企業(yè)使用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)與挑戰(zhàn)

鄭濟(jì)孝

(1.太原學(xué)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系，山西 太原 030032;2.財(cái)政部財(cái)政科學(xué)研究所研究生部，北京 100142)

當(dāng)前企業(yè)的管理控制和信息技術(shù)已經(jīng)融為一體，ERP系統(tǒng)是會(huì)計(jì)與管理控制的重要技術(shù)基礎(chǔ)，它不僅僅是單純的會(huì)計(jì)系統(tǒng)，而且集中結(jié)合了企業(yè)規(guī)劃和控制過程?，F(xiàn)代的ERP系統(tǒng)通過嵌入規(guī)范操作實(shí)現(xiàn)集中管理，解決企業(yè)最迫切的管理問題，從而提高企業(yè)經(jīng)營績效。然而，企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)過程中也存在一定的挑戰(zhàn)，有些挑戰(zhàn)甚至?xí)?dǎo)致整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營癱瘓，最終可能導(dǎo)致ERP系統(tǒng)預(yù)期整合或利益的承諾無法在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)。經(jīng)過筆者歷時(shí)兩年對(duì)1200家企業(yè)使用ERP系統(tǒng)中基本的管理控制活動(dòng)(使用ERP戰(zhàn)略、管理、操作控制活動(dòng))的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)企業(yè)使用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)與挑戰(zhàn)，探討企業(yè)采用ERP系統(tǒng)對(duì)管理存在益處和挑戰(zhàn)的原因，為企業(yè)進(jìn)一步提高ERP系統(tǒng)的有效使用提供指導(dǎo)與幫助。

一、企業(yè)使用ERP的優(yōu)勢(shì)

本次研究歸納整理出企業(yè)使用ERP系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)見表1，顯而易見在企業(yè)中使用ERP的主要優(yōu)點(diǎn)有:

(一)提高企業(yè)透明度

從表1可以看出，ERP系統(tǒng)的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是提高了企業(yè)經(jīng)營管理的透明度。ERP系統(tǒng)被高層管理者認(rèn)為是提高控制管理透明度的一個(gè)“神奇”工具。特別是，ERP系統(tǒng)可以快速便捷地收集并生成使用者所需的財(cái)務(wù)信息，因?yàn)镋RP系統(tǒng)是一個(gè)獨(dú)立集成系統(tǒng)，而非單獨(dú)的數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，避免了信息孤島問題。

(二)有利于實(shí)施戰(zhàn)略控制

從表1可以看出，最高管理者使用ERP系統(tǒng)不但是為了實(shí)時(shí)提供月度財(cái)務(wù)報(bào)表，而且是為了建立和實(shí)施企業(yè)的戰(zhàn)略控制。特別是從高層管理的角度來看，ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)基于同一目標(biāo)、同一會(huì)計(jì)處理原則、同一報(bào)表格式的多個(gè)業(yè)務(wù)單位的集中控制，有利于多個(gè)業(yè)務(wù)單位的集成，有效實(shí)施企業(yè)戰(zhàn)略控制。ERP系統(tǒng)實(shí)施后，將會(huì)形成生產(chǎn)的高度標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、嚴(yán)格的計(jì)劃、監(jiān)控和集中控制系統(tǒng)并實(shí)時(shí)反饋。

(三)有利于企業(yè)全球化標(biāo)準(zhǔn)

ERP系統(tǒng)的一個(gè)決定性優(yōu)勢(shì)是促進(jìn)企業(yè)進(jìn)行全面標(biāo)準(zhǔn)化管理。ERP的標(biāo)準(zhǔn)化管理很容易滿足(購買或建立)新工廠的需求。此外，在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)中必然包含著組織文化的潛在變化，使用ERP系統(tǒng)有利于企業(yè)經(jīng)營模式的改革[1]。

二、企業(yè)使用ERP系統(tǒng)帶來的挑戰(zhàn)和沖突

本次研究歸納整理出企業(yè)在ERP系統(tǒng)日常使用中面臨的主要挑戰(zhàn)見表2，很顯然企業(yè)使用ERP系統(tǒng)面臨的主要挑戰(zhàn)是錯(cuò)誤的系統(tǒng)設(shè)置和專業(yè)技術(shù)人才的缺乏。

表1 使用ERP系統(tǒng)主要的優(yōu)勢(shì)

(一)系統(tǒng)設(shè)置

在系統(tǒng)設(shè)置可以分為以下幾種情形:

第一，業(yè)務(wù)流程的吸收同化。ERP系統(tǒng)需要整個(gè)企業(yè)非常嚴(yán)格地遵守系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)模型標(biāo)準(zhǔn)。為了維護(hù)ERP系統(tǒng)功能所需要的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人員的管理訓(xùn)練尤為重要。然而，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)在ERP系統(tǒng)啟動(dòng)三四年后，員工仍然不知道其業(yè)務(wù)流程是什么及與企業(yè)的經(jīng)營有何關(guān)系，最終導(dǎo)致職員并不理解系統(tǒng)設(shè)置在ERP系統(tǒng)不同業(yè)務(wù)流程中的重要地位，為之后系統(tǒng)相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和初始數(shù)據(jù)的錄入造成潛在錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。

