biāo)，檔案管理技術(shù)人員通過手工的收集、篩選、管理、利用。對管理人員來說，工作量增大且效率低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果實(shí)行信息化管理檔案后，那么檔案管理更多的是體現(xiàn)出信息化和高效性。檔案的利用價(jià)值也反映出來了。有些高校在保存整幢樓圖紙檔案時(shí)，考慮到該檔案圖紙的完整性并防止使用過程中出現(xiàn)問題，把同幢樓的建筑圖紙訂在一起，所以雖然保證了其完整性，但為每次的使用帶來很大的困難，復(fù)印起來也很困難。并且這種方法受到地域的限制，不利于遠(yuǎn)距離的訪問。

（二）加快高?；n案的信息化建設(shè)是最終目標(biāo)。由于當(dāng)前高校辦公的自動(dòng)化、無紙化和電子化管理的逐步應(yīng)用，高校檔案管理的方法顯著改變，例如學(xué)校文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等整個(gè)流程都會(huì)在計(jì)算機(jī)和通信設(shè)備上實(shí)行，因此檔案管理工作者將面臨更多機(jī)讀形式的文件。

四、 高校基建檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化存在的問題

（一）檔案管理人員的檔案專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，要求部門歸檔材料質(zhì)量不高。導(dǎo)致高?；ㄖ匾獧n案缺失現(xiàn)象很嚴(yán)重,高校基建主管部門以及分管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案歸檔工作認(rèn)識(shí)不夠，由于思想重視不夠，宣傳力度不到位，導(dǎo)致部分基建檔案的管理人員存在著“重建設(shè)、輕檔案”的錯(cuò)誤思想。

（二）基建檔案缺少部門相關(guān)制度的保障,管理過程不規(guī)范?；谡麄€(gè)基建工程涉及到多個(gè)部門，各個(gè)部門在檔案管理工作中，則缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，最終導(dǎo)致歸檔工作難以落實(shí)下去，不同部門的管理人員敷衍了事，消極對待。因此歸檔時(shí)間嚴(yán)重滯后、拖拉直至遙遙無期。更重要的是，檔案管理部門在人員、經(jīng)費(fèi)保障上也不能滿足，這都是相關(guān)部門缺乏制度保障和管理不規(guī)范造成的。

（三）管理部門缺乏檔案專業(yè)人員。在我國當(dāng)前信息化形勢下，由于招生規(guī)模擴(kuò)大，許多高校在進(jìn)行新校區(qū)擴(kuò)建的建設(shè)，原來基建部門和檔案管理部門的人員都比較少，而專職的檔案管理技術(shù)人員更是嚴(yán)重缺乏，既懂基建業(yè)務(wù)又擅長檔案管理知識(shí)的人員更少。因此，作為一名現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)人員，既要熟悉基建的整個(gè)工作流程，跟蹤好檔案，又能熟練掌握好檔案管理信息化知識(shí),能熟悉檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)和系統(tǒng)操作。如果在建的“新校區(qū)”建設(shè)規(guī)模巨大，如果沒有相應(yīng)地實(shí)行信息化技術(shù)管理,那么很容易導(dǎo)致基建資料的丟失，建設(shè)單位和施工單位沒有相關(guān)人員管理則很容易出現(xiàn)這種情況。

（四）基建檔案的信息化程度不夠。隨著世界信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理專業(yè)軟件也在不斷地開發(fā)、升級和利用，對繁雜的基建檔案進(jìn)行有效的信息化管理已成為時(shí)代發(fā)展的趨勢。從當(dāng)前情況上看，高校檔案各管理部門的發(fā)展水平還存在著差異，一些新單位的信息化水平程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這些都影響基建檔案的有效管理。

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