公文寫作常見的問題和解決辦法

文/廣東省工商行政管理干部素質(zhì)教育中心 許華君

公文是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體在進行公務(wù)活動時所使用的各種正式文書。是維系公務(wù)活動正常開展的工具，它有著明確的現(xiàn)實目的和效用。公文具有獨特的性質(zhì)和特點，其寫作有與一般文章寫作不一樣的地方，其知識和理論要求有些可以說是大相徑庭。公文寫作是在寫作活動的一般規(guī)律和原理指導(dǎo)下，根據(jù)公務(wù)活動的客觀需要，以黨和國家的路線方針政策和法律、法規(guī)為指導(dǎo)，運用科學(xué)原理和寫作技法，完成公文的撰寫。但對公文寫作，不少人在認識上還存在著一些誤解，認為公文就是應(yīng)用文，應(yīng)用文就是公文，很多公文存在相互抄襲的現(xiàn)象，在寫作時基本上都虛話、套話，談不上什么體裁、結(jié)構(gòu)思路、主題。如何寫好公文，解決對公文寫作的常見問題，主要應(yīng)做好以下幾個方面：

一、認識公文種類并正確使用

公文主要分兩類，一類是行政公文，一類是綜合性文稿。行政公文，又叫公務(wù)文書，是在行政公務(wù)活動中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的文書。它是特殊規(guī)范化的文體，具有法定的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和明確的讀者，有特定的行文格式、行文規(guī)則和辦理辦法。在總結(jié)以往20多年來公文運行管理的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，2012年4月12日，中央辦公廳下發(fā)了《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，規(guī)定行政公文包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要15種。這些公文在各級行政機關(guān)經(jīng)常用到的，用于宣傳貫徹落實黨和國家的路線方針政策、機關(guān)之間的溝通聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方面的意見、推動群眾工作和定紛止?fàn)?。公文是黨和政府的意志體現(xiàn)，表達政府的主張，顯現(xiàn)機關(guān)公務(wù)活動的目的。由于公文的種類和體式是取決公務(wù)活動的性質(zhì)與方式，不同的文種在不同的公務(wù)活動中發(fā)揮著不同作用。因此在擬制公文時，應(yīng)當(dāng)從實際需要出發(fā)，根據(jù)所在機關(guān)的職權(quán)范圍、所處的地位與發(fā)文目的，具體選擇不同的文種。另外還有機關(guān)中的綜合性文稿，是公務(wù)員在日常工作中除上述15種公文外經(jīng)常接觸的大量事務(wù)性寫作任務(wù)，如講話稿、調(diào)查報告、演講稿、工作總結(jié)、述職報告、主持詞、工作方案或計劃、簡報等等。這些文稿往往具有業(yè)務(wù)范圍廣、主題內(nèi)容雜、領(lǐng)導(dǎo)要求高、體式較靈活、起草難度大等特點。在寫作公文時要注意文種的選擇，因為在基層中許多公文的文種比較混亂，有時應(yīng)該寫調(diào)查報告的卻寫成工作總結(jié)，應(yīng)該寫通報的而寫成通知，請示與報告寫在一個公文中，簡報可以反映的情況卻用通報來報告等情況。在寫作前要了解寫作的目的、作用和領(lǐng)導(dǎo)的意圖，從而選定正確的文種，這樣才能準(zhǔn)確地確立寫作的對象、材料和采用什么格式。

二、素材收集積累與整理

（一）材料的積累。要寫好公文首先要有材料，材料的來源主要靠平時的累積。素材的積累既要全面又要真實。

1.全面。首先是本單位的實際情況。包括本單位狀況、決策、實施情況，如單位性質(zhì)及職能、中心工作、任務(wù)計劃等。反映本部門特色的熱點及大家關(guān)注的問題，這些需要我們在日常的工作多留心，將平常工作中的各類文件，如通知、講話稿、簡報、會議紀(jì)要等大小的文件都收集起來，以備不時之需。其次是本系統(tǒng)、本行業(yè)，每個系統(tǒng)行業(yè)都有自己特殊的情況和相關(guān)的法律法規(guī)，同時也有其特定的“行話”，我們要對系統(tǒng)上下的情況了解，包括黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，上級有關(guān)部門的指示精神、意見、方案等，要了解重點是什么、總體的要求是什么、當(dāng)前的主要任務(wù)是什么、要注意什么問題等，這些材料的來源可以是內(nèi)部或外部網(wǎng)站的要聞，也可以是上級的文件，會議講話。對這些做到全面深刻的理解，使黨和國家的方針政策、法律法規(guī)和上級的精神貫徹落實不變形，不走樣。下級部門情況，主要是下屬各單位的情況，包括本級領(lǐng)導(dǎo)對下級單位的意見看法，本級部門對下屬單位的指示或指導(dǎo)意見等。還有就是下屬單位的其他情況，我們除了看文件外，還要到下屬單位進行調(diào)研，多聽取下屬單位的匯報，以及實踐調(diào)研。第三，要關(guān)注社會上的相關(guān)情況，事物之間是相互聯(lián)系的，任何事件的發(fā)生是有廣泛的社會背景和原因的，因此對本地區(qū)乃至更廣泛的社會范圍內(nèi)的有關(guān)材料都應(yīng)收集，它們對認識和分析事物的因果有著重要的意義。

