關(guān)于新時期企業(yè)文秘工作的探討

龐千意

[摘要]文秘工作涉及企業(yè)經(jīng)營和管理的方方面面，對企業(yè)的正常運(yùn)行起著重要的協(xié)調(diào)和推動作用，因此企業(yè)的發(fā)展離不開文秘隊伍水平的提升和文秘工作的強(qiáng)化和規(guī)范。本文從文秘工作在企業(yè)活動中所扮演的角色和文秘人員所應(yīng)具備的素質(zhì)出發(fā)，探討了提升企業(yè)文秘工作的新途徑和新方法。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；文秘工作；新時期

1.引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍也在不斷地拓展，企業(yè)辦公室面臨著更多更復(fù)雜的經(jīng)營和管理問題需要處理。文秘工作作為企業(yè)辦公室的重要工作，是企業(yè)各項(xiàng)活動有條不紊進(jìn)行的紐帶。隨著新時期企業(yè)經(jīng)營的壯大，文秘所面對的工作種類不斷增多，同時需要考慮的工作流程也更加復(fù)雜，這對企業(yè)文秘的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。一個合格的文秘，能夠靈活快速的處理各項(xiàng)企業(yè)事務(wù)，保證企業(yè)辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，同時發(fā)揮自身的能力將各項(xiàng)工作做到盡善盡美，是企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)開展的巨大助力。因此，在新的時期，企業(yè)在著眼于戰(zhàn)略發(fā)展的同時，應(yīng)該重視辦公室文秘工作的開展情況，提升文秘團(tuán)隊的綜合素質(zhì)和工作效率。本文從文秘人員所應(yīng)具備的能力和所從事的工作特點(diǎn)出發(fā)，闡述了增強(qiáng)企業(yè)文秘工作的新舉措。

2.企業(yè)文秘工作的性質(zhì)分析

文秘工作跟企業(yè)其他員工的工作有著很大的不同，首先，文秘工作具有服務(wù)性，文秘工作是企業(yè)中連接普通員工和領(lǐng)導(dǎo)階層的重要紐帶，起著傳達(dá)信息和工作溝通的作用，因此，文秘工作開展的是否順利，直接決定了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策和意見能否準(zhǔn)確快速地傳遞給基層員工，以及基層員工的意見能否及時地反饋給領(lǐng)導(dǎo)階層。其次，文秘的工作具有綜合性，不同于一般部門員工的專一性，文秘所要面對的是公司經(jīng)營各方各面的事務(wù)，這類工作與企業(yè)的經(jīng)營活動開展和利益息息相關(guān)，是企業(yè)工作的重要組成，這就要求文秘人員具有嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度和細(xì)致入微的工作習(xí)慣，同時要能夠隨機(jī)應(yīng)變，能夠應(yīng)對不同工作和各類突發(fā)性事件。綜上所述，文秘工作是企業(yè)工作的重要部分，企業(yè)的良好發(fā)展離不開良好的文秘工作支撐。

3.企業(yè)文秘工作人員所應(yīng)該具備的能力探討

3.1企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備基本的工作能力

文秘人員的基本工作能力，是指其在企業(yè)工作中能夠勝任文秘職位的基本能力。文秘人員的基本能力，首先包括扎實(shí)的文字功底。文秘人員主要從事文字相關(guān)的工作，文字功底是開展這類工作的前提。其次要具備良好的語言表達(dá)能力。文秘人員在企業(yè)中工作的重要部分是負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)層與基層員工間的交流和溝通紐帶，因此良好的語言表達(dá)能力能夠使得將訊息的傳達(dá)更加準(zhǔn)確。此外，良好的理解能力也是文秘人員應(yīng)具備的基本能力之一，能夠準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)和員工的意思并進(jìn)行傳達(dá)，是文秘的重要職責(zé)。

