淺析檔案安全標準體系

李艷華

【摘 要】檔案安全標準體系，是指檔案安全范疇的各類相關標準按照其內(nèi)在聯(lián)系形成的科學的有機體。其中，“內(nèi)在聯(lián)系”系指檔案安全標準之間互相統(tǒng)一協(xié)調(diào)，銜接配套，互為補充，各有側(cè)重而又不失聯(lián)系?！翱茖W的有機體”則是指檔案安全標準體系并非大量標準的簡單疊加，而是具有有機聯(lián)系的整體結(jié)構(gòu)。

【關鍵詞】檔案安全標準體系工程；原則；思路

檔案安全標準體系，是指檔案安全范疇的各類相關標準按照其內(nèi)在聯(lián)系形成的科學的有機體。其中，“內(nèi)在聯(lián)系”系指檔案安全標準之間互相統(tǒng)一協(xié)調(diào)，銜接配套，互為補充，各有側(cè)重而又不失聯(lián)系?！翱茖W的有機體”則是指檔案安全標準體系并非大量標準的簡單疊加，而是具有有機聯(lián)系的整體結(jié)構(gòu)。

1.檔案安全標準體系構(gòu)建的原則

1.1可持續(xù)發(fā)展原則

檔案安全體系的建設是一個循序漸進、不斷完善的過程。這一過程需要不斷優(yōu)化，不斷完善，以達到科學、合理和實用的目的。因此，檔案安全標準體系中的每一項具體標準，都應該在檔案管理和檔案保護長期實踐和理論研究的基礎上，反映優(yōu)化了的技術、工作程序、組織程序和管理水平，要能夠體現(xiàn)目前先進而成熟的技術手段、設備情況和管理方法，使整個標準體系具有領先性和一定的超前性。只有將當今較先進的技術與管理方法和檔案部門的實際應用相結(jié)合，才能獲得最大的系統(tǒng)性能和效益。

1.2權(quán)威性原則

權(quán)威性原則意味著檔案安全標準體系的整體構(gòu)架及其中的任何一部標準，一經(jīng)頒布便立即生效，并且對于我國所有檔案機構(gòu)和部門而言具有指導性、參考性或強制性。只有如此，才能維護標準規(guī)范的嚴肅性和權(quán)威性，才能保證我國檔案安全管理的整體統(tǒng)一性和高效性。在我國，檔案工作標準屬行業(yè)標準，部分成為國家標準，大多為推薦性標準，作為檔案系統(tǒng)內(nèi)各有關方面需要共同執(zhí)行的規(guī)范，并不具有強制性。而檔案安全問題來不得半點馬虎，尤其是一些危害性較大的安全問題，必須遵守一定的約束、規(guī)范，針對這些問題制定的標準應該是強制性標準，或在推薦性標準中有強制性條款規(guī)定。

2.檔案安全標準體系的主要內(nèi)容

2.1業(yè)務標準

業(yè)務標準的范圍包括檔案安全保障術語標準、檔案信息收集或采集標準、檔案管理標準、檔案信息資源利用標準、檔案保管和信息存儲標準（包括數(shù)字信息資源長期保存等），主要是針對檔案安全體系中的業(yè)務處理進行標準化、規(guī)范化管理，解決業(yè)務操作不統(tǒng)一的問題。

2.2技術標準

技術標準是保障檔案安全體系建設順利進行而規(guī)定的技術要求，包括基礎設施建設技術標準、工作平臺技術標準、檔案搶救的標準與規(guī)范、檔案的保護材料和方法標準或規(guī)范，修復技術標準和修復用具等通用標準和不同類型歷史檔案保護修復規(guī)范與技術標準、搶救流程標準等。技術標準的制定起到保證檔案安全控制的作用，將先進的共用關鍵技術和普遍認可的安全保護方法轉(zhuǎn)化為技術標準，把已經(jīng)在安全實踐活動中證明是切實可行的技術流程上升為工作流程標準或規(guī)范。

