發(fā)揮綜合辦公室參謀作用之我見(jiàn)

文/武夷山國(guó)家旅游度假區(qū)管理委員會(huì) 王禮友

參謀工作是機(jī)關(guān)綜合辦公室的重要工作之一。新型理念和全新的觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)必須通過(guò)參謀工作的“橋梁”，在整體上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，并且在具體運(yùn)作細(xì)節(jié)上對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實(shí)完善的作用，且對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍作用，還對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒警策作用。參謀工作的特征體現(xiàn)在：獨(dú)立性與兼并性同具、個(gè)體性與共存性相容。參謀工作的特征具有不同的作用，要依據(jù)不同問(wèn)題的難易程度來(lái)解決問(wèn)題，用合適的時(shí)機(jī)把握來(lái)使用適宜的解決辦法，這樣，靈活多變的形式就能使綜合辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中體現(xiàn)層次不同的參謀智囊作用。

一、體現(xiàn)特征性參謀之道，貴在精于謀略之思

千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜的辦公室參謀工作，究其根底是“謀略”二字，指用巧妙的思慮，進(jìn)行統(tǒng)籌性的、全局性的計(jì)謀與方略，實(shí)質(zhì)目標(biāo)是用謀略來(lái)解決爭(zhēng)端、化解矛盾的方法。參謀工作涉及面廣，涵蓋了擬制文稿、信息傳達(dá)、預(yù)案設(shè)計(jì)以及建議申訴等內(nèi)容，而巧妙的構(gòu)思謀略就融于這些日常工作當(dāng)中。對(duì)這些日常文稿的擬制意見(jiàn)、處理爭(zhēng)端和化解矛盾的巧妙方法以及統(tǒng)籌設(shè)計(jì)的安排部署等，都是謀略在日常參謀工作中的具體表現(xiàn)。立意高遠(yuǎn)、層次分明、統(tǒng)籌兼顧的信息，其中必須蘊(yùn)有參謀工作的因果分析、循序漸進(jìn)、辯證思慮的構(gòu)思與框架，這也都是謀略的具體表現(xiàn)形式，至于更深層次的、直接剖析問(wèn)題的預(yù)案建議，更是典型的謀略形式。

要學(xué)會(huì)在思慮中選優(yōu)，在謀略中比較。信息資料來(lái)源于辦公室日常詳盡的采集工作，基礎(chǔ)資料的翔實(shí)性和全面性，是制定計(jì)劃和目標(biāo)決策的前提條件，而多種具體方案的提供選擇則是調(diào)整計(jì)劃和決策創(chuàng)優(yōu)的方法和策略。從上可以看出，基礎(chǔ)全面而翔實(shí)的資料信息為前提，考慮比較多因性變化的具體方案為方法策略，這樣，在這兩者之間進(jìn)行綜合權(quán)衡、比較優(yōu)劣，就是參謀工作中要運(yùn)用到的“謀略”戰(zhàn)術(shù)。多種方案的擬定，需要在方案當(dāng)中選優(yōu)淘劣，用事實(shí)的、詳細(xì)的佐證資料加以統(tǒng)觀比較，進(jìn)行合理化論證，為決策者進(jìn)行重大決策提供全面的、動(dòng)態(tài)化的權(quán)衡方略。這就要求辦公室工作在工作環(huán)節(jié)中要注意：收集、處理信息時(shí)，要兼顧全面的、動(dòng)態(tài)的變化態(tài)勢(shì)進(jìn)行不同手段的處理；制訂計(jì)劃時(shí)，要以目標(biāo)體系為指引，用科學(xué)的計(jì)劃模式進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)度；安排具體工作時(shí)，要設(shè)定不同應(yīng)急方案以供選擇。參謀人員要學(xué)會(huì)思考，遇事冷靜理智，多維化地進(jìn)行方案策劃，綜合權(quán)衡利害關(guān)系而采取適宜的參謀方案。在權(quán)衡原則中，第一選擇是利益最大而無(wú)損的方案，第二方案是利益與損失相較，利大于弊的次優(yōu)方案。作為秘書(shū)人員應(yīng)該熟練運(yùn)用權(quán)衡原則，掌握比較選優(yōu)淘劣的策略，同時(shí)要注重及時(shí)性原則和快捷性原則，把握時(shí)機(jī)，促成領(lǐng)導(dǎo)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)、統(tǒng)觀的角度進(jìn)行最優(yōu)決策。