3.2企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備良好的工作態(tài)度

企業(yè)文秘的工作具有多樣、繁雜的特點(diǎn)，文秘人員所要處理的是公司經(jīng)營的日常事務(wù)，因此涉及企業(yè)經(jīng)營的各種細(xì)微之處，需要在工作中秉持著嚴(yán)肅認(rèn)真和細(xì)致入微的態(tài)度，對于每一份文件、每一份報告都要仔細(xì)的確認(rèn)其用途，對于每一項(xiàng)需要領(lǐng)導(dǎo)審批的文件則要確認(rèn)其中的內(nèi)容，防止疏漏，以避免給企業(yè)造成損失。文秘的工作更像是企業(yè)日常流水的審查員，負(fù)責(zé)監(jiān)督各項(xiàng)事務(wù)是否順利進(jìn)行，這要求文秘人員一定要有良好的工作態(tài)度，認(rèn)真不懈怠、靈活不放松，確保公司各項(xiàng)事務(wù)有條不紊地進(jìn)行。

3.3企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備一定的責(zé)任心

文秘工作經(jīng)常涉及到企業(yè)的各項(xiàng)核心決策和戰(zhàn)略計劃，在處理這些事務(wù)時，要以高度的責(zé)任心將各項(xiàng)計劃落實(shí)于文字，并將其傳達(dá)到企業(yè)的各部門。不僅針對重要的工作，在開展各類工作中，文秘人員都應(yīng)保持著良好的責(zé)任心，將自己負(fù)責(zé)的工作做到盡善盡美，不逃避職責(zé)，不在崗位上懈怠，時刻從解決企業(yè)實(shí)際問題的角度出發(fā)開展各項(xiàng)工作。在這過程中，不斷錘煉自身解決問題和處理問題的能力，為更好的勝任工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

4.新時期做好企業(yè)文秘工作的思路分析

4.1應(yīng)該樹立起服務(wù)意識

新時期企業(yè)的文秘人員需要樹立起自己的服務(wù)意識，這主要體現(xiàn)在三個方面。首先，文秘人員要竭力輔佐好領(lǐng)導(dǎo)。對于領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策向員工進(jìn)行傳達(dá)的過程中要全面和詳細(xì)，不漏傳、不錯傳；其次，要服務(wù)好企業(yè)員工。文秘人員必須要樹立起良好的個人形象，耐心的解答員工在工作中所遇到的各種問題，確保員工反映問題的渠道能夠通暢，提升企業(yè)員工對于文秘工作的滿意度。第三，要服務(wù)好自己的部門。為各個部門的工作提供準(zhǔn)確的資料和信息，同時要應(yīng)用自身的良好處事能力對各個部門之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，減少工作中的推諉現(xiàn)象。

4.2應(yīng)該在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)

新時期文秘工作的復(fù)雜性和多樣性對文秘人員的能力提出了新的要求，這要求文秘人員應(yīng)該抓緊一切時間和精力提升自身的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能。為此在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)時今后企業(yè)加強(qiáng)文秘工作的重要思路。通過深入學(xué)習(xí)檔案管理知識、檢索技術(shù)和數(shù)據(jù)庫構(gòu)建等等，提升文秘工作開展的效果。此外，學(xué)習(xí)新的知識不僅僅是要學(xué)習(xí)信息技術(shù)，也要學(xué)習(xí)蘊(yùn)涵在信息技術(shù)中的信息意識和現(xiàn)代意識，使得自身能夠更好的認(rèn)識到文秘工作的意義。

5.總結(jié)

文秘人員是聯(lián)系企業(yè)高層和基層員工的重要紐帶，也是保證企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)有條不紊進(jìn)行、各項(xiàng)政策貫徹落實(shí)和意見反饋的執(zhí)行者和監(jiān)管者。文秘人員的綜合素質(zhì)水平、文秘團(tuán)隊的業(yè)務(wù)能力在很大程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作情況。在新的發(fā)展時期，企業(yè)的業(yè)務(wù)的拓展離不開文秘工作的增強(qiáng)，隨著文秘工作的規(guī)范化和高效化，定能為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實(shí)的內(nèi)部基礎(chǔ)。

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