洞庭藥業(yè)：釋放BI力量

洪蕾

湖南洞庭藥業(yè)股份有限公司（以下簡稱“洞庭藥業(yè)”）創(chuàng)建于1958年，經(jīng)過四十余年艱苦創(chuàng)業(yè)，由一個僅能生產(chǎn)酊水糖漿的小型企業(yè)，發(fā)展壯大成為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)獨特、治理結(jié)構(gòu)規(guī)范、管理特色突出、經(jīng)濟效益穩(wěn)健、集科工貿(mào)于一體的綜合性藥業(yè)實體。公司總資產(chǎn)1.3億元，占地10萬平方米，現(xiàn)有員工800余人，專業(yè)技術(shù)人員280人，年產(chǎn)值、銷售額雙過億，利稅上千萬元?；仡欉^去，1996年，洞庭藥業(yè)被列入全國醫(yī)藥系統(tǒng)37家和湖南省55家首批建立現(xiàn)代企業(yè)制度試點單位之一，邁開了企業(yè)改制的步伐。從此，洞庭藥業(yè)的發(fā)展進入了快車道，如今其產(chǎn)品遠(yuǎn)銷全球20多個國家和地區(qū)。洞庭藥業(yè)的信息化之路正始于彼時。

信息化求索之路

和許許多多中國企業(yè)一樣，洞庭藥業(yè)的信息化之路在不斷探索中前進。作為洞庭藥業(yè)“計算機使用第一人”，公司財務(wù)總監(jiān)兼信息化負(fù)責(zé)人龍玲是洞庭藥業(yè)信息化發(fā)展的見證人、推動者和規(guī)劃師。他告訴記者，洞庭藥業(yè)最初只是使用單一的財務(wù)軟件來做簡單的報表和憑證，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)方面則嘗試自主開發(fā)。隨著企業(yè)的發(fā)展，單一的財務(wù)軟件和分散的業(yè)務(wù)系統(tǒng)越來越跟不上企業(yè)的管理需求，龍玲開始考慮將主要的信息系統(tǒng)納入到統(tǒng)一的管理平臺。

2002年，洞庭藥業(yè)選擇了用友U8系統(tǒng)，其最先上線完善了財務(wù)模塊。2006年，洞庭藥業(yè)財務(wù)與業(yè)務(wù)平臺的統(tǒng)一成為迫在眉睫的問題，這一年，洞庭藥業(yè)的客戶已經(jīng)達到兩千多個，其在全國各省市均委派了區(qū)域經(jīng)理，但財務(wù)與業(yè)務(wù)平臺的不統(tǒng)一造成了應(yīng)收賬款管理困難?！爱?dāng)時，我們的財務(wù)用的是U8，業(yè)務(wù)用的是自己編寫的系統(tǒng)，因為是兩個不同的系統(tǒng)，所以會出現(xiàn)應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)不一致的情況。比如，兩個客戶可能只有一字之差，如果經(jīng)辦人不注意，就會混淆了客戶，等到賬目核對時，分不清是財務(wù)的數(shù)據(jù)對還是業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)對”。因此，龍玲決定上線早已購買的U8供應(yīng)鏈管理，至此，洞庭藥業(yè)主要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)了平臺統(tǒng)一。2008年，洞庭藥業(yè)增加了管理外貿(mào)出口銷售的費用管理系統(tǒng)，同時升級了U8系統(tǒng)，其整個企業(yè)的ERP管理基本完善。

平臺統(tǒng)一之后，數(shù)據(jù)如何能夠得到更好的分析利用？此時，洞庭藥業(yè)對BI的需求浮出水面。龍玲有意選擇用友華表的BI系統(tǒng)——用友BQ，原因之一是這款軟件靈活易用能夠滿足洞庭藥業(yè)的需求；其二是按照他的規(guī)劃，洞庭藥業(yè)的信息化系統(tǒng)最終將統(tǒng)一在用友平臺之上。但由于考慮到當(dāng)時洞庭藥業(yè)在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性上仍有欠缺，龍玲認(rèn)為當(dāng)時并不是上線BI系統(tǒng)的最好時機。

BI力量釋放

系統(tǒng)的上線雖然被擱置，但準(zhǔn)備工作一直在進行，經(jīng)過近四年的努力，洞庭藥業(yè)完善了企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，迎來了上線BI系統(tǒng)的最佳時機。