二、彰顯重“謀”不斷品性，貴在把握適時(shí)有度

所謂的“謀”與“斷”是兩個(gè)截然不同的層面，“謀”即是辦公室的參謀身份，“斷”即是領(lǐng)導(dǎo)者的決策地位，“謀”為“斷”服務(wù)，而“斷”以“謀”而生。辦公室的參謀職能具有從屬性，是立意于領(lǐng)導(dǎo)者的決策行為下的從屬性，其功能是為決策全過(guò)程提供參謀性質(zhì)的服務(wù)。信息體系的原則之一體現(xiàn)在信息的時(shí)機(jī)性、信息效應(yīng)的最大值在其接受者的需求最大化時(shí)效應(yīng)最大。某一問(wèn)題的迫切性和實(shí)時(shí)性，是我們參謀工作必須把握的重點(diǎn)，信息在其需求最大化時(shí)會(huì)呈現(xiàn)擴(kuò)大效應(yīng)，而信息的被接受者會(huì)關(guān)注其擴(kuò)大化效應(yīng)而調(diào)整思路及決策。信息的這種擴(kuò)大化效應(yīng)功能要求綜合辦公室提供參謀意見(jiàn)之時(shí)，要找到信息與需求的契合點(diǎn)，把握好時(shí)機(jī)，在兩者相融時(shí)就能起到意想不到的效果，正所謂言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。所謂“機(jī)”，通常是指在特定狀態(tài)下，人們對(duì)所呈現(xiàn)事物的敏感性察覺(jué)以及對(duì)這一敏感察覺(jué)加以深化認(rèn)識(shí)和利用的過(guò)程。綜合辦公室在參謀活動(dòng)中，若能強(qiáng)化敏銳的洞察力，在“火眼金睛”之下把握良機(jī)，用機(jī)智的聰慧運(yùn)用時(shí)機(jī)，就會(huì)以智力的先知獲得較大的參謀成果。若缺乏敏銳的洞察力，沒(méi)有靈敏的時(shí)機(jī)把握度，或者在時(shí)機(jī)面前麻木不仁，就會(huì)在參謀工作中喪失良機(jī)，功虧一簣?！皺C(jī)”，是動(dòng)態(tài)的“機(jī)”。高明的參謀人員，總是會(huì)抓住一瞬即逝的時(shí)機(jī)，在時(shí)機(jī)的變幻當(dāng)中搜尋規(guī)律，于敏銳的心智觀察時(shí)機(jī)，用順勢(shì)的時(shí)局掌握時(shí)機(jī)，及時(shí)籌謀，相時(shí)而動(dòng)。

以其權(quán)謀其政，以其職行其責(zé)，這是一個(gè)正確的職位心態(tài)，不能疏于權(quán)責(zé)，也不能逾越權(quán)責(zé)，正確地發(fā)揮其參謀作用。我國(guó)的歷史史實(shí)有鑒：三國(guó)戰(zhàn)亂中，曹操身邊的謀士楊修一語(yǔ)道破曹操的心思，將機(jī)密泄于眾人面前，動(dòng)搖了三軍軍心，引致殺身之禍。這一史例告誡了身為參謀的職責(zé)人員，要深明自身的權(quán)責(zé)，不能自作聰明，逾越自身的權(quán)責(zé)，以展現(xiàn)自身的聰明，反不知過(guò)于顯露，卻嚴(yán)重觸犯了領(lǐng)導(dǎo)的底線，因此我們要求綜合辦公室的工作人員要正確發(fā)揮參謀職能作用。在秘書(shū)實(shí)踐工作中，擺正自身位置，明確在信息決策程序中謀與斷的兩個(gè)不同層面，明晰自身的謀略職責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)提供多角度、多層面的謀略之策。綜合辦公室在信息決策體系中，是積極的參與者，而不是決斷者，這是辦公室工作的從屬性決定的。楊修的死因之一就是決策越位。

