談電子檔案管理人員必備的知識(shí)技能

尹岳偉

[摘 要]檔案工作者必須確保他們獨(dú)到的知識(shí)和傳統(tǒng)的技術(shù)，用來?yè)?dān)當(dāng)對(duì)那些具有長(zhǎng)期保存價(jià)值信息的保管和鑒別之責(zé)”。我們認(rèn)為電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理人員，必須具備以下的知識(shí)和技能，才能適應(yīng)其崗位職責(zé)的要求。

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理人員；知識(shí)技能；分析

一、檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

（一）檔案學(xué)概論。了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國(guó)檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類的劃分等。

（二）檔案管理學(xué)。了解和掌握以檔案收集為重點(diǎn)的檔案館（室）的館藏建設(shè)方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法，掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。

（三）檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)。了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測(cè)指標(biāo)及方法，掌握造紙?jiān)腺|(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系；了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件；了解檔案館庫(kù)溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識(shí)及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。

（四）文書學(xué)。了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件的特點(diǎn)、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

二、電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)

（一）自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科。學(xué)習(xí)高等數(shù)學(xué)、普通物理學(xué)、普通化學(xué)、電子學(xué)、自動(dòng)化技術(shù)等。了解自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)和物質(zhì)運(yùn)動(dòng)規(guī)律，掌握工程技術(shù)的設(shè)計(jì)方法，材料的物理化學(xué)性質(zhì)，電子及電路原理等。

（二）微電子技術(shù)。微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實(shí)現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專業(yè)學(xué)科。在這項(xiàng)技術(shù)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學(xué)方面的分支學(xué)科。這門學(xué)科是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認(rèn)真學(xué)習(xí)微電子技術(shù)，就是要了解和掌握電子技術(shù)原理，特別是集成電路方面的基礎(chǔ)知識(shí)，為學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。

（三）電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)是本世紀(jì)最重大的發(fā)明之一，對(duì)人類社會(huì)發(fā)展有極其深遠(yuǎn)的影響。電子計(jì)算機(jī)實(shí)際是一種能自動(dòng)完成信息處理的機(jī)器。認(rèn)真學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，目的是了解電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢(shì)。值得電子計(jì)算機(jī)的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運(yùn)算方法及運(yùn)算器、控制器、內(nèi)存儲(chǔ)器及外部設(shè)備等，牢固地掌握電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和工作原理。

（四）電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)軟件是指為了完成電子計(jì)算機(jī)本身的管理或針對(duì)不同的信息處理任務(wù)而編制的程序及文檔。電子計(jì)算機(jī)是靠人們把事先編好的程序裝進(jìn)機(jī)內(nèi)之后才能工作，而程序是由程序人員編寫和調(diào)試。程序人員根據(jù)實(shí)際需要提出問題，然后確定計(jì)算方法，構(gòu)造數(shù)據(jù)模型，寫出流程圖，選擇適用的語言，編寫出程序并上機(jī)反復(fù)調(diào)試，直到滿足實(shí)際需要為止。認(rèn)真學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，就是要了解熟悉電子計(jì)算機(jī)使用的二進(jìn)制和其它數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機(jī)器語言、匯編語言及各種高級(jí)計(jì)算機(jī)語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

（五）現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在現(xiàn)代社會(huì)中，人類活動(dòng)所需的各種信息都是依靠以現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)的通信設(shè)備來處理、存儲(chǔ)和傳輸?shù)摹Ｈ绻f建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代社會(huì)的“大腦”，那么由程控交換機(jī)、光纜、通信衛(wèi)星及其它現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備交織而成覆蓋全球的電信網(wǎng)絡(luò)，就是現(xiàn)代社會(huì)的“神經(jīng)系統(tǒng)”。認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢(shì)，掌握信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員，應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作技能，要達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

（六）辦公自動(dòng)化（OA）及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及生產(chǎn)設(shè)計(jì)、制造等部門的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化（OA）和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動(dòng)化、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造等基本知識(shí)，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運(yùn)作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。

（七）電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門應(yīng)用知識(shí)。電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，正在兩個(gè)方面迅速地展開：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信a息資源為社會(huì)服務(wù)，而大量使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計(jì)算機(jī)。前者經(jīng)過多年的實(shí)踐和推廣應(yīng)用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)在檔案部門應(yīng)用知識(shí)，就是要了解電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢(shì)，掌握各種應(yīng)用的典型范例，熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等。以便在前人的基礎(chǔ)上，更深入一步拓寬電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用范圍。電子檔案管理人員的電子計(jì)算機(jī)操作，應(yīng)達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

（八）設(shè)備維護(hù)知識(shí)。電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等等。了解這些設(shè)備的工作原理并對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學(xué)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且要涉及到電工、電子學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)。我們對(duì)這些知識(shí)必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實(shí)際操作技能。

（九）標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)。電子文件、電子檔案管理離不開標(biāo)準(zhǔn)化。它涉及到標(biāo)準(zhǔn)制定、貫徹、修訂等知識(shí)和方法；涉及到電子計(jì)算機(jī)信息處理、信息技術(shù)管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。了解并制定、完善這些標(biāo)準(zhǔn)，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝月英.電子檔案管理人員應(yīng)具備的知識(shí)與技能[J].科技信息（科學(xué)教研），2008（23）.

[2]徐義全.談檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)[N].中國(guó)檔案報(bào)；2000年.