2.真實。我們收集材料首先要反復(fù)核實，證明確鑿無誤。因為公文提出的意見、辦法措施必須是實事求是的，要便于執(zhí)行，如果脫離實際，就無法執(zhí)行了。背景、經(jīng)過的表述也必須完全真實，包括細節(jié)和數(shù)字，否則用到公文中就會失去說服力，失去利用價值。其次，材料的必然性。收集的材料要反映客觀事物的一定本質(zhì)，不能只是個別的、偶然的表象，只有本質(zhì)的才是真實的。如報告、總結(jié)之類的公文，其中的材料就應(yīng)反映本質(zhì)，表明發(fā)展的必然趨勢。第三，客觀性。收集的材料必須直接或間接地來自公務(wù)實踐，而不能想象，無中生有。

（二）材料整理。材料的整理，就是對平常積累的材料進行整理、消化、吸納，深入全面地占有素材、理解素材，體會材料的精神實質(zhì)，融會貫通。以備以后的查找和運用。材料整理歸納的方法，可以按照內(nèi)容橫向分類，就是將全年的通知、簡報、講話稿、會議紀(jì)要、報告等分門別類整理出來，這種整理方式比較直接，清晰。今后查找運用時容易對照，有些可以直接引用。還可以按照內(nèi)容縱向分類，就是把所有收集到的材料打散，按照觀點、內(nèi)容、寫作方法等進行分類整理。這種分類整理方式可以通過分析材料的寫作特點，材料的亮點或者行文的特點和規(guī)律等，這樣可以為寫作時提供一個學(xué)習(xí)的范本。無論用哪種分類方法都要遵循適度有用的原則，在篩選材料時要有以下幾種意識：

1.剔除的意識。我們收集到的材料應(yīng)該具有信息價值。對于那些沒有新意的，不能反映最新的精神、意見、思想及動向的材料，要堅決剔除。這樣在寫作時才不會被沒價值的材料影響，運用起來更得心應(yīng)手。

2.時效的意識。材料是有時效性的，我們對自己收集到的材料應(yīng)該有正確的認識和評估，對流動性的材料要區(qū)別對待，有選擇性地留存。

3.整體性的意識。有些材料孤立地看價值不大，但從全局來看，就會發(fā)現(xiàn)它的價值，對這類材料要注意收集。

4.超前的意識。有些材料對目前的寫作可能沒有價值，但對以后的寫作還是有用的，也就是說對有潛在價值的材料要注意收集。否則時過境遷，以后想找很麻煩。

5.統(tǒng)計的意識。在收集整理材料時，要有意識用科學(xué)的量化和統(tǒng)計的方法去處理某些材料，除了有意識去收集統(tǒng)計數(shù)據(jù)，必要時，要自己去做些統(tǒng)計工作，這樣才有利于今后寫作時的對比和運用，否則，儲存起來也沒用。

三、公文結(jié)構(gòu)層次的安排

公文是公務(wù)活動的工具，在公文寫作時，安排公文的結(jié)構(gòu)就要符合公務(wù)活動的思維邏輯。主要是：

（一）有序。公文寫作時材料安排要按照一定的順序，這個順序應(yīng)該符合公務(wù)活動的一般認識規(guī)律，即從開始到結(jié)束，從總到分，從遠到近，從局部到整體，從特殊到普遍，從原因到結(jié)果，從過去到現(xiàn)在，從主要到從屬。有序地組織材料，可以防止忽近忽遠，忽前忽后，忽今忽明，以免造成結(jié)構(gòu)混亂，表達不清。

（二）連貫。公文寫作時，要注意材料的連貫性和必然性。寫作的材料是有必然聯(lián)系的，在安排材料時要注意前后的聯(lián)系，這樣才能使全篇思路暢通，前后銜接，語意連貫，渾然一體。要防止上下語意斷止，跳躍，甚至相互對立。