三、重在深謀遠(yuǎn)慮之“深”，貴在高瞻遠(yuǎn)矚之“遠(yuǎn)”

參謀必須要有長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度上，幫助領(lǐng)導(dǎo)在全局上思索，以開(kāi)拓的視野、統(tǒng)觀的意識(shí)謀略運(yùn)籌，以大智慧、大眼光當(dāng)好大參謀，出好大主意。善于從系統(tǒng)整體和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度看問(wèn)題；善于從具體到抽象、從抽象到具體地客觀科學(xué)地思考問(wèn)題；善于將組織整體的利益目標(biāo)與謀劃依據(jù)相吻合。尤其在把握綜合辦公室職能的具體事務(wù)上，要將統(tǒng)合的標(biāo)準(zhǔn)、長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃與具體的事務(wù)工作交互銜接，在原則把握中靈活運(yùn)用，在靈活變換中遵循原則，這即是所謂的把握有度、靈活性與原則兼?zhèn)洹?/p>

謀得深，想得細(xì)，是對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)要求。尤其要強(qiáng)調(diào)預(yù)先安排、提早準(zhǔn)備，要打有準(zhǔn)備之戰(zhàn)，做有準(zhǔn)備之事，不能疲于應(yīng)付、匆忙應(yīng)對(duì)；更不能敷衍了事、草率魯莽。凡事要有所思才能有所為，有所預(yù)才能有所立，參謀要思慮方方面面的反映和聲音，集匯各層次的需求和愿望，設(shè)身處地為辦公室各部門著想，真心實(shí)意為民眾服務(wù)，才能創(chuàng)造性地完成各項(xiàng)綜合事務(wù)。辦公室人員是兵頭將尾，身處“兵”位卻要常常處在“將”的位置上搜集相關(guān)的信息，以與決策密切相關(guān)的信息資源來(lái)深入分析問(wèn)題，協(xié)調(diào)處置問(wèn)題，同時(shí)站在“將”的角度排除不相關(guān)因素的干擾，剔除不相關(guān)信息的資料，以精辟的見(jiàn)解深入剖析信息資源，以求精準(zhǔn)決策、優(yōu)化快捷。所以綜合辦公室人員必須勤奮學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，否則就會(huì)被淘汰；當(dāng)參謀做助手，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，因此要求辦公室人員要有管理的、系統(tǒng)的科學(xué)理念，確立全新的思維方式，實(shí)行全局統(tǒng)領(lǐng)、細(xì)節(jié)精準(zhǔn)的參謀策略，積極進(jìn)行高層次思維實(shí)踐，抓大事、抓長(zhǎng)遠(yuǎn)、抓中心；辦公室人員要注重實(shí)效，力求把具體事務(wù)的每一個(gè)細(xì)微環(huán)節(jié)做好，做到于平凡之處見(jiàn)精彩，要匯聚江河之流入海洋，積聚微小之綿力成千鈞之大勢(shì)。統(tǒng)而言之，即要從大處著手，于小處著眼，才能在工作上游刃有余、百戰(zhàn)百勝。

[1] 張清明.秘書(shū)參謀職能概論[M].北京:人民大學(xué)出版社,2008.

[2] 李玉福,李桂鳳.秘書(shū)實(shí)現(xiàn)參謀職能應(yīng)掌握的四種方法[J].秘書(shū)之友,2006(6).

[3] 馬永春.現(xiàn)代秘書(shū)工作參謀助手職能淺析[M].楚雄師范學(xué)院學(xué)報(bào),2004,(5).

[4] 李冬,胡建榮,王峰,賈永紅.國(guó)有企業(yè)文秘人員如何更好地發(fā)揮參謀助手作用[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2011(15).

[5] 馬延?jì)?企業(yè)辦公室文秘如何發(fā)揮好參謀助手作用[J].中外企業(yè)家,2014(9).

[6] 彭祖之.腳踏實(shí)地抓調(diào)研服務(wù)決策當(dāng)參謀[J].辦公室業(yè)務(wù),2010(3).