電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件更新及對策

姜薇

[摘 要]信息技術(shù)在推動(dòng)社會進(jìn)步的同時(shí)，也不斷地對信息管理提出挑戰(zhàn)。在一段時(shí)間內(nèi)收集、保管電子檔案并提供利用是容易做到的，要長期或永久保存電子檔案則要面臨巨大的挑戰(zhàn)。因此，必須認(rèn)真研究，制訂出具體的行之有效的辦法。否則，任何失誤都可能造成無法彌補(bǔ)的巨大損失。

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理系統(tǒng)；更新；對策

一、電子檔案管理的技術(shù)更新

（一）電子檔案裁體的壽命

紙質(zhì)檔案單位面積上存儲的信息量很少，當(dāng)今的信息存儲技術(shù)，可以將一幅詳細(xì)地圖中的成千上萬個(gè)信息存儲在小小的一張光盤上，這無疑是技術(shù)上的一大進(jìn)步。但是，當(dāng)存儲載體的記錄信息能力高速增長時(shí)，存儲信息的新型載體的壽命卻不如紙質(zhì)。手工紙的手稿可保存上千年，而電子檔案載體的壽命非常短。磁帶最多只有十多年，而光盤生產(chǎn)廠商的承諾至多也沒有超過100年。另外，紙張的損壞很易被發(fā)現(xiàn)，電子檔案載體的損壞只能由設(shè)備來檢驗(yàn)。影響電子檔案保存壽命的另一個(gè)重要因素是將來的設(shè)備可能無法讀出今天記錄在載體上的信息內(nèi)容。

（二）電子計(jì)算機(jī)的技術(shù)更新

除載體的自然損壞外，影響信息存取的還有設(shè)備和軟件問題。在數(shù)字世界里，技術(shù)設(shè)備與存儲載體緊密聯(lián)系在一起，高密度的信息存儲必須依賴于復(fù)雜的電子設(shè)備和有關(guān)的軟件，而這些設(shè)備及軟件總是在隨著技術(shù)的進(jìn)步而不斷地更新，一旦硬件或軟件被淘汰，其記錄在存儲載體上的信息將無法讀取。例如，CD光盤的壽命比其他新型數(shù)字存儲載體壽命都長，然而最初給它記錄信息的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可能早已更新?lián)Q代多少次了，這就使得CD盤上的信息可能無法讀取。

檔案館主要是保存永久檔案，有的幾十年后才能對外開放。幾十年后不但載體可能自然損壞，其讀取設(shè)備可能早就更新?lián)Q代多次了。環(huán)境技術(shù)的生命周期對于電子檔案的保存提出了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，數(shù)字技術(shù)的軟硬件一旦過時(shí)，廠家就可能不再提供該產(chǎn)品，沒有相應(yīng)的軟硬件平臺信息就無法讀取。這是電子檔案管理人員必須面對的現(xiàn)實(shí)。

（三）信息的真實(shí)性

電子檔案存儲載體存在的另一個(gè)嚴(yán)峻問題，是數(shù)字信息可以不留痕跡地被修改。檔案館提供給用戶的電子檔案信息是否準(zhǔn)確可靠，也是對電子檔案管理提出的另一挑戰(zhàn)。

二、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)過時(shí)的對策

電子檔案管理在技術(shù)上有三個(gè)大問題：存儲載體不耐久；讀寫信息的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)過時(shí)，電子信息內(nèi)容的真實(shí)性。

電子檔案存儲載體的壽命一般都超過了讀寫它的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)生命周期，使得載體壽命相對于軟硬件技術(shù)過時(shí)而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒有一個(gè)廠家可以保證，它生產(chǎn)的電子計(jì)算機(jī)硬件和軟件不會過時(shí)。技術(shù)過時(shí)使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。下面列舉幾種對策方法也只能作為參考。

（一） 再生性技術(shù)保護(hù)

