縣級公共資源交易類檔案規(guī)范化管理

文/蒼南縣公共資源交易中心 溫秋月

隨著近些年我國公共資源交易市場的逐漸完善與發(fā)展，公共資源的交易領(lǐng)域以及交易頻次也在逐漸擴大，這些對于促進我國社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟建設(shè)有著十分重要的作用。對于縣級公共資源交易類檔案管理來說，促進交易檔案掛歷的規(guī)范、完整以及真實性，對于促進我國縣級公共資源的優(yōu)化配置，并且使得縣級公共資源的交易活動能夠更加規(guī)范有著十分重要的作用，因本文分析縣級公共資源交易類檔案的規(guī)范化管理是十分有必要的。

一、明確立檔的責任人

對于我國縣級公共資源交易類檔案來說，其中立檔責任人就是指參與我國縣級公共資源交易活動的相關(guān)單位，這些相關(guān)單位應(yīng)該根據(jù)公共資源交易項目的具體情況來確定相關(guān)檔案資料的歸檔范圍，相關(guān)立檔單位應(yīng)該建立符合標準的檔案管理室，檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)該符合相關(guān)的標準，并且檔案室內(nèi)部應(yīng)該配置符合標準水平的防火、防盜以及防潮設(shè)施，從而保證檔案的完整性以及安全性，另外，如果縣級公共資源交易類檔案出現(xiàn)破損以及霉變的情況，應(yīng)該安排專業(yè)的工作人員你對其進行復(fù)制或者維護等措施。另外，相關(guān)立檔單位應(yīng)該明確檔案管理人員的職業(yè)，通過利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，建立相關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且檔案進行收集以及整理工作，這樣通過對縣級公共資源交易檔案進行歸檔以及保管或者存毀，使得縣級公共資源交易類檔案有一個規(guī)范的管理流程，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該有基本的檔案管理意識以及檔案管理業(yè)務(wù)能力，立檔單位應(yīng)該及時對檔案管理人員進行培訓(xùn)，這樣使其能夠遵守檔案管理工作的相關(guān)法律以及法規(guī)。

二、加強對檔案的管理

立檔單位根據(jù)相關(guān)的規(guī)定對檔案管理的文件資料進行收集以及整理之后，應(yīng)該對檔案文件資料進行及時的登記，使檔案管理的文件材料能夠在規(guī)范的管理之下進行立卷和整理。對于縣級公共資源交易類檔案的文件資料來說，主要博阿洛項目的核準、審批、審定以及公共資源交易過程中產(chǎn)生的檔案文件資料，一式兩份，項目的備案核準單位以及項目建設(shè)單位應(yīng)該保存原件，檔案的立檔單位保存其復(fù)印件，另外，對于只有一份原件的文件資料，應(yīng)當由備案核準單位進行歸檔保存，而項目建設(shè)單位保存其復(fù)印件，復(fù)印件應(yīng)該保存原單位的名稱、時間以及加蓋原件印制單位的工作印章。對于公共資源交易類建設(shè)項目的工程招標代理機構(gòu)以及工程造價咨詢機構(gòu)和資產(chǎn)資源評估機構(gòu)等，對于相關(guān)的涉及單位所需要的材料進行復(fù)印歸檔保存，其中，已經(jīng)裝訂成冊的招標以及投標文件或者預(yù)算書等，在裝訂的過程中應(yīng)該采用一些不易腐蝕以及變質(zhì)的材料進行裝訂。

三、明確檔案保管期限以及密級

對于縣級公共資源交易類檔案管理來說，檔案的保管期限應(yīng)該符合相關(guān)的規(guī)定：其中，工程招標檔案應(yīng)該分為以下三種：即永久、長期和短期，其中長期是指檔案保管的期限不低于項目設(shè)計的使用年限，短期則是檔案保管的年限在15年以下。另外，對于資產(chǎn)資源交易類檔案的保管期限應(yīng)該保存至合同期滿為止，對于那些一次性所有權(quán)出讓以及轉(zhuǎn)讓的項目，檔案的保管期限應(yīng)該為永久，另外，對于資產(chǎn)資源評估機構(gòu)以及拍賣機構(gòu)的檔案保存期限，應(yīng)該自評估報告以及成交確認書簽發(fā)之日起不少于10年的保管期限。而招標代理機構(gòu)的檔案保管期限則是自中標通知書發(fā)出之日起不少于5年。

對于縣級公共資源交易類檔案管理的密級來說，主要分為絕密、機密以及密碼三種，相關(guān)檔案管理文件的密級應(yīng)該根據(jù)國家等行政主管部門的相關(guān)規(guī)定工程密級而制定。

四、結(jié)語

對于縣級公共資源交易類檔案管理的工作來說，應(yīng)該基于現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的視角對其進行管理，及時更新檔案管理理念，加強檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進檔案管理人員綜合素質(zhì)能力水平的提高，加強對檔案文件管理的日常維護與管理工作，充分將縣級公共資源交易類檔案的規(guī)范化管理工作落到實處，使其能夠真正的服務(wù)于廣大人民，提升縣級公共資源交易類檔案管理水平，是現(xiàn)階段經(jīng)濟發(fā)展以及社會進步的必然需要。

[1]倪云英.論新時期地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新[J].上海地質(zhì),2010(S1):290-292.

[2]李艷麗.基于公共管理視角探討檔案管理[J].經(jīng)營管理者(檔案管理),2014(01):302.

[3]李茜.淺析電子檔案管理檔案在辦公中的應(yīng)用[J].科學咨詢,2011(6):81.

[4]劉宗華.辦公電子檔案管理管理系統(tǒng)應(yīng)用與思考[J].民營科技,2014(4):129.