淺談企業(yè)文秘工作與檔案管理工作一體化的構(gòu)建思路

趙紅

摘 要：在目前飛速發(fā)展的“信息時代”，各類型企業(yè)辦公環(huán)境也有較大改善，大多數(shù)企業(yè)都推進(jìn)或已實現(xiàn)辦公自動化。在企業(yè)經(jīng)營活動中，文秘工作和檔案管理都是行政管理工作的主要組成部分，文秘、檔案實施一體化管理，并以此為基礎(chǔ)建立適應(yīng)目前經(jīng)濟(jì)時代，必將極大地提升企業(yè)辦公效率，能更好地為企業(yè)各項經(jīng)營管理服務(wù)。

一、文秘工作與檔案管理的關(guān)系

企業(yè)文秘工作是以公司決策層服務(wù)為目的，在企業(yè)經(jīng)營管理活動中（如：文件、會議、辦等方面）所從事的輔助性、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于決策層工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，它具有自己的工作特性。而檔案管理是企業(yè)檔案室對檔案實體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計并提供利用服務(wù)各項業(yè)務(wù)工作的總稱。企業(yè)文秘與檔案管理雖屬兩種不同的工作與階段，又是不同的學(xué)科范疇，但是二都關(guān)系十分密切，比如，在實現(xiàn)存檔保存方面，文秘工作和檔案管理的功能是一致的。檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質(zhì)的一個有效手段。同時，檔案管理工作又離不開文秘工作，沒有文秘的前期準(zhǔn)備工作，檔案管理工作也是無法順利進(jìn)行的。所以說，文秘工作與檔案管理工作是相互補(bǔ)充，相互依賴。

企業(yè)文秘工作和檔案工作的銜接主要是公文。公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，也是檔案的前身，因為檔案資料主要來源于公文。公文的質(zhì)量直接影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。檔案管理工作質(zhì)量也將對日后文秘工作提供真實的資料，促進(jìn)文秘工作質(zhì)量提升，兩者是一個整體的兩方面，既緊密相聯(lián)，又相對獨立。

二、文秘工作與檔案管理崗位一體化構(gòu)建的必要性

第一，檔案管理是文秘的職責(zé)之一，也是文秘工作者的必修課。一般，用人單位習(xí)慣把檔案管理工作分配給文秘來處理，也就是說文秘工作者進(jìn)入公司前，必須具備一定的檔案管理知識，如果在進(jìn)入工作崗位之前沒有事先做好準(zhǔn)備工作，一旦進(jìn)入到工作崗位后，也會接觸到檔案管理。因此，企業(yè)文秘工作與檔案管理工作如影隨形。

第二，檔案管理工作是對文秘工作者能力的拓展。目前大多數(shù)企業(yè)中的各類工作崗位，在任職條件上都強(qiáng)調(diào)“綜合素質(zhì)”，因為在工作中或多或少都會與其它崗位有些交涉。所以，文秘工作從以前的簡單的處理一些事務(wù)發(fā)展到今天，角色也在不斷地拓展，通常與助理的工作重疊，而檔案管理涉及面較廣泛，透過檔案管理工作，文秘首先學(xué)會了管理技巧，其次，在檔案管理中也了解本工作崗位以外范籌的專業(yè)知識，所以，檔案管理也是對文秘工作者工作能力的提升。

第三，文秘工作與檔案管理密不可分。首先，文秘工作需要對企業(yè)經(jīng)營活動和、重大決議、決策進(jìn)行記錄，而檔案管理就是將這些記錄整理、保存下來，二者的目的其實是一致的，所以說，文秘工作者具備一定的檔案管理專業(yè)知識是實現(xiàn)檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。

三、正確認(rèn)識文秘工作的工作特性

企業(yè)文秘工作是為公司有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，它既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)層工作，又有別于業(yè)務(wù)部門的工作，具有特定的工作屬性，主要表現(xiàn)有以下幾方面：

一是企業(yè)文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)或部門的，它的活動內(nèi)容主要是圍繞著公司決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時抓住市場信息（如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計等相關(guān)問題），及時與領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為公司的運(yùn)作和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔助性工作。

二是企業(yè)文秘工作的綜合性。企業(yè)文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是企業(yè)文秘工作的服務(wù)性，也是事務(wù)性，是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點。

四、文秘工作者需加強(qiáng)檔案管理能力

首先，文秘工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對企業(yè)發(fā)展都在起著不可估量的作用。

其次，做好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動的信息來源直接關(guān)系到文秘工作的全面性，而檔案資料的準(zhǔn)確性、全面性是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展工作的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是現(xiàn)代型企業(yè)對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

五、構(gòu)建文秘工作與檔案管理的一體化思路

要實現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作的一體化，必須促進(jìn)文秘工作的進(jìn)一步提升，同時還應(yīng)該注重培養(yǎng)文秘從業(yè)人員提高檔案管理工作的能力，具體說來有以下幾點：

1、 從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高文秘工作崗位和檔案管理人員業(yè)

務(wù)技能。事實證明，只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，從業(yè)者才能通過對這些設(shè)備設(shè)施的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。

2、 企業(yè)應(yīng)倡導(dǎo)采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障從業(yè)

者的職業(yè)素養(yǎng)隨時代發(fā)展而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位身兼文秘工作和檔案管理的人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。

3、加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案管理從業(yè)人員的信息源。

六、結(jié)束語

作為一名文秘工作者，有著良好過硬的文檔工作能力是非常重要的。歸檔的成果應(yīng)達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料提出、立項審批、勘察設(shè)計、到最后驗收全過程所必須的應(yīng)歸檔文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工作的實際情況，歸檔的資料與實物要相一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，不允許有任何差錯；系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。

所以，文秘工作者要努力加強(qiáng)檔案管理的能力，只有這樣，才能保證個人在職場的競爭力、有效為公司領(lǐng)導(dǎo)和部門服務(wù)，真正做到自己是對企業(yè)有價值的員工。

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