干部人事檔案的管理存在的問題與對(duì)策

宋淑芹

[摘 要]干部人事檔案的管理與利用存在著思想觀念滯后、歸檔不規(guī)范、功效發(fā)揮較差等問題，改進(jìn)的策略一是更新工作理念，重視檔案管理工作；二是規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機(jī)制；三是創(chuàng)新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率。

[關(guān)鍵詞]干部人事檔案；管理；問題；對(duì)策

干部人事檔案是干部個(gè)人思想政治、履歷、專業(yè)技術(shù)水平等基本情況的真實(shí)記載，它能為干部的評(píng)價(jià)、考察、任免、調(diào)動(dòng)、晉升提供可靠的第一手材料。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，現(xiàn)行的一些管理和利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。因此，我們應(yīng)將干部人事檔案管理作為搞好干部人事管理的基礎(chǔ)性工作狠抓落實(shí)，作為提高干部人事管理水平的必備工作予以高度重視，緊緊圍繞加強(qiáng)干部人事檔案的管理與利用為目的，助推我國干部人事改革的不斷深化。

一、干部人事檔案的管理存在的主要問題

（一）思想觀念滯后，與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求不適應(yīng)

一是對(duì)干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至錯(cuò)誤的認(rèn)為干部人事檔案管理無足輕重，無非是管理一些資料，更沒有多大的利用價(jià)值；二是干部人事檔案管理與利用的責(zé)任意識(shí)落后，與新形勢下的干部人事改革的要求不相適應(yīng)。

（二）檔案資料歸檔工作有待規(guī)范和創(chuàng)新

一是檔案收集歸檔工作存在著較大的被動(dòng)性。一般都是等待領(lǐng)導(dǎo)安排，或是上級(jí)來了具體的收集任務(wù)，相關(guān)的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結(jié)果是往往由于時(shí)間倉促，收集到的材料來不及進(jìn)行查證核實(shí)，使得檔案材料的真實(shí)性大打折扣；二是檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展，缺乏能從不同側(cè)面反映干部真實(shí)情況的渠道；三是檔案歸檔制度有待規(guī)范，特別是對(duì)于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時(shí)性。

（三）檔案利用功效的發(fā)揮存在著局限性

1.干部人事檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。一是現(xiàn)行的干部人事檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過分注重紙質(zhì)檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案；二是對(duì)于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢很好地發(fā)揮出來，導(dǎo)致工作效率較低；三是干部人事檔案管理工作者的素質(zhì)與在新時(shí)期的檔案工作要求不太適應(yīng)。很多檔案管理者年齡偏大，習(xí)慣于老思路、老方法解決問題，很難適應(yīng)新形勢下出現(xiàn)的新問題。有的檔案工作者雖然擁有高學(xué)歷，但卻缺乏足夠的專業(yè)素養(yǎng)和必備的工作經(jīng)驗(yàn)，理論與實(shí)際想脫離，說起來輕而易舉，做起來卻費(fèi)力不討好，工作效果不佳。

2.檔案功能的發(fā)揮存在著局限性。一是檔案內(nèi)容過于單調(diào)、呆板，較難全面的反映干部的真實(shí)情況。干部人事檔案的履歷表過于簡單，內(nèi)容過于單調(diào)程式化，缺乏能全方位了解干部情況的個(gè)性化材料；二是干部人事檔案在干部人事的任免、調(diào)動(dòng)、晉升中的影響力和執(zhí)行力不夠，使檔案應(yīng)有的考察依據(jù)的功效沒有得到很好的發(fā)揮；三是過分注重干部人事檔案的保存、存檔功能，而忽略了開發(fā)利用功能的發(fā)揮。缺乏合理利用檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運(yùn)作機(jī)制，使檔案信息資源在社會(huì)發(fā)展的中作用沒有很好的凸顯出來。干部人事檔案在改革實(shí)踐中的社會(huì)效益作用沒有得到很好地體現(xiàn)。

二、加強(qiáng)干部人事檔案管理與利用的相關(guān)策略

（一）規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機(jī)制

一是完善檔案材料收集的長效機(jī)制，并把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結(jié)合起來，完善科學(xué)、合理、有效的檔案收集機(jī)制，發(fā)揮檔案工作者工作的主動(dòng)性，克服其工作的盲目性、隨意性和應(yīng)付性，增強(qiáng)檔案資料的真實(shí)性，收集過程的規(guī)范性；二是疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內(nèi)，拓展干部人事檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、廣泛性和反映問題的全面性；三是完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，及時(shí)處理不符合歸檔要求的材料，利用現(xiàn)代通訊工具和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)督促、監(jiān)管檔案材料的辦理進(jìn)程。

（二）更新工作理念，重視檔案管理工作

一是更新領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，切實(shí)重視檔案管理工作。部分領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)中走出來，把干部人事檔案管理工作作為干部人事管理的基礎(chǔ)工作狠抓落實(shí)；二是完善干部人事檔案工作的責(zé)任與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)于工作出色的工作人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作不力的人員予以相應(yīng)的處罰，以此增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任心，提高積極性。

（三）創(chuàng)新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率

1.創(chuàng)新干部人事檔案管理的方式方法，提高工作效率。一是積極構(gòu)建以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托的干部人事檔案信息平臺(tái)，提高檔案的管理與利用的效率，實(shí)現(xiàn)全面、動(dòng)態(tài)化地管理；二是加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建吸納、留住優(yōu)秀人才的工作激勵(lì)機(jī)制，同時(shí)加大培訓(xùn)力度，確保檔案工作者的素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應(yīng)。

2.充分挖掘檔案功能的發(fā)揮，提高檔案的利用價(jià)值。一是豐富檔案內(nèi)涵。在檔案中增加全面的反映干部真實(shí)情況的內(nèi)容。如增加社會(huì)福利待遇、住房情況、經(jīng)濟(jì)收入等情況；二是提高干部人事檔案在干部人事異動(dòng)中的影響力和執(zhí)行力，發(fā)揮檔案提供考察依據(jù)的有效作用；三是合理開發(fā)、利用干部人事檔案資源的優(yōu)勢，建立健全檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運(yùn)作機(jī)制，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。

3.構(gòu)建面向社會(huì)的干部人事檔案管理服務(wù)體系。構(gòu)建適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的干部人事檔案管理體系，需要從干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)與干部人事檔案管理模式上進(jìn)行重新思考，使人事檔案管理服務(wù)工作不僅要滿足組織、人事等到部門工作的需要，同時(shí)還要不斷滿足廣大社會(huì)公眾對(duì)人事檔案信息合理合法的利用需求，從而推進(jìn)我國人事檔案管理改革，促進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)的全面發(fā)展。

一是干部人事檔案管理事務(wù)應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)，統(tǒng)一制度，組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和監(jiān)督各單位的人事檔案管理工作；二是國家組織人事部門參與制定有關(guān)的人事檔案管理方針、政策和制度，并為檔案行政管理機(jī)構(gòu)開展人事檔案管理工作創(chuàng)造方便條件，協(xié)助檔案行政部門做好人事檔案的管理工作；三是各級(jí)國家檔案館按統(tǒng)一的制度規(guī)定，設(shè)立區(qū)域性人事檔案管理中心和行業(yè)性人事檔案管理中心。

三、總結(jié)

總之，加強(qiáng)干部人事檔案的管理與利用是一項(xiàng)長期、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作，我們要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，不斷提高檔案工作的質(zhì)量。