第二，繁重的數(shù)據(jù)輸入。系統(tǒng)操作人員在輸入過程中真正的問題是錯(cuò)誤的日積月累。在啟用系統(tǒng)前要完成所有的系統(tǒng)設(shè)置，并錄入初始數(shù)據(jù)完成初始化。系統(tǒng)操作人員面臨時(shí)間緊迫、數(shù)據(jù)繁雜、對(duì)新的軟件系統(tǒng)不熟練精通以及不清楚系統(tǒng)設(shè)置和初始數(shù)據(jù)錄入對(duì)未來系統(tǒng)運(yùn)行中的影響等一系列問題，從而導(dǎo)致系統(tǒng)設(shè)置錯(cuò)誤。系統(tǒng)啟用后，由于生產(chǎn)過程的不間斷必然要求系統(tǒng)持續(xù)運(yùn)行，但是有的系統(tǒng)設(shè)置錯(cuò)誤需要停止系統(tǒng)重新設(shè)置才能更正或修復(fù)。這意味著在ERP系統(tǒng)使用以后發(fā)現(xiàn)的一些系統(tǒng)設(shè)置錯(cuò)誤無法修改，這些錯(cuò)誤將會(huì)隨著系統(tǒng)運(yùn)行持續(xù)存在，最終導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無法正常運(yùn)行甚至癱瘓。

最后，系統(tǒng)操作和維護(hù)通常要消耗了大量的時(shí)間和資源。系統(tǒng)出現(xiàn)的錯(cuò)誤有時(shí)是由自身造成，有時(shí)是由其他用戶或者不可追蹤的破壞因素造成。系統(tǒng)維護(hù)人員不斷尋找并修正錯(cuò)誤非常耗費(fèi)時(shí)間，其工作重點(diǎn)從滿足客戶需求轉(zhuǎn)移到防范ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)。由于大部分的職員僅具有系統(tǒng)的基本技能，而沒有糾正錯(cuò)誤的技能，所以在對(duì)錯(cuò)誤的系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行糾正時(shí)更是難上加難。

(二)缺乏人力資源

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在操作和維護(hù)ERP系統(tǒng)方面經(jīng)常缺乏有足夠經(jīng)驗(yàn)和技能的人員。首先，現(xiàn)代復(fù)雜的ERP系統(tǒng)需要特殊的專業(yè)技能人才。其次，由于系統(tǒng)操作和維護(hù)人員忙于日常系統(tǒng)管理和修復(fù)，沒有時(shí)間使用ERP系統(tǒng)基本功能以外的其他功能。最后，如果企業(yè)中的關(guān)鍵ERP系統(tǒng)技術(shù)人員離開企業(yè)，這將造成本企業(yè)ERP系統(tǒng)無法維護(hù)或使用的風(fēng)險(xiǎn)。

三、解決企業(yè)使用ERP沖突的途徑

通過以上對(duì)ERP在企業(yè)使用過程中的優(yōu)勢(shì)與挑戰(zhàn)分析，可以將使用ERP系統(tǒng)的益處和挑戰(zhàn)的關(guān)系可概括為圖1。

高層管理者要實(shí)現(xiàn)企業(yè)以ERP系統(tǒng)為中心運(yùn)行的先決條件是企業(yè)必須具有有效的集中控制。這就要求整個(gè)組織要非常嚴(yán)格地遵守ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和行為模式。然而，車間一直都是基于理解生產(chǎn)屬性和以服務(wù)顧客為要?jiǎng)?wù)，一個(gè)單一共同標(biāo)準(zhǔn)的ERP系統(tǒng)如何適應(yīng)不同業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)環(huán)境的車間，此外這種自上而下的驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)取代以客戶為中心的市場(chǎng)導(dǎo)向也容易形成僵化的官僚主義;ERP系統(tǒng)是戰(zhàn)略管理和控制的一種手段，高層管理者要花費(fèi)很長的時(shí)間也可能是幾年進(jìn)行績效評(píng)價(jià)，并且中層管理者和行政管理人員由于錄入錯(cuò)誤的系統(tǒng)數(shù)據(jù)會(huì)引起控制失效或財(cái)務(wù)信息失真。綜上原因，導(dǎo)致企業(yè)使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理控制的主要作用是努力提高系統(tǒng)的操作人員專業(yè)技能，產(chǎn)生正確無誤的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息。事實(shí)上，由于生產(chǎn)的靈活性面對(duì)剛性的ERP計(jì)劃會(huì)造成維護(hù)系統(tǒng)的資源缺失，不可能以業(yè)務(wù)部門的成本差異和產(chǎn)品盈利能力為管理的目標(biāo)，并且ERP系統(tǒng)的剛性隨著生產(chǎn)和經(jīng)營環(huán)境變化改變系統(tǒng)模式是十分困難的。一般來說，信息系統(tǒng)的能力和時(shí)間資源的嚴(yán)重缺乏限制ERP環(huán)境下管理會(huì)計(jì)的發(fā)展。所以，ERP系統(tǒng)最終成為基本的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，提供損益表和資產(chǎn)負(fù)債表報(bào)告，將扮演戰(zhàn)略控制或“戰(zhàn)略管理會(huì)計(jì)”角色，這被認(rèn)為是“戰(zhàn)略控制”實(shí)際上是限制到更窄的“財(cái)務(wù)控制”的基礎(chǔ)上定期報(bào)表。

