淺談基層醫(yī)療單位檔案利用工作

文/廣東省珠海市第二人民醫(yī)院 宋永純

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理工作的最終服務(wù)目標(biāo)，同時(shí)也是檔案信息資源的價(jià)值所在。為深入了解基層醫(yī)療單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用情況，我們對(duì)某單位4年內(nèi)檔案信息資料利用情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，并針對(duì)檔案信息利用率不高的原因，提出相關(guān)對(duì)策和建議，從而進(jìn)一步拓展檔案信息資源利用的深度和廣度，更好地為醫(yī)院管理決策提供服務(wù)。

一、基層醫(yī)療單位檔案利用情況分析

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)療業(yè)務(wù)量不斷增加，檔案數(shù)量及檔案的利用率也逐年上升。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該單位檔案總數(shù)從2009年的11931件上升到2012年的16196件，上升率為35.7%；檔案利用量從545件上升到1363件；檔案利用率從4.56%上升到8.41%；雖然各項(xiàng)數(shù)據(jù)都在逐年上升，但是上升比例不高，從檔案的整體利用程度來(lái)說(shuō)還有待進(jìn)一步提高。

在不同類別的檔案利用當(dāng)中，文書(shū)檔案的利用量最大，共為1766件。在所有類別的檔案利用總量當(dāng)中,年度平均利用率達(dá)到48.25%。相比較而言，其他類別的檔案利用率相對(duì)較低，依次為會(huì)計(jì)類檔案604件、實(shí)物類檔案460件、基建檔案384件、科研檔案240件、利用率較低的為聲像檔案和設(shè)備檔案。

二、分析檔案利用程度不高的原因

（一）檔案工作的宣傳力度薄弱，有待進(jìn)一步加強(qiáng)。在基層醫(yī)療單位，約有九成以的上工作人員是醫(yī)務(wù)工作者，他們都是醫(yī)療行業(yè)專業(yè)技術(shù)人員，具有較高的醫(yī)療專業(yè)技術(shù)水平和技能，是醫(yī)院的技術(shù)骨干力量，但是他們可能對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)知之甚少，普遍認(rèn)為檔案工作具有保密性，與他們的業(yè)務(wù)工作聯(lián)系不大，因此很少會(huì)關(guān)注檔案部門，更加不會(huì)主動(dòng)到檔案室查閱相關(guān)資料。

（二）檔案利用信息化水平不高，成為阻礙檔案利用率提高的瓶頸。隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，無(wú)紙化辦公系統(tǒng)已經(jīng)悄然盛行，檔案工作者一定要與時(shí)俱進(jìn)，不斷跟上信息時(shí)代的步伐，要將檔案業(yè)務(wù)工作與信息化管理進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率和效能。

（三）未能充分挖掘和發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。檔案的生命力在于檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，作為基層檔案工作者，要注重結(jié)合本單位的工作實(shí)際，全方位、多角度、深層次考慮如何更好地利用現(xiàn)有的檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的原始憑證、記錄和傳遞信息、資政決策、社會(huì)服務(wù)等功能，為醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)、保健服務(wù)、科研發(fā)展、醫(yī)保工作、信息化管理、醫(yī)療設(shè)備管理和利用、解決醫(yī)患糾紛促進(jìn)和諧醫(yī)患關(guān)系以及管理層決策等方面提供豐富的檔案信息資源。

三、提出相關(guān)建議和對(duì)策

（一）加大檔案工作宣傳的力度和廣度，使廣大醫(yī)務(wù)工作者對(duì)檔案工作有進(jìn)一步的理解和支持。檔案業(yè)務(wù)部門可以通過(guò)舉辦“檔案收集及利用工作知識(shí)培訓(xùn)”“檔案利用實(shí)例”等相關(guān)知識(shí)講座、制作檔案宣傳欄、發(fā)放宣傳手冊(cè)等方式加強(qiáng)檔案宣傳工作，做到與醫(yī)務(wù)人員們零距離接觸，實(shí)地講解檔案的利用功能和檔案的實(shí)用價(jià)值。

（二）提高檔案信息化管理水平，建立檔案信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。我們可以將醫(yī)院信息化管理與檔案業(yè)務(wù)特色服務(wù)相結(jié)合，探索性地建立電子文檔一體化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系。一是將辦公OA系統(tǒng)直接納入現(xiàn)行單位內(nèi)網(wǎng)文件查詢系統(tǒng)，實(shí)施即實(shí)查詢功能。二是建立電子信息文檔系統(tǒng)，在年度歸檔時(shí)將需要?dú)w檔的電子文件直接進(jìn)行歸檔處理，同時(shí)逐步將庫(kù)房之前存放的紙質(zhì)檔案分批進(jìn)行掃描處理，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌制管理。

（三）結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，不斷拓展各類檔案的利用途徑，范圍及對(duì)象。一是凸顯醫(yī)院功能和性質(zhì)，加大公益醫(yī)療宣傳工作。例如可以精心設(shè)計(jì)策劃建立醫(yī)院的院史館，通過(guò)大量收集和利用文書(shū)、實(shí)物、科研、設(shè)備、聲像、照片等各類檔案資料，按照展館內(nèi)設(shè)計(jì)的不同篇章對(duì)檔案進(jìn)行歸類整理、分類組合，并應(yīng)用先進(jìn)的電子信息化手段，做到圖文并茂，形象生動(dòng)。展館主要內(nèi)容以醫(yī)院歷史發(fā)展為背景，充分展現(xiàn)醫(yī)院成立20多年來(lái)的光輝歷程，宣揚(yáng)醫(yī)院的院容、院風(fēng)、院貌、院旨、院歌以及醫(yī)院的文化建設(shè)、黨風(fēng)廉政建設(shè)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)、行業(yè)作風(fēng)建設(shè)等，彰顯醫(yī)務(wù)工作者愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)、可愛(ài)可敬的美好形象。院史館除了本院?jiǎn)T工參觀外，我們還可以根據(jù)實(shí)際情況定期或者不定期開(kāi)放，誠(chéng)邀社會(huì)各界人士參觀、交流和指導(dǎo)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)外宣傳工作，讓珠海市民們能更加關(guān)注我們醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)，并給予更多的理解、支持和幫助。二是加大科研檔案的利用，進(jìn)一步提升醫(yī)院醫(yī)療專業(yè)技術(shù)水平和科研管理能力。將醫(yī)院現(xiàn)有的病案信息資源、臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)科研工作與科研檔案的利用三者相結(jié)合，做到互利互用，事半功倍。當(dāng)中，作為基礎(chǔ)研究的病案信息資源真實(shí)反映了醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平，為臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)科研工作提供了個(gè)案分析、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和研究方向，而醫(yī)院科研檔案則包含了醫(yī)務(wù)人員對(duì)所從事的臨床醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、臨床病案研究、臨床實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)研究等等，這些研究成果為最終形成科研檔案奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)，他們彼此相互作用、相互影響。作為檔案管理人員，應(yīng)該從如何提高科研檔案的利用點(diǎn)出發(fā)，為臨床醫(yī)務(wù)人員科研教學(xué)工作提供便利服務(wù)，因此要扎實(shí)做好科研檔案的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)科研檔案的整理編目，對(duì)各專科不同類別病種的科研檔案信息資料進(jìn)行分類歸納整理、撰寫相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析報(bào)告及匯編材料，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員對(duì)科研檔案的使用價(jià)值，更好的為臨床科研教學(xué)服務(wù)。