這里所說的再生性技術(shù)保護(hù)，是指將技術(shù)過時(shí)的存儲載體上的信息適時(shí)地轉(zhuǎn)移到紙張或縮微品上，不再使用電子計(jì)算機(jī)軟硬件讀取。這種方法為長期保存信息提供方便并避免軟硬件技術(shù)過時(shí)帶來的任何麻煩，對于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來說，這可能是最希望采取的方法。但卻存在幾個(gè)現(xiàn)實(shí)問題：一是有些信息無法轉(zhuǎn)移到紙張或縮微膠片上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是上述信息即使可以轉(zhuǎn)換，也必將失去它原有的風(fēng)格和能力，如將電子檔案的文本格式信息轉(zhuǎn)移到穩(wěn)定長久載體上，使之具有壽命長、人的眼睛可直接閱讀，不受軟硬件技術(shù)過時(shí)的限制等優(yōu)點(diǎn)，但卻失去了數(shù)字化的傳遞與使用的靈活性。因此，這種方法適用于利用率很低的電子檔案。

（二）建立電子計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館

建立一個(gè)過時(shí)的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館，收集技術(shù)過時(shí)的電子計(jì)算機(jī)軟件、硬件，提供利用，讀取那些過時(shí)技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容。例如，收集過時(shí)的磁帶驅(qū)動(dòng)器和過時(shí)的操作系統(tǒng)。這種方法要廣泛收集保管過時(shí)技術(shù)的全套硬件與軟件，還必須保持操作這些過時(shí)技術(shù)的某些技能。由于設(shè)備的老化，原生產(chǎn)廠家不再生產(chǎn)這些設(shè)備的備件，存儲載體在不斷損壞等原因，使得代價(jià)十分昂貴，不是檔案部門自己力所能及的可以采取的措施。

（三）拷貝和遷移

拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下定時(shí)重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體理化性能變化引起的信息丟失。這應(yīng)該成為檔案館管理電子檔案的一種基本方法。這只是常規(guī)的管理工作，而不能解決電子檔案由于軟硬件技術(shù)過時(shí)引起的長期保管問題，解決這個(gè)問題的可供考慮的方案是遷移。

將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境上的復(fù)制稱為遷移。遷移是隨技術(shù)變化適時(shí)改變數(shù)字信息格式的一種處理過程，這個(gè)過程使得信息在將來也可以被存取。遷移意謂著基于字符的數(shù)據(jù)，可以從一個(gè)存取載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)存取載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的保護(hù)，

即便是純文本的電子文件也是如此。

三、信息真實(shí)性的對策

檔案館保管電子檔案，可能經(jīng)常要進(jìn)行數(shù)字信息的大量存取。用戶要求被存取的信息是真實(shí)的。存儲載體損壞的復(fù)制與軟硬件技術(shù)過時(shí)的遷移，不能只保證信息存取的實(shí)現(xiàn)，而更要保證被存取信息的原始性、真實(shí)性。保證被存取的信息是原始的、真實(shí)的，是對電子檔案管理的又一個(gè)挑戰(zhàn)。

電子文件很容易被改變或巧妙地處理，被修改的電子文件很容易在網(wǎng)絡(luò)上廣泛傳播，而出現(xiàn)多個(gè)難辨真?zhèn)蔚陌姹?。而紙質(zhì)文件稍有變動(dòng)就可覺察出來，如通過文本頁數(shù)、版式、字跡、裝訂紙張的變動(dòng)等區(qū)別真?zhèn)巍ｋ娮訖n案的改變就難以通過表面現(xiàn)象察覺到。事故、有目的信息更新與蓄意破壞都可以導(dǎo)致電子檔案內(nèi)容的改變。事故有時(shí)是不可預(yù)見的，電子檔案在傳遞與操作過程中，由于疏忽而使數(shù)據(jù)丟失；在網(wǎng)絡(luò)傳遞或網(wǎng)絡(luò)更新過程中偶發(fā)性故障，電子計(jì)算機(jī)存儲器或磁盤故障，均可造成數(shù)據(jù)丟失。蓄意破壞則是故意去改變網(wǎng)絡(luò)上信息內(nèi)容。

為確保文獻(xiàn)的原始性，即保證輸出信息的真實(shí)性，可以用某種方法固定文本或文獻(xiàn)，這種固定文本或文獻(xiàn)的手段稱為鑒別。鑒別電子信息方法有多種，并還在不斷推出新的更有效的鑒別技術(shù)方法。

參考文獻(xiàn)：

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