（三）區(qū)別。各類公文因為文種不同，反映的內(nèi)容角度、容量、表達方式等都不同，所以對材料安排也有不同。如通報與情況匯報是不同的，前者是下行文，后者是上行文，所以寫作時要注意區(qū)別。另外寫作中，在表達相反或相同的意思時，要把不同的材料區(qū)別開來。相同意思的材料要集中表達，做到界限清晰。避免混淆不清，防礙公文主旨的表達。

（四）周密。寫作中安排結(jié)構(gòu)時，要周密安排，不同文種邏輯結(jié)構(gòu)是不同的，如：工作總結(jié)，要有總結(jié)的名稱、情況概述、成績和缺點、經(jīng)驗和教訓(xùn)、存在問題和努力方向。每個部分是有關(guān)聯(lián)的，安排要符合邏輯。又如對事件的通報，要詳細敘述事件的經(jīng)過，注意前后一致，每個細節(jié)的安排要經(jīng)得起推敲，要防止顧此失彼，切忌肯定一切或否定一切。

四、公文視野要有高度

作為貫徹上級決策部署、推動事業(yè)發(fā)展、指導(dǎo)完成各項工作任務(wù)工具的公文，其視野是公文質(zhì)量和價值的體現(xiàn)。公文的寫作者應(yīng)該站在領(lǐng)導(dǎo)決策者的位置，根據(jù)國內(nèi)外的形勢，在不同發(fā)展階段，對宏觀世界、歷史時空進行全面思考，只有站在決策者的高度領(lǐng)會政策精神，發(fā)現(xiàn)問題，才能寫出有深度、有氣勢的公文。

（一）全局在胸。全局的意識，就是指在公文寫作時要有顧全大局的思想認識。全局，就國家而言，是指民族團結(jié)統(tǒng)一、國家的發(fā)展振興和人民群眾生活的幸福。就一個地區(qū)、一個部門或一個單位而言，全局就是區(qū)域的發(fā)展、地區(qū)的社會穩(wěn)定和本單位的發(fā)展。任何一項公務(wù)活動都是一個統(tǒng)一的整體，各部門和個人分管的工作只分擔(dān)一方面的職能，如果只從部門或個人的角度去思考，就缺乏對整體的了解，在認識和分析問題時就會產(chǎn)生局限性。要求在公文寫作時跳出一時一地的局限，自覺地把本地、本部門的工作放到全黨全國的工作中，用更寬廣的眼界和思維審時度勢，把握現(xiàn)在，透視未來。

（二）放大背景。公文的材料有現(xiàn)實的材料、歷史的材料，此外還有背景材料，因為各種事件都是在一定的背景當(dāng)中的，在公文寫作時，必須考慮背景因素，將思維調(diào)整到所在的單位、部門，考慮其環(huán)境、政治、經(jīng)濟文化背景，如果離開背景只是就事論事，不講背景，寫出來的公文就不夠厚實，高度就不夠了。

（三）學(xué)會運用政策理論。公文的政策理論水平?jīng)Q定公文的質(zhì)量，這又是寫作者的政策理論水平的體現(xiàn)。公文是黨和國家的方針政策的承載者，黨的路線方針政策通常是以公文的形式來發(fā)布傳達，具有高度的政策性、法定權(quán)威性和現(xiàn)實的效用性，是用以推動公務(wù)活動的重要工具。因此對寫作者的思想政策理論水平要求非常高，但很多的公文寫出來以后，不符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖，不符合實際需要，在很大程度上，不是因為寫作者語言表達能力問題，而是其思想政策理論水平不夠高。所以寫作者要努力掌握黨的路線方針政策理論，要會辯證法，懂經(jīng)濟學(xué)，掌握科學(xué)發(fā)展觀的理論知識，只有這樣，才能使自己的頭腦保持政治清醒和敏感，在寫作時不出現(xiàn)政治原則上的失誤或不周，才能自覺地把黨和國家的方針政策融會貫通到公文中去，使文章有更高的政治高度。

（四）問題的發(fā)現(xiàn)和解決。公文是以實際工作為基礎(chǔ)，對公務(wù)活動中的各類問題、現(xiàn)象和情況進行分析和研究，找出事物的本質(zhì)規(guī)律和特點，提出解決問題的辦法和措施，從而指導(dǎo)工作實踐。寫作者要善于發(fā)現(xiàn)問題，而且要去研究分析，然后提出解決的辦法。多問一個“為什么”，從表象背后的原因進行探索；想下“怎么辦”，對事物的過程、規(guī)律、本質(zhì)進行思考，提出新理論、新觀點或新方法。培養(yǎng)自己敏銳的視野，并運用到公文寫作實踐中，這是提高公文寫作能力的基本功。

[1] 岳海翔.公文寫作培訓(xùn)教程[M]北京,中國言實出版社,2009.