基于知識管理的“大學工”管理系統(tǒng)設計

李景奇，卞藝杰

（河海大學信息中心，江蘇南京210098）

基于知識管理的“大學工”管理系統(tǒng)設計

李景奇，卞藝杰

（河海大學信息中心，江蘇南京210098）

隨著高校信息化的快速發(fā)展和高校管理理念的提升，傳統(tǒng)學工管理系統(tǒng)存在著靈活性不足、數據共享困難、互動性不足及難以實現本研一體化等問題，急需以新的管理思想和理念進行重新設計。本文首先總結了傳統(tǒng)學工系統(tǒng)存在的問題，然后借鑒知識管理思想，構建了基于知識管理的“大學工”管理系統(tǒng)，分析設計了系統(tǒng)的總體功能結構、業(yè)務整合方式、業(yè)務信息流程，重點闡述了知識管理功能模型和知識采集流程的設計思路，以期為解決當前高校學生管理信息化工作中存在的諸多問題提供借鑒。

知識管理；“大學工”管理系統(tǒng)；高校信息化；知識采集

一、問題的提出

隨著高校信息化的發(fā)展，各高校都積極探索將信息化手段應用于各項管理工作中，學工系統(tǒng)也成為數字校園的必建信息系統(tǒng)之一。然而傳統(tǒng)上局限于學工部門業(yè)務范圍的學工系統(tǒng)功能分散，管理困難，在實際工作中難以發(fā)揮應有的作用。傳統(tǒng)學工系統(tǒng)不足之處主要在于：

1.靈活性不足，流程難自定

學生工作的特點是事無巨細，紛繁蕪雜，工作流程經常需要更改，業(yè)務需求不斷變化。而傳統(tǒng)學工系統(tǒng)，只依據單一部門一時的需求進行開發(fā)，無法滿足層出不窮的新需求。

2.系統(tǒng)分割多，數據共享難

傳統(tǒng)學工系統(tǒng)中，學生工作各個階段的功能都構建單獨的系統(tǒng)去完成，如學生報到就使用迎新系統(tǒng)，畢業(yè)離校時使用離校系統(tǒng)，平時就在教育管理系統(tǒng)中處理學生信息，而評獎學金時又建立獎學金系統(tǒng)，這樣多個學工子系統(tǒng)之間數據共享困難，導致數據不完整、不準確。而且學生工作跨部門很多，由于部門職能的劃分，不同部門有著不同的管理方式和管理系統(tǒng)，跨部門的數據共享不能在多個部門之間無縫結合。

3.互動性不足，網上交流難

傳統(tǒng)學工系統(tǒng)往往立足于管理，而很少考慮到學生的應用需求，缺少專門的意見和建議收集功能。長此以往，學生很少主動去應用學工系統(tǒng)，而管理者也無法通過信息系統(tǒng)去獲取學生對管理工作的需求。

4.本研不同步，管理較分散

傳統(tǒng)的學工系統(tǒng)，多數又分為本科生學工系統(tǒng)、研究生學工系統(tǒng)，分開管理。而由于研究生在高校中人數比例逐漸提高，單獨依靠研究生院管理已經無法滿足研究生的需要。而且本科生與研究生在學生管理中也有許多相同之處，分開管理也造成了工作重復，資源浪費。許多高校開始推進研究生與本科生管理一體化，將學生相關工作職能進一步整合。

鑒于此，傳統(tǒng)學工系統(tǒng)面臨多種問題，這就必然需要建設一個統(tǒng)一管理、設計靈活、支持互動的本研一體化的學工系統(tǒng)，本文稱之為“大學工”管理系統(tǒng)。

所謂“大學工”管理系統(tǒng)是相對于傳統(tǒng)的局限于學工部門的信息系統(tǒng)而言的，它將不再局限于某一部門或某幾個部門，而是包括所有與學生工作相關的部門。“大學工”管理系統(tǒng)“大”的內涵首先體現在它包括了全部類型的全日制學生，即本科生、碩士生、博士生，其次在于它包括了學生校園生活的整個生命周期?！按髮W工”管理系統(tǒng)的業(yè)務流程整合了以往存在于各個管理系統(tǒng)中的與學生工作相關的內容，但這種整合還遠遠不夠，并不能保證實施的成功。為使“大學工”管理系統(tǒng)真正應用到實際，必須引入知識管理的思想，從知識管理的角度規(guī)劃業(yè)務流程，從而提高系統(tǒng)的可用性。知識管理用于識別和協調組織中的集體知識來提升組織的競爭力，并能增加創(chuàng)新能力和反應能力[1]。它以系統(tǒng)的方法發(fā)現、選擇、組織、摘取信息，向需要知識的人傳遞有用的信息。知識管理包括對知識的整理、發(fā)現、編碼、存儲、交流及共享等，使知識資產能夠被充分利用，從而提高組織的智能水平和創(chuàng)新能力[2]。知識管理一般包括知識創(chuàng)造、存儲/索引、轉移和應用這四個基本過程。高校信息系統(tǒng)隨著應用時間增長，信息不斷累積，具備了由信息向知識轉化的基礎，通過對信息數據的挖掘、歸納、總結，進而形成能被用戶所利用的知識，系統(tǒng)中的日志記錄和工作記錄都有可能為下一輪工作提供良好的經驗?；谥R管理的“大學工”管理系統(tǒng)就是要將管理信息系統(tǒng)中所積累的知識進行提取、展現和共享，以促進“大學工”管理系統(tǒng)真正服務于校園里的各類用戶，促進學生管理相關知識的共享和傳播，提高工作效率，降低工作成本。

