淺談檔案管理細(xì)則

馬寧東

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也越來越快速，檔案管理工作在其發(fā)展中所體現(xiàn)出來的作用越來越大。檔案作為所有活動(dòng)最真實(shí)的一個(gè)體現(xiàn)，其在管理上需要能夠現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，并且需要擁有創(chuàng)新精神，這樣才能使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展及經(jīng)濟(jì)上的需求，讓其能夠長久持續(xù)的發(fā)展下去。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化 規(guī)范化 現(xiàn)代化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C 文章編號(hào)：1672-1578（2015）10-0259-01

1 引言

作為檔案管理的工作人員，其自身需要將其管理水平得以提高，并實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，這樣才能使檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，能夠?yàn)樯鐣?huì)及各企事業(yè)單位及時(shí)提供所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。本文主要對(duì)檔案管理中所存在的問題進(jìn)行了探討，并針對(duì)這一系列問題提出了相應(yīng)的對(duì)策，并對(duì)檔案管理如何進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化進(jìn)行了分析。

2 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

2.1對(duì)檔案管理的重視程度不夠

長久以來，檔案工作者對(duì)于檔案的認(rèn)知度上存在一定的偏差，認(rèn)為檔案管理只是單純的對(duì)資料進(jìn)行記錄，將一些日常性事物進(jìn)行保管等，認(rèn)為這對(duì)企事業(yè)的發(fā)展沒有任何的重要作用，只要完成好資料的錄入及檔案妥善保管好，不丟失就行。從以上的分析中可以知道，很多的企事業(yè)對(duì)于檔案管理工作的實(shí)質(zhì)缺乏了解，沒有了解到其對(duì)企業(yè)的發(fā)展的重要性，這就導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理信息化改革上跟不上步伐。

2.2管理水平低，管理力量弱

絕大部分檔案管理者在入職之前都沒有接受過正規(guī)的檔案管理的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致其在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和存檔時(shí)常常分不清步驟，更談不上對(duì)檔案的重要性的認(rèn)識(shí)及管理中的具體要求了。一些企業(yè)由于一些其他因素，使得其檔案管理員還需要兼職其他工作，這就使其無法專心的完成檔案管理工作。在對(duì)一些資料進(jìn)行收集時(shí)，由于檔案管理者沒有真正的了解到檔案管理的本質(zhì)，因此收集到的資料無法準(zhǔn)確的反映出真實(shí)的情況，在存檔時(shí)也無法做到及時(shí)的修正補(bǔ)充，這就導(dǎo)致了檔案管理的功能無法發(fā)揮出來。

2.3檔案管理工作者在宣傳檔案管理的重要性上力度不夠

一方面檔案管理人員都身兼數(shù)職，因?yàn)橐恍l件的限制使得其無法及時(shí)的參與檔案管理的知識(shí)及技能的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)；另一方面，檔案管理工作者自己都沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，更不要提對(duì)其的宣傳了。

2.4檔案管理手段相對(duì)落后

在檔案管理中，由于其管理的手段還處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段，因此很容易丟失及損壞，并且這是一項(xiàng)耗時(shí)耗力耗物的工作，傳統(tǒng)的管理方式無法與計(jì)算機(jī)技術(shù)及檔案處理軟件相提并論，傳統(tǒng)的檔案管理無法實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案的查找，有著很大的不便之處。

3 檔案管理對(duì)策及思考

檔案作為最真實(shí)的記錄，其記錄下了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展史，記錄了企業(yè)的最低谷也見證了企業(yè)的最高峰，記錄了企業(yè)中所有優(yōu)秀人員的工作經(jīng)驗(yàn)及心得，是企業(yè)最為寶貴的財(cái)富。就目前檔案管理中所存在的問題進(jìn)行了探討，針對(duì)其提出了幾點(diǎn)有效的對(duì)策。

3.1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，制定檔案管理制度

需要將檔案管理者及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行講解，讓他們認(rèn)識(shí)到其的重要性，這樣才會(huì)提升檔案管理的設(shè)施。改善檔案管理的實(shí)施模式，將計(jì)算機(jī)及管理軟件引入到檔案管理中，將傳統(tǒng)的檔案管理方式舍棄。同時(shí)還需要提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)及工作態(tài)度，這樣才能使檔案管理中資料的準(zhǔn)確性得以保障。

3.2完善檔案管理制度

在制定檔案管理工作制度時(shí)需要遵從以下幾點(diǎn)來進(jìn)行：第一，在制定規(guī)則制度時(shí)需要能夠?qū)n案管理中的科學(xué)化、規(guī)范化和合理化體現(xiàn)出來，并且需要根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況來對(duì)其進(jìn)行制度的調(diào)整及完善；第二，在制定管理制度時(shí)，其條款需要簡明實(shí)用。檔案管理制度的制定需要根據(jù)實(shí)際情況來進(jìn)行，要確保其的可操作性，制定的內(nèi)容要簡潔易用，目標(biāo)性強(qiáng)，這樣才能讓檔案管理者在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)有章可循；第三，在制定檔案管理制度時(shí)，需要全面的考慮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工等各方面的因素，領(lǐng)導(dǎo)作為制度的執(zhí)行者，員工屬于管理制度的操作者，要對(duì)這兩者起到約束作用。制定的制度需要管理部門嚴(yán)格的執(zhí)行，才能使其規(guī)范起來。

3.3加大對(duì)檔案管理的宣傳，提升檔案管理工作者的責(zé)任感

在對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行大量宣傳的同時(shí)需要先將管理工作者的意識(shí)提高，能夠準(zhǔn)確的將所收集的資料進(jìn)行審核，完整無誤的錄入到檔案庫中。在對(duì)檔案進(jìn)行鑒別時(shí)，檔案工作者能夠認(rèn)真仔細(xì)，能夠確保檔案的完整，對(duì)檔案工作的重要性能夠有正確的認(rèn)知，了解其的重要性。

3.4在對(duì)檔案的管理過程中，積極融入信息化，從而有效提高對(duì)檔案的管理效率

21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，其信息化的管理方式已然被社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域所接受，也逐漸被使用，其中包括檔案管理工作。目前，檔案管理工作人員面臨的最大難題就是在管理工作中有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)。對(duì)于檔案部門來說，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，這是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。另外，在規(guī)定使用權(quán)限時(shí)，部分信息必須具有開放性和共享性，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的公開化。在這種情況下，能夠幫助員工樹立并增強(qiáng)檔案意識(shí)，從而進(jìn)行合理的檔案管理工作，為提高檔案管理工作奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，目前所有企業(yè)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理，為了做到這一點(diǎn)，要時(shí)刻明確出現(xiàn)在檔案管理工作中的問題并及時(shí)解決相應(yīng)的問題。同時(shí)，通過提升檔案管理人員的專業(yè)水平，加上不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式，以及將計(jì)算機(jī)技術(shù)合理有效地與檔案管理結(jié)合起來，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化。

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