公文寫作常見問題及規(guī)范管理

文/廣東省廣州市城市建設檔案館 鄧敏銳

當前，事業(yè)單位面臨分類改革新形勢，廣州市城市建設檔案館也列入其中，為在推進事業(yè)單位分類改革過程中，加強公文的規(guī)范管理，提高行政管理水平，筆者摸查了一直以來存在的常見問題，分析了其形成原因，并提出了規(guī)范管理的對策。

一、公文寫作常見問題

（一）公文文種使用不正確。一是錯用文種，如向上級主管部門內設機構各處室等平級部門，不相隸屬的上級主管部門平級的單位，錯用報告、請示等文種；二是濫用文種，如非正式文種的公文以“建議”、“說明”、“匯報”等居多；三是混用文種，正式公文與非正式公文文種的混用，如“關于開展**工作的意見和建議”，多種正式公文文種的混用，如“關于**公示的通告”等。

（二）公文格式要素不規(guī)范。公文的構成要素通常劃分為版頭、主體、版記三部分，每個部分又由若干要素組成。不規(guī)范問題主要表現如下：1.版頭部分：一是有些文件缺發(fā)文字號。二是有極少數的報告缺簽發(fā)人。三是對密級、保存期限、緊急程度等無注明。2.主體部分：一是公文標題有文種誤用及如“關于赴貴館開展相關工作的函”等事由表述不清的，還有缺發(fā)文機關名稱的。二是內容缺失，主體內容列明“詳見附件”，文后則漏標附件；需溝通協(xié)調答復文末注明聯系人及聯系方式；“會議紀要”漏標出席、請假、列席人員名單。三是制發(fā)有錯漏，如會議紀要標有抬頭單位，某些文件成文日期為擬稿日期而非簽發(fā)日期，使用非阿拉伯數字成文日期，附件標注在簽署日期之后等問題。3.版記部分：頁碼字號不夠規(guī)范、附件頁碼非連續(xù)編排等問題。4.其他格式及使用問題：一是發(fā)文號中的年份使用了“【】”、“[]”或“（）”而非“﹝﹞”。二是濫用函頭紙（濫用發(fā)文稿）。一些屬內部機構信息傳遞的文件，無須使用函頭紙答復，卻因要求書面答復，往往就直接使用函頭紙答復。這類文件包括工作的統(tǒng)計情況、工作的進展情況、意見的收集等。

（三）公文用語使用不當。1.文種用語：一是報告類，出現“下一步工作建議：**建議由**部門牽頭處理，***”，夾雜了請示內容；出現“專此報告，請批示”，屬混用“請示”和“報告”結語。二是函類，一些屬于情況報告的函件，結語使用“專此報告”。三是會議紀要類，“會議對**事項進行了討論，意見如下：***”其中“意見如下”應為“會議議定事項如下”更為妥當。2.結構用語：一是公文結構層級序數表示有誤，常見“一”后接“1.”或“1、”。二是附件用語不當，常見“附件1、”或“附件一”，或將附件標注在簽署日期之后。三是會議紀要中，出席人員的寫法有誤，寫成：“市**局張三、李四，市**委王五、趙六”。3.標點符號使用：一是層級之間的段落劃分使用了“；”。二是“聯系電話后多用了“?！比菚h紀要列舉出席人員或單位使用標點符號多樣化。4.字體及字號使用出現了各種不一的用法，在此不作列舉。

二、出現問題公文的主要原因

總體而言，由于缺乏完善的管理機制，導致制發(fā)公文過程中存在種種漏洞，導致各類問題公文的出現。

（一）有令不執(zhí)，執(zhí)令不嚴，致使規(guī)范公文的管理工作中出現漏洞。一直以來，由中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》，都為行政機關公文的印發(fā)提供了可靠且規(guī)范的依據。上述事業(yè)單位印發(fā)的問題公文，無疑就是沒有嚴格執(zhí)行相關條例的要求而造成各種問題。

（二）公文擬發(fā)過程缺乏專業(yè)人員參與。公文從擬稿到印發(fā)，主要責任人由以下三個層級：部門經辦人擬稿、部門負責人核稿、分管或主管領導簽發(fā)。全程缺乏專職秘書人員對公文進行核稿，僅設有印發(fā)秘書（對文稿內容、格式等均不作審核，直接按需給文號印發(fā)，流動性強）。作為核稿者的部門負責人，在公文制發(fā)中具有重要的作用，但大多精業(yè)務，缺行政公文素養(yǎng)。領導大多對文稿內容進行核對，對公文格式較少關注。因此更需要有專職熟悉公文寫作要求的部門或秘書積極參與公文的制發(fā)，對公文進行嚴格的把關審核。