二、基于知識管理的“大學工”管理系統(tǒng)設計

關于學生管理系統(tǒng)的功能設計論文很多，但大都只限于業(yè)務功能的設計和實現，而很少關注學生管理全生命周期的總體流程及其實現途徑。要建立一個具有知識管理功能的“大學工”管理系統(tǒng)，需要打破部門界限，從學生工作的整體出發(fā)，來研究系統(tǒng)的功能和信息流程。

1.總體結構設計

從管理的角度來看，學生工作可以按工作流程分為如下職能：錄取管理、迎新管理、教育管理、社團管理、宿舍管理、獎助貸管理、就業(yè)管理、離校管理。錄取管理主要包括:分班、編學號、分宿舍、發(fā)校園卡、建新生校園網賬號。迎新管理主要包括新生報到、新生繳費、新生住宿、入學教育。教育管理包括了學生日常生活的一些較為零散的日常工作，如請假、寒暑假留校等工作。社團管理主要是依據學生工作要求，學生自主管理自己，建立校、院、班三級學生干部體系，發(fā)揮學生的能動性，積極營造良好的校園活動氛圍，加強學生社交能力的提高，并為校方提供基層學生信息，完成信息上報工作。宿舍社區(qū)管理主要包括學生調整宿舍以及宿舍活動的開展等。獎助貸管理包括獎學金管理、助學金管理、助學貸款管理、綜合測評等功能，目的是通過獎助貸激勵學生學習，減輕貧困學生生活壓力，減輕心理負擔。就業(yè)管理包括就業(yè)指導、舉辦招聘會、辦理就業(yè)協議。離校管理是為了提高學生離校效率，減輕學生離校負擔，通過信息共享，使學生能直接在網上辦理離校手續(xù)。

因此“大學工”管理系統(tǒng)可以根據其工作內容分為八個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)通過系統(tǒng)管理功能進行統(tǒng)一管理。其總體結構如圖1所示。

圖1 “大學工”管理系統(tǒng)總體結構

2.業(yè)務整合設計

“大學工”管理系統(tǒng)各子系統(tǒng)應從學生工作的全生命周期的角度來進行整合。整合時以系統(tǒng)管理為基礎，管理協調各子系統(tǒng)的用戶、權限及相互之間的數據共享；以知識管理為靈魂，及時將在網上辦公時所積累的知識進行歸集，使知識能在管理人員和學生之間共享，提高用戶使用能力，并能制定詳細的規(guī)章制度，保障信息系統(tǒng)的長期持續(xù)應用,具體如圖2所示。

圖2 “大學工”管理系統(tǒng)業(yè)務生命周期圖

3.信息流程設計

“大學工”管理系統(tǒng)也是學校整體管理信息系統(tǒng)的一部分，并不能將所有數據都納入其中。而對于外部數據，必須明確數據的提供者和使用者，以方便設計功能；而對于系統(tǒng)內部數據，也應該提前規(guī)劃，制定規(guī)章制度，落實責任，使系統(tǒng)在運行過程中保證數據的正確性和完整性。系統(tǒng)業(yè)務信息流程如圖3所示。

圖3 “大學工”管理系統(tǒng)信息流程

圖中實框中所示為“大學工”管理系統(tǒng)內部各子系統(tǒng)之間的信息流程關系，虛線框為外部系統(tǒng)。外部系統(tǒng)主要有圖書系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、教務系統(tǒng)及一卡通系統(tǒng)。學生在錄取后，首先進行編學號，然后將學生信息發(fā)送給迎新、圖書、財務、一卡通、教務等系統(tǒng)，然后在迎新子系統(tǒng)中進行第一次信息集成，將新生的繳費、住宿等信息集中呈現，為新生提供了解報到的全方位的信息。學生入校后，便會涉及宿舍評估、調整，參加學生社團，組織校園活動，評獎評優(yōu)以及申請助學金、助學貸款等活動，而管理人員也需要及時獲取學生在校信息，經常性地組織信息上報，以及通過一卡通系統(tǒng)監(jiān)控學生在校的異常情況。學生畢業(yè)時，畢業(yè)生信息便進入了就業(yè)和離校子系統(tǒng)。離校子系統(tǒng)進行了最后一次信息集成，將畢業(yè)生的欠費、借還書、一卡通費用、退宿舍等信息以可視化形式展示出來，為畢業(yè)生辦理離校手續(xù)提供方便。