2012年3月，洞庭藥業(yè)正式開始實施用友BQ商業(yè)分析平臺，目前，BI系統(tǒng)一期項目已經(jīng)完成，并已正式運行。

龍玲介紹，洞庭藥業(yè)BI系統(tǒng)一期項目主要實現(xiàn)了財務(wù)主題分析和人力資源主題分析。整個BI項目的建設(shè)原則是“準(zhǔn)確、高效、實用”。

在準(zhǔn)確性上，一方面要保證數(shù)據(jù)、公式的準(zhǔn)確，報表要體現(xiàn)各方面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，另一方面還要做到各系統(tǒng)的錄入、審核都要準(zhǔn)確無誤。洞庭藥業(yè)把產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分為原料、針劑、片劑，新開發(fā)的產(chǎn)品單獨做監(jiān)控。在產(chǎn)品發(fā)貨時就設(shè)定好規(guī)則，設(shè)立了開票人和審核人，通過制定規(guī)范，提高原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，便于以后提取數(shù)據(jù)。

在高效方面，則要求任意終端電腦訪問報表時數(shù)據(jù)刷新要具有高效性。洞庭藥業(yè)對銷售數(shù)據(jù)的分析有自己特殊的要求。其銷售數(shù)據(jù)涉及到三個維度，包括區(qū)域、人員、產(chǎn)品，三個維度要互相疊加，比一般的行業(yè)分析起來復(fù)雜。在滯留資金的管理方面，洞庭藥業(yè)也有特別的規(guī)則，比如給一個客戶開了5萬元的發(fā)票，它只回款了3萬元的話，龍玲會不允許銷售部門做核銷，但是不做核銷，在應(yīng)收賬款里欠款還是5萬元，實際上回款已經(jīng)有3萬元，這種情況下的不允許核銷為數(shù)據(jù)分析提供了復(fù)雜性。龍玲說，BI系統(tǒng)很好地解決了這一問題，對于不同維度的銷售數(shù)據(jù)分析以及分年度的滯留資金分析通過BI系統(tǒng)都能夠輕松實現(xiàn)，實現(xiàn)了報表的隨時刷新，具有非常強的即時性，能夠快速拿到銷售分析資料。

在實用性上，從數(shù)據(jù)查詢到報表展現(xiàn)再到BI分析以及圖形界面都要做到實用，滿足不同層面瀏覽用戶能夠清晰明確的看到所需報表和分析圖表。作為財務(wù)部門的主管，龍玲最先體會到了BI系統(tǒng)帶來的便利，比如每月的財務(wù)分析報告，在系統(tǒng)實施的時候就已經(jīng)定義好，設(shè)定好財務(wù)指標(biāo)，系統(tǒng)能夠快速地呈現(xiàn)出來，縮短報表和分析報告周期，提高分析效率。在銷售分析方面，銷售人員通過實時跟蹤銷售數(shù)據(jù)分析結(jié)果，掌握了市場動態(tài)，并能夠進一步地去分析銷售上升和下降的原因，此外，通過BI進行人力資源主題分析，規(guī)范了人力資源管理，實現(xiàn)了資源共享。

龍玲認(rèn)為，BI系統(tǒng)幫助洞庭藥業(yè)初步實現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)平臺一體化之后數(shù)據(jù)的能量釋放。

用數(shù)據(jù)改進管理

談到對BI應(yīng)用的下一步計劃，龍玲直言對目前BI帶來的變化并不滿足，“我要通過這些數(shù)據(jù)進一步改進企業(yè)管理”。

實際上，信息化注定要在洞庭藥業(yè)大展拳腳。憑借產(chǎn)品上的高品質(zhì)優(yōu)勢，洞庭藥業(yè)生產(chǎn)的止血藥占據(jù)了全球60%的市場，其產(chǎn)品質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)高于國家標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)品利潤率達到了20%以上。龍玲透露，洞庭藥業(yè)不久將啟用規(guī)模更大的新廠區(qū)，并準(zhǔn)備未來三到五年上市運作。而信息化也將迎來又一輪建設(shè)高峰，逐步上線生產(chǎn)制造系統(tǒng)和成本管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化辦公。

信息系統(tǒng)的進一步完善將更加有利于發(fā)揮BI的優(yōu)勢。龍玲希望BI應(yīng)用能夠進一步深入到管理層，通過把ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)重新整合起來，使管理層通過BI的數(shù)據(jù)查詢分析系統(tǒng)查詢到各個業(yè)務(wù)模塊的信息，同時對這些信息做進一步的綜合分析處理，以儀表盤，圖表等直觀的形式展示出來，逐步把公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)都整合到BI系統(tǒng)中，為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。