（三）行政長官意識左右。過去，該單位在發(fā)文過程中，對于無法確定是否需要給發(fā)文字號的，均由公文印發(fā)秘書報其主管部門領導請示后確定。于是發(fā)文字號給與不給，幾乎是印發(fā)秘書的主管部門負責人說了算。這樣實際表現出明顯的行政長官意識，主觀認為重要就給發(fā)文字號，不重要就不給，長官意識大于行政規(guī)范要求，容易造成文件不規(guī)范，使用不方便。三、完善機制，規(guī)范管理

問題公文的出現，主要還是受主觀因素的影響，需從完善機制著手規(guī)范。下面擬用行政-計劃，指導-服務，監(jiān)督-服務等三種機制運作形式，分析如何通過完善機制，加強管理來規(guī)范“紅頭文件”。

（一）通過行政-計劃式運作機制，從源頭上自上而下全程規(guī)范公文。事業(yè)單位分類改革轉型之際，應加強對《黨政機關公文處理工作條例》的宣貫學習，適應改革形勢之需，緊跟政策，與時俱進，從源頭上自上而下加強管理，確保公文規(guī)范制發(fā)。

（二）通過指導-服務式的運行機制，全方位規(guī)范公文。通過建立完善的培訓制度、考核制度、責任制度，將內部相關的人（直接或間接與公文打交道的管理人、經辦人）、物（各類規(guī)范性文件、與公文有關的函頭紙、公章等）、事（公文的各個管理環(huán)節(jié)）的相互關系構建起來，切實按照有關規(guī)章制度的要求做到制度完備、程序規(guī)范。借著推進事業(yè)單位分類改革工作的契機，上述事業(yè)單位印制了規(guī)范管理行政公文方案，嚴格分工、明晰責任、精細化規(guī)范化管理流程及工作環(huán)節(jié)等，從而進一步提高公文的規(guī)范擬發(fā)以及辦理速度、質量和效率。方案實施后，制發(fā)公文量大幅度下降，內部會議通知、交辦任務通知等，部門之間征求意見、協(xié)調工作等，內部向領導報的報告、請示文件等均改用內部呈批表。

（三）通過監(jiān)督-服務式的運行機制，全面監(jiān)督提升公文質量。規(guī)范公文僅從公文主體方面加強管理是不夠的，因此，通過監(jiān)督機制，將更有效促進公文的進一步規(guī)范。一是接受內部系統(tǒng)的監(jiān)督，即上級行政機關應當加強對下級行政機關規(guī)章規(guī)范性文件制定和備案審查工作的監(jiān)督指導。2004年湖南省人民政府實施《湖南省規(guī)章規(guī)范性文件備案審查辦法》，對行政機關內部如何加強審查及監(jiān)督指導有明確規(guī)定。二是接受社會的監(jiān)督和檢驗，《湖南省規(guī)章規(guī)范性文件備案審查辦法》在第十四條就明確規(guī)定將社會團體、企事業(yè)單位、公民列入接受監(jiān)督的群體，是該辦法尤為突出的一點。該辦法出臺實施后，在社會上引起了極大反響，在規(guī)范湖南省公文上起到了極大的作用，屬可借鑒之舉。

為在推進事業(yè)單位分類改革過程中，避免問題文件的產生，必須建立完善的機制，將人、物、事有機聯系起來，建立完備的制度、規(guī)范的程序、良好的監(jiān)督機制等來規(guī)范管理公文的制發(fā)。文中所述事業(yè)單位也不斷著力研究，確立規(guī)范公文的保障機制，通過實行問責制度，建立高效、規(guī)范的管理體系以保障公文規(guī)范化，并已取得初步成效。

[1]哈承智.公文處理中常見問題分析與解決[J].青海氣象,2009(3):55-58.

[2]楊梅.公文文種辨析對公文寫作至關重要[J].遼寧廣播電視大學學報,2008(4):37-39.

[3]張春林.芻議紅頭文件基本問題及其規(guī)范機制[J].經濟與社會發(fā)展,2009(8):36-39；49.