三、知識管理模塊設計

1.知識管理功能模型

在“大學工”管理系統(tǒng)中，知識管理融入網上工作流程中，包括基于文件的文檔管理、基于數據的信息統(tǒng)計、基于日志的行為分析、基于互動的交流管理。其功能模型如圖4所示。

圖4 知識管理功能模型

（1）文檔管理：主要是對工作中形成的通知公告、管理規(guī)定、使用幫助等各種文件進行分類管理，使之成為易于檢索，便于提取的顯性知識。用戶通過對文檔的調用，獲取關于系統(tǒng)的使用方法、業(yè)務流程等信息。

（2）信息統(tǒng)計：管理者可以通過信息統(tǒng)計功能，獲取統(tǒng)計報表，了解工作狀態(tài)，從而做出科學有效的決策。決策支持技術的發(fā)展也為管理者提供了更加智能化的決策輔助手段，通過對工作過程的可視化處理，以更為形象生動、易于理解的形式展現出來。而通過模型庫的支持，更可以自動獲取解決問題的參考方案，為決策提供更為科學堅實的依據。

（3）行為分析：通過對日志的監(jiān)控，更大地發(fā)揮日志的價值。日志跟蹤為管理者提供了對異常用戶進行監(jiān)控的手段，以便及時發(fā)現異常情況，及早做出準備，防患于未然。日志查詢則為管理者和用戶提供了了解自己及他人網絡活動記錄的方式，以便及時改進自己的網絡行為，提高信息化技巧。日志分析則為管理者智能化地提供系統(tǒng)及用戶在使用中存在的各種行為偏好，以便針對性地改進業(yè)務工作流程。

（4）交流管理：從知識管理的角度來看，這是將隱性知識顯性化的一個過程。通過網絡交流，將個人的知識轉化為公共知識，為所有用戶所共享。知識分享就是要將用戶自己所擁有的各種相關知識，以獎勵或行政的手段，促進個體知識向公共知識的轉化。業(yè)務問答則有利于溝通管理者與學生的思想，即有利于學生理解管理者的意圖，從而調整自己的行為，以實現更好的自我管理，又有利于管理者及時了解學生需求及問題所在，更好地改進工作。精華推薦則是將業(yè)務問答及知識分享中積累的知識精華進行分類歸集，以便于用戶更好地從已有的經驗中學習業(yè)務知識，提高業(yè)務技巧。

2.知識采集流程設計

知識采集基本流程應該是：首先系統(tǒng)對原始數據進行知識歸納，將原始數據轉換為待審核知識材料,然后對待審核知識進行審核，然后對知識進行組織后，將獲得的知識送入知識庫中存儲同時生成知識地圖和知識搜索引擎需要的相關信息,這樣用戶就可以通過知識管理頁面獲取知識,瀏覽知識地圖。具體流程如圖5所示。

圖5 知識采集流程

知識采集過程中，原始數據包括業(yè)務中產生的文檔資料、業(yè)務數據，在線交流中產生的網絡留言、在線聊天、討論，以及在線活動中所產生的用戶日志。文檔資料通過分享設置，文檔所有者把自己文檔的鏈接分享到知識管理模塊，成為待審核知識材料。管理人員對業(yè)務數據的各種可以公開的報表，也可以通過分享成為待審核知識。在線交流信息通過管理人員的主動歸納，把交流信息歸納為問答主題。管理人員可以通過對日志數據庫的日志進行分析，歸納出用戶的網絡行為特征，為業(yè)務活動提供知識支持。知識審核分為兩種形式：一種是人工審核，由管理人員對待審核知識進行人工判斷；第二種形式是條件判斷，可以把判斷條件預先設置，讓系統(tǒng)自動審核。知識組織主要運用分類法，將各種知識分為不同的類別，以方便用戶的獲取。最后是知識入庫，把知識存入到知識庫中。

四、總結

“大學工”管理系統(tǒng)在業(yè)務上支持本研一體化學生管理，在系統(tǒng)管理中以業(yè)務的全生命周期為基礎進行業(yè)務整合，并引入知識管理的思想，有利于滿足高校日益提升的學生管理工作的需要。知識管理特別強調知識的分享，使組織成員在知識分享中共同學習，增長業(yè)務知識，提高業(yè)務能力。學生管理所面對的管理對象眾多，且是有著多元化需求、具備豐富知識、具有創(chuàng)新精神的新一代青年，“大學工”管理系統(tǒng)充分利用知識管理，將他們的知識和智慧應用于學生管理工作上來，不但能提高管理效率，而且能減輕管理成本。學生管理部門可圍繞設計模型，對既有系統(tǒng)進行整合，使之具備知識管理功能，也可基于“大學工”管理系統(tǒng)平臺進一步開發(fā)，以滿足學生管理進一步的需要。

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（編輯：楊馥紅）

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1673-8454（2015）13-0053-04