高職院校檔案管理問題探析

考立君

[摘 要]高職院校是我國高等教育的重要組成部分，近年來更是在國家相關(guān)政策支持下獲得了快速發(fā)展，但檔案管理工作發(fā)展緩慢，無法為高效發(fā)展帶來可靠的保障。本文對當前高職院校檔案管理工作中存在的問題進行了分析，提出了做好高職院校檔案管理工作的措施，對提高高職院校檔案管理水平具有的意義。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案；管理

引言

檔案管理在高校所有管理中占據(jù)重要地位，檔案是高校多年來在教學管理、行政管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理等方面所積累的寶貴資源，是高校一筆巨大的財富，必須要加以珍惜。通過檔案管理，高?？梢詫ψ约涸诮虒W、行政等方面所出現(xiàn)的問題及時加以總結(jié)，制定新的科學管理規(guī)劃，幫助高校實現(xiàn)穩(wěn)步可持續(xù)發(fā)展。高職院校是我國高等教育的重要組成部分，近年來更是在國家相關(guān)政策支持下獲得了快速發(fā)展，但所屬高職院校前身都是中專學校，中間經(jīng)歷了個方面的轉(zhuǎn)型，因此其歷史進程也大多較為復(fù)雜，這更為其檔案管理增加了重要性?；诖耍诟呗氃盒ｉ_展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，尤其是在信息化方面的建設(shè)，提高高職院校檔案管理水平，具有更加重要和實際的意義。

1.高職院校檔案管理的特點

大多數(shù)高職院校都有著一定的建校和辦學歷史，部分高職院校甚至已經(jīng)有幾十年的時間，因此，這些高職院校大多都有著自己比較完善的事業(yè)系統(tǒng)，檔案管理便承擔了其中的文化事業(yè)管理部分。因為牽涉到學校各個層面和各個系統(tǒng)的建設(shè)工作，高職院校的檔案管理工作要想得到較好的開展，比較有極強的專業(yè)性和技術(shù)性，而其管理水平的高低也直接會對學校的整體管理產(chǎn)生影響。

從高校檔案管理工作流程來看，主要包括信息的采集、輸入、加工、儲存等一系列步驟，是一個較為完善的信息運行和控制系統(tǒng)。檔案管理不同于普通的文件管理，不僅要對所有的文件信息進行整理分類，還要對其中的重點進行總結(jié)和升華，因此其必須要兼具完整性和科學性的雙重特點。而且作為高職院校的內(nèi)部組織材料，部分檔案有屬于較為保密的內(nèi)容，因此還要注意其安全性的特點。

大多數(shù)高職院校的檔案管理部門在學校管理部門中雖然重要，但是受到的重視程度依然偏低，在資金來源上也并不是很充裕，這就決定了檔案管理工作還要注意經(jīng)濟性的問題，盡可能的利用有限的資源做到高效管理，這也是檔案管理的另一個特點。

2.高職院校檔案管理工作存在的問題

2.1檔案工作不受重視

高職院校近年來快速的發(fā)展給各個學校的管理層提供了各種發(fā)展的機遇，多數(shù)高職院校都將發(fā)展重點集中在資金、硬件基礎(chǔ)建設(shè)、師資力量培訓、招生就業(yè)等幾個重大問題方面，對于檔案管理工作則關(guān)注較少。一方面，前面所述的問題對于高職院校的發(fā)展來說確實非常重要和緊迫，另一方面，檔案在學校管理中的重要性并不能很好的為人所知，有些高校的領(lǐng)導(dǎo)甚至對檔案管理的具體工作內(nèi)容一無所知，這也直接導(dǎo)致了檔案管理在學校中被置于邊緣化的境地，經(jīng)費不足、設(shè)備落后等問題較為明顯。

2.2學校各級管理層檔案意識薄弱

檔案管理是學校管理的重要組成部分，學校各個部門各個發(fā)展階段的材料都要進行存檔，這樣才能在后續(xù)發(fā)展中有史可鑒。但是由于多數(shù)人對檔案管理工作的不了解和不重視，導(dǎo)致很多部門并未對此給予足夠的重視，很多文件在存檔之前便已丟失，造成檔案不完整，缺乏可參考性，給檔案管理部門帶來了很多的工作困難。

2.3檔案管理手段落后

隨著現(xiàn)代化信息手段的應(yīng)用，檔案管理也逐漸從全人工轉(zhuǎn)向信息化，這是一種巨大的進步，檔案管理工作也因此變得更為快捷、高效。但是由于高職院校對檔案管理工作的不夠重視，部分高校依然處于人工化工作階段，降低了檔案服務(wù)水平。還有的高職院校雖然實現(xiàn)了硬件的更新?lián)Q代，但是在軟件上遲遲不能更新，效率提升緩慢。另外在工作機制方面，缺乏有效的考核手段，員工工作效率低下，不能很好的與時代接軌也是較為突出的問題。

2.4檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理人員素質(zhì)高低對于檔案管理工作能否好好開展有著重大的影響，在高校檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)歸檔立卷不及時造成材料積壓的情況，影響了檔案管理的正常進行。有些檔案管理人員自身缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，有沒有經(jīng)過合理的培訓，無法保證檔案的安全性和科學性，也完成檔案信息的深層次加工工作，降低了檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，這也是必須要重視的問題。

3.做好高職院校檔案管理工作的措施

3.1學校管理層面要加強對檔案管理工作的重視

高職院校的發(fā)展離不開檔案管理工作的支持，尤其是在教學、科研、學生管理、組織機構(gòu)建設(shè)等方面的系列文件和管理經(jīng)驗存檔，是高職院校繼續(xù)發(fā)展的重要參考平臺。因此，學校管理層要從大局出發(fā)，將檔案管理納入到常態(tài)化管理中，加強對檔案管理工作的重視，使其可以在學校發(fā)展中提供更有效的輔助。

3.2提高各部門檔案工作的服務(wù)意識

檔案管理是對各個部門工作信息的及時儲存、管理和加工的過程，具有中的應(yīng)用價值。各高職院校應(yīng)該加強對各個部門對檔案管理工作的重視，讓所有教師都能夠明白檔案對個人、對學校的重要作用，所有的重要信息一定要做到及時的交付和存檔，確保檔案信息材料的完整性、準確性和及時性，為學校發(fā)展提供可用的檔案服務(wù)。

3.3加強隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

為了保障高職院校檔案管理工作的有效開展，還要注意對從事檔案管理工作的人員加強專業(yè)技能培訓和素質(zhì)方面的教育提升工作。一方面可以在檔案管理部門內(nèi)部定期舉行知識培訓，尤其是現(xiàn)代化技術(shù)培訓工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對各種新型工作系統(tǒng)的完全掌握，另一方面要加強對員工的創(chuàng)新教育工作，改變傳統(tǒng)的工作方式，學會“走出去”，讓學校各個部門和廣大師生都明白檔案工作的重要性，通過改善服務(wù)質(zhì)量讓大家積極參與到檔案管理工作中來。此外，鑒于檔案管理工作的特殊性，要加強對檔案管理工作人員的作風教育，思想教育，增強其工作責任感，維護檔案管理的安全性。