企業(yè)如何做好文書檔案管理工作

林曉紅

摘 要：本文結(jié)合筆者逾十年的工作經(jīng)驗，詳細的分析了文書檔案管理工作，闡述了文書檔案管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的文書管理創(chuàng)新措施，以期為相關(guān)單位提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;對策

文書檔案管理是檔案工作的重要組成部分之一，它記載著一個單位發(fā)展歷程、文化沉淀、管理水平的重要依據(jù)，有很高的保存參考價值[1]。無論是在問題解決、科學(xué)決策上，還是在經(jīng)營管理等方面，都具有很強的指導(dǎo)作用。因此，應(yīng)加強對文書檔案管理的創(chuàng)新，這對實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、文書檔案管理的重要性和意義

（一） 文書檔案管理的重要性

隨著我國各種行業(yè)管理體系日益成熟，各單位的文書檔案管理工作也漸漸顯示出了其重要的利用價值。事實上，現(xiàn)在許多人都沒有意識到文書檔案管理在一個單位正常運行中占有舉足輕重的地位，但優(yōu)秀的文書檔案管理對于現(xiàn)代化單位制度的完善具有較強的推動作用。衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要標準就是檔案管理工作是否科學(xué)有效。尤其是基于我國社會主義經(jīng)濟體制逐漸完善，對文書檔案管理也提出了更高的要求。新時期檔案的管理工作對科學(xué)性的要求要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，所以信息化和數(shù)字化成為文書檔案管理未來的發(fā)展方向[2]。

（二）文書檔案管理的意義

做好文書檔案管理工作是一個單位能夠順利發(fā)展的前提。檔案管理工作作為單位管理工作中的重點，要科學(xué)規(guī)范的實行檔案管理，這也是一個單位業(yè)績以及管理水平的重要衡量標準。檔案是記載一個單位的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果的重要文件，對這個單位的歷史和科學(xué)發(fā)展提供了第一手研究參考資料。做好文書檔案管理工作，一方面，能使單位高層管理人員及時并清楚了解單位運營情況，可作為經(jīng)營決策的支持依據(jù)：另一方面，可為社會各方面提供準確的單位經(jīng)營成果，為單位與有關(guān)方面實行的有益合作打好堅實的基礎(chǔ)。要做好文書檔案管理工作.必須隨時更新文書檔案管理觀念，勇于創(chuàng)造和嘗試新型檔案管理手段，努力提高單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果的全面性和真實性。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

近年來，文書檔案管理得到了眾多單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注。為了實現(xiàn)文書檔案管理的制度化和規(guī)范化，相關(guān)部門制定了一系列措施[3]。但在當(dāng)前的文書檔案管理工作中仍存在一些問題，這些問題主要體現(xiàn)在以下3個方面：

（一）管理不夠規(guī)范

文書檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在案卷標題不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、組卷混亂和檔號不規(guī)范、單份文件主文與附件、文件處理表分開收集整理等方面。這主要是因為缺乏一套科學(xué)、完善的管理制度，進而導(dǎo)致管理工作無章可循、雜亂不堪。此外，還缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理制度。如果在管理工作中，有專職檔案員監(jiān)督管理，則能及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效的措施解決問題，從而在很大程度上提高文書檔案管理的規(guī)范性。

（二）檢索效率較低

人工檢索和計算機檢索已經(jīng)成為了當(dāng)前文書檔案檢索最主要的手段。但從二者被使用的比例看，人工檢索仍占據(jù)了較大的比例，這種檢索方式不僅花費的時間較多，且檢索效率較低，已有文件檢索不出或漏檢的可能性。雖然有些部門對該問題已采取了諸多手段，但隨著檢索形式和檢索數(shù)量的不斷增加，人工檢索的效率依舊較低。造成這種現(xiàn)象的主要原因是管理人員在開展工作時，過于注重檢索工具與檢索內(nèi)容的結(jié)合，忽略了檢索的整體質(zhì)量。比如，沒有高度重視某些類型的文書檔案管理，在文書文件整理當(dāng)中未注意按年度、類別、問題等歸檔方式，主要包括專題類、題材類和歷史類等。

（三）管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

文書檔案管理人員的素質(zhì)較低是當(dāng)前管理工作中的重要問題之一，管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了其文書檔案管理理念和業(yè)務(wù)技能是否符合標準。如果管理人員的素質(zhì)達不到要求，則必然會導(dǎo)致文書檔案管理工作處于混亂狀態(tài)，進而無法有條理地開展管理。此外，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高還體現(xiàn)在其對計算機的使用上，主要體現(xiàn)在OA或企業(yè)檔案系統(tǒng)上文書文件數(shù)據(jù)的分類處理、歸檔和查詢等工作的實效性。

