淺談報社新聞檔案信息化管理的作用

黃鳳茹

以知識經(jīng)濟為基礎的信息社會，報業(yè)的新聞檔案管理工作也借助計算機技術，告別了傳統(tǒng)的手工操作方式，跨入現(xiàn)代科技的領域。本文結合綏化日報社的新聞檔案工作實際，就計算機技術在報業(yè)新聞檔案管理中的應用，談幾點粗淺體會。

一、新聞檔案的作用

1.新聞檔案具有重要的史料價值

“今天的新聞就是明天的歷史”。新聞檔案作為歷史文化的“原生態(tài)”記錄，可以正聽、糾誤、存真、資政。因為新聞真實的記錄，所以對于史學研究是一個重要來源，甚至有人把他稱為“歷史的初稿”。

報紙中重要文字資料和圖片資料都會被收集到新聞檔案中，而報紙新聞中這些重要的資料和圖片所反應的大都是重要的政治經(jīng)濟事件或者社會事件，在社會發(fā)展中往往具有里程碑意義。報社通過新聞檔案的形式把對重要事件的報道保存起來，這對于歷史研究具有極為重要的意義。例如，我市每年編輯的大事記有些內(nèi)容就是從《綏化日報》所刊登的報道中選摘的。

2.加強新聞檔案管理有利于當前的新聞報道

新聞檔案管理對報社當前的新聞報道也有重要作用。當前所發(fā)生的新聞事件可能會與以前的新聞事件之間有一定的聯(lián)系，這時報社的記者或者編輯就可以直接從新聞檔案中尋找背景材料，從而增強新聞報道的可讀性，提升新聞價值。

3.整合新聞資源提高報道質(zhì)量

隨著報業(yè)競爭的加強，報紙普遍重視對新聞事件的挖掘，也就是進行深度報道。這就需要進行深度的整合，而在進行整合的過程中也就是對新聞觀念的整合、對新聞媒介的整合以及對新聞角色的定位等。在這個過程中還有一項重要的工作就是把相關的新聞檔案和當前的新聞事件進行整合。

新聞檔案是許多深度報道或文化產(chǎn)品的“母資源”，新聞檔案可以成為深度報道或文藝創(chuàng)作食糧的重要供應地。比如，《綏化日報社》2010年開了一個《十年變化》欄目，記者采寫時，很多10年前的背景材料、10年前的數(shù)字材料就是通過電子檔案，從10年前的新聞報道中擷取的。

4.為新聞報道策劃、選題提供參考

報社的新聞檔案是傳播信息利用文獻資料的寶庫，可以為制定報道計劃提供參考。例如，我市每年召開的市委全會；人大、政協(xié)兩會，綏化日報社總編輯在部署報道工作時就把往年報道的版面設計、內(nèi)容編排、編采人員分工，從電子檔案中提出來，作為參考，省時省力。

二、新聞檔案信息化管理的意義

1.有利于提高新聞工作質(zhì)效

報紙要為社會提供高效的信息服務，首先要借助現(xiàn)代化的管理手段。

報紙就其生產(chǎn)流程來說，可以分為印前和印后兩大系統(tǒng)。采訪、編輯、組版，一直到印刷，屬于印前；報紙發(fā)行、數(shù)據(jù)保存、信息收集、新聞網(wǎng)站等屬于印后。就目前狀況看，我國絕大多數(shù)報社都已將印前系統(tǒng)實現(xiàn)了電腦化、網(wǎng)絡化，但是對于印后系統(tǒng)，尤其是對報紙數(shù)據(jù)的保存和信息收集等文圖檔案管理工作的電腦化、網(wǎng)絡化卻缺乏必要的認識和資金與人力的投入。有些還是沿襲傳統(tǒng)的手工操作。傳統(tǒng)的文圖檔案資料搜集工作，其主要方式是剪刀加漿糊。資料員每天需要翻閱大量過時（大部分外地報紙都不可能當天就送到）的報紙，看到有用的資料和文章就用剪刀剪下來，然后貼在卡片上，分門別類地放在資料柜里，過一段時間還得將它們裝訂成冊，作為檔案資料保存下來。工作既繁重又枯燥，而且查找起來又極不方便。記者需要時，費好大勁才找得到，他一個人“霸”著用，別人就無法再查用。倘若有人老是借而不還，或者遺失了，你也只能無可奈何，因為被剪過的報紙已經(jīng)沒有了。而且一般剪報都不做目錄，分類也不細，查找、運用和補充都不是易事。天長日久，紙質(zhì)的資料還會發(fā)脆、變黃、霉變。

將新聞檔案數(shù)字化處理，能實現(xiàn)儲存量大、攜帶方便、制作簡便、檢索快捷、傳播迅速、直觀生動等優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)新聞檔案管理手段質(zhì)的飛躍，能夠促進新聞檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、科學化，大大提高檔案管理工作的效率和重量。

2.有利于提高新聞單位檔案管理水平

報社傳統(tǒng)的新聞檔案管理比較簡單，就是每年搞一個合訂本。信息化時代特別重視前端控制，也就是信息的采集過程。只有高質(zhì)量的信息，才能形成有價值的檔案。因此，新聞信息的制作、傳遞、收集的全程都要加強質(zhì)量控制，以確保新聞檔案有高價值。

3.信息化建設有利于提高新聞檔案的利用率

傳統(tǒng)的檔案不利于查找和翻閱，若想從合訂本整合查找一篇文章，很難，因而很多新聞檔案一旦歸檔，就很少有被利用的可能，而電子檔案有傳統(tǒng)檔案難以比擬的優(yōu)勢，查找翻閱十分容易，檔案的價值也就在使用中得以實現(xiàn)。

三、報業(yè)新聞檔案信息化管理程序和方法要標準、規(guī)范，方便利用

檔案工作的目的是利用，檔案工作的出發(fā)點和落腳必須是檔案的利用。

計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須準確和科學。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入等基礎工作，使其充分滿足計算機儲存的技術要求。

所以報業(yè)應用計算機技術文字（新聞報道）檔案管理必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，信息搜集、儲存與再利用等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行。報社文圖檔案管理人員要針對報紙的特點，設計文檔類別、目錄，保證檢索查找準確、快速。綏化日報社的文圖檔案管理信息系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)運用兩部分。在數(shù)據(jù)采集部分首先按照標題、作者、時間、版次、版名、專欄、正文7個文件標引字段統(tǒng)一格式，綏化日報自2010年以來每天對該報及子報《綏化晚報》的原始文字出版信息進行采集，然后錄入可供社內(nèi)的服務器。在運用部分設計出市委、市政府、市人大、市政協(xié)；政治、經(jīng)濟、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、法制、教育、衛(wèi)生等35個總目錄，每個總目錄下又分為若干子目錄。報社人員可通過內(nèi)部局域網(wǎng)進入資料數(shù)據(jù)庫進行資料檢索。檢索既可通過標引字段條件的單獨或組合來進行，亦可在正文中用關鍵詞進行。資料檢索出來后，可以按時間順序、版次等重新排序，以便統(tǒng)計和查報，對所需文件可以下載、儲存和打印。綏化日報社文圖檔案管理信息系統(tǒng)的廣泛應用，極大地豐富了檔案利用形式，提高了檔案工作的服務質(zhì)量。