表2 使用ERP系統(tǒng)面臨的主要挑戰(zhàn)

由于ERP系統(tǒng)的預(yù)定義，可以保持其形式不變“無盡的使用”。但在快速變化的商業(yè)環(huán)境下，ERP系統(tǒng)預(yù)設(shè)的工藝路線不可能長的有效性[2]。在戰(zhàn)略層面ERP需要規(guī)范和制度化，但在業(yè)務(wù)層面，它需要不斷適應(yīng)業(yè)務(wù)和客戶的變化要求。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的快速發(fā)展，在中小型企業(yè)沒有連續(xù)不斷變化的資源促使ERP系統(tǒng)的不斷調(diào)整，這可能會(huì)導(dǎo)致管理控制中的沖突和矛盾。如果沒有重新配置，會(huì)通過錯(cuò)誤的系統(tǒng)設(shè)置導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無法正常使用。ERP信息系統(tǒng)是一個(gè)均勻的系統(tǒng)(信息系統(tǒng)是一個(gè)高度標(biāo)準(zhǔn)化的形式)，用于一個(gè)不均勻，不一致的組織中。ERP系統(tǒng)的不均勻使用是指在輸入過程的大量錯(cuò)誤，尤其是在結(jié)構(gòu)上無法以預(yù)設(shè)的方式使用。ERP系統(tǒng)不均勻使用會(huì)引起許多挑戰(zhàn)，特別是錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)格式和忽視管理會(huì)計(jì)技術(shù)，一部分原因是由于中小企業(yè)缺乏人才資源，另一部分原因是由于系統(tǒng)結(jié)構(gòu)上的缺陷。

圖1 使用ERP系統(tǒng)的益處和挑戰(zhàn)關(guān)系圖

最后，高層管理者關(guān)注的效益主要是戰(zhàn)略管理即提高透明度和工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。ERP通過標(biāo)準(zhǔn)化的方式從所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中收集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)并且能夠?yàn)楦邔庸芾砣藛T提供一套與相關(guān)企業(yè)可比的基本財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，該報(bào)告足以在戰(zhàn)略控制水平提供一流管理的控制和透明度，但沒有對(duì)企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)或具體盈利能力提供有用的分析信息。本文認(rèn)為在收益和挑戰(zhàn)之間有一定的聯(lián)系。預(yù)期的效益會(huì)受到多方面的因素條件的限制，真正的限制就是挑戰(zhàn)。當(dāng)然，實(shí)際上出現(xiàn)的挑戰(zhàn)也阻礙了預(yù)期的收益。在ERP系統(tǒng)中發(fā)展和利用稀缺資源非常有限，主要困難在于利用管理會(huì)計(jì)信息的機(jī)會(huì)非常有限。這意味著在實(shí)際中增加的透明度僅僅只是規(guī)范了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)透明度。此外，由于ERP系統(tǒng)的模塊和結(jié)構(gòu)的不足也導(dǎo)致工作實(shí)踐在中很小的工序無法標(biāo)準(zhǔn)化，這是不協(xié)調(diào)的，而在單位的職員以各種方式走捷徑適應(yīng)ERP系統(tǒng)，以保證生產(chǎn)過程的運(yùn)行和為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，最終導(dǎo)致在生產(chǎn)管理控制過程中造成了財(cái)務(wù)基本數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)不符等許多實(shí)際問題。這一研究是否有廣泛的經(jīng)驗(yàn)的影響仍然是未知數(shù)，包括各種領(lǐng)域的研究設(shè)置、稀缺資源的在ERP在中的使用效果、ERP使用與預(yù)期收益的關(guān)系等等都是未來研究的方向。

[1]Henri Teittinen ，Jukka Pellinen，Marko J?rvenpaa.ERP in action－Challenges and benefits for management control in SME context[J].International Journal of Accounting Information Systems，2013(14).

[2]Granlund M.Extending AIS research to management accounting and control issues:a research note[J].Int J Account Information Systems ，2011(12).