三、提高文書檔案管理效率的對策

（一） 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

文書檔案主要用于展示一個單位發(fā)展歷程及其建設(shè)成果。當(dāng)前大部分的企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)忽視文書檔案管理的工作。要真正將文書檔案管理工作做好做到位，單位領(lǐng)導(dǎo)必須顧及單位事業(yè)全局發(fā)展，將文書檔案管理工作規(guī)劃為單位事業(yè)長期發(fā)展的戰(zhàn)略目標，納入到單位年度工作計劃和考核，讓職工加強檔案整理意識，體現(xiàn)檔案工作的作用及其重要性[4]。

（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障

做好文書檔案工作的強有力的保障和有效措施，首先是使文書檔案管理工作制度更加完善。當(dāng)前文書檔案管理機構(gòu)的地位被忽視，職責(zé)功能被弱化。對于這種現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設(shè)立文書檔案管理機構(gòu)，配置一些檔案管理設(shè)施，組織檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，單位主管領(lǐng)導(dǎo)為組長，相關(guān)負責(zé)同志為組員，各部門設(shè)專兼職檔案管理人員。制訂制度，用于提高職工對檔案工作的全民意識和重視程度，并將本部門的文書檔案工作任務(wù)認真研究并落實到個人身上，確保文書檔案工作保質(zhì)保量按時完成。另外還應(yīng)形成檔案工作競爭激勵機制，實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰，充分調(diào)動員工積極性，將檔案工作者的工作成績與單位年度考核、部門考核等直接掛鉤，將每個人的工作活力激發(fā)到最大，充分發(fā)揮個人潛力，創(chuàng)造出檔案工作競爭與合作并存、勇于創(chuàng)新的格局。

（三）提高文書檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵

文書檔案管理專業(yè)性較強。因此工作人員的業(yè)務(wù)能力是文書檔案管理工作質(zhì)量的直接影響因素。它對管理人員有嚴格的要求，既要工作責(zé)任感強、職業(yè)道德高、工作態(tài)度認真、腳踏實地、無私奉獻的工作精神。還要有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)、掌握科技知識。特別是擁有利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進的管理方法來管理文檔的基本技能。只有具備扎實的專業(yè)知識，敢于創(chuàng)新，責(zé)任感強，而且綜合素質(zhì)較高的文檔管理工作人員，才能更好地完成單位文檔管理工作。為了使檔案工作人員更加適應(yīng)檔案工作并提高檔案整理質(zhì)量，必須充分發(fā)揮檔案工作人員的主動性、創(chuàng)造性和積極性，全面提高文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和管理能力，既可通過宣貫學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等各種文件規(guī)范，讓文書檔案管理人員充分意識到做好文檔管理工作是責(zé)無旁貸。還要在引進人才時，注意引進一些具有專業(yè)檔案知識、專業(yè)技術(shù)能力的人才來擴大充實文書檔案隊伍。與此同時，對當(dāng)前在編人員的教育不能忽視，組織一些檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，鼓勵文書檔案管理人員積極參加。在提高管理水平的同時，還能促進文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)共同進步。

（四）牢記服務(wù)是做好文書檔案工作的根本

服務(wù)與利用是文書檔案工作的根本目的。認真收集整理并保存為第一手資料，對單位的發(fā)展歷史做好準確的記錄，努力實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用，方便日后單位各項工作的開展。因此，我們要加強服務(wù)功能，改革服務(wù)機制，充分發(fā)揮文書檔案的有效價值，做好文書檔案利用效果分析，優(yōu)化檔案系統(tǒng)查詢功能，提高檔案查詢效率，為領(lǐng)導(dǎo)提供更優(yōu)質(zhì)的決策服務(wù)，為單位做好檔案服務(wù)工作，為咨詢查證服務(wù)。還有人員管理素質(zhì)亟需提高。服務(wù)渠道有待拓寬。要革新思想觀念，緊跟時代步伐，對于新形勢對檔案工作的新要求有充分了解。對檔案開發(fā)利用的新思路、新方法有進一步探究，積極樹立服務(wù)意識主動完善服務(wù)功能。

四、結(jié)束語

由此看來，文書檔案是一個單位所有工作的記錄資料，能作為單位工作的主要指導(dǎo)和依據(jù)。文書檔案的管理水平直接體現(xiàn)了一個單位的檔案管理水平。文書檔案管理工作規(guī)章制度的不斷完善，管理人員專業(yè)素質(zhì)水平的不斷提高，傳統(tǒng)文書檔案管理模式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理模式的力度不斷加強，加快文書檔案管理信息化程度，才能從整體上提高管理效率，實現(xiàn)我國檔案事業(yè)的長久穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻：

[1]侯明，白宇紅.談文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（3）：82，112.

[2]潘莉.高職院校文秘專業(yè)文書檔案管理課程改革探討[J].蘭臺世界，2010，（14）：38.

[3]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2011，（1）：26.

[4]褚立慧.文書檔案管理中存在的問題與對策研究[J].黑河學(xué)刊，2011，（2）：165.