2.3管理標準

管理標準是指對傳統(tǒng)檔案和電子檔案進行管理的一套規(guī)則，是用以組織檔案安全活動的依據(jù)。包括檔案安全法規(guī)與標準，檔案館工作人員、用戶及設備管理規(guī)范、利用管理規(guī)定以及檔案館災害預防等。主要解決給誰用、如何用和怎樣用的問題。

3.檔案安全標準體系構(gòu)建基本思路

構(gòu)建檔案安全標準體系的總體思路是：統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點、分步實施、注重實效。即要突出全面建設的要求，從我國檔案安全標準體系的實際出發(fā)，從綜合、宏觀的角度設計檔案安全標準體系；對其中迫切需要的、技術和管理水平成熟的相關標準應作為近期標準工作的重點；以需要帶動可能，以重點帶動一般，以近期帶動遠期，逐步推進檔案安全標準體系的全面構(gòu)建和實施。檔案安全標準體系及具體工作標準的制定都要符合我國檔案安全體系建設的現(xiàn)狀，從前瞻的角度確定其執(zhí)行條件，保證標準可行，效果明顯。具體而言，可以從以下三個方面考慮：

3.1處理好國際、國家和行業(yè)（地方）標準的關系

檔案安全體系涉及到檔案將會遭受的安全威脅、安全防范技術、管理方法、人員素質(zhì)等多方面的問題，是一項涉及人員、技術、設備、制度、法律等多方面、多環(huán)節(jié)的管理問題。國家檔案安全體系建設的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館形成安全保障機制、使用安全保障技術，采用安全科學管理方法，真正實現(xiàn)檔案安全保管、利用和長期存儲。由于不同檔案館的基礎條件和保存對象、人員和技術力量存在一定差異，因此，檔案安全標準應優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。在構(gòu)建檔案安全標準體系時，對國際標準、國家標準和行業(yè)（地方）標準，我們既不能一味以國際標準為準繩，認為“國際的”就是“先進的”和“實用的”，也不能過分強調(diào)我國和各地區(qū)的特殊性，認為“中國的”就是“有特色的”和“適用的”。構(gòu)建檔案安全標準體系的過程中，我們應堅持科學的“拿來主義”：對于多年來已經(jīng)頒布的國際、國家或行業(yè)標準，如果適用于檔案安全活動，可直接采用國際和國家標準；對于政策性和具有國家特色的可采用國家標準；面對其他行業(yè)如圖書館、文物的標準，應以借鑒、參考為主，并適當加以補充和完善，由此形成符合檔案行業(yè)（地區(qū)）實際情況的標準化規(guī)范體系。

3.2處理好與相關領域標準之間的關系

與檔案相關的領域有圖書、文物、遺產(chǎn)等，近些年來，每個行業(yè)都在開展標準建設，這幾個行業(yè)有著共同的性質(zhì)，如保護對象、保護措施、管理方法，其中部分業(yè)務有交叉處和相似處。這些相關行業(yè)因保護對象不同，在保護歷史文明中各自承擔著重要的作用，扮演著獨立角色。因此，檔案安全體系的構(gòu)建完全可以借鑒相關機構(gòu)頒布的比較完善和成熟的相關標準，并與國家安全保障體系指導總方針保持一致。不同行業(yè)在標準建設方面，側(cè)重面、關注點不同，可以互相借鑒，以便加快檔案安全標準體系的建設速度。

3.3處理好標準管理與制度管理的關系

檔案安全標準體系建設的目的是對我國檔案安全展開標準化管理。但是，從我國實際來看，標準管理適合于技術工作領域的規(guī)范化管理，可操作性強，而且與管理體制的關系較為松散。因此，在不與法律相沖突的情況下，標準化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。而制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特點是約束力強，但管理范圍有限，所以在標準化管理的基礎上，配合制度可以形成檔案安全所需的嚴密的規(guī)范化管理體系，即標準管理為主，制度管理為輔。這就要求我們在構(gòu)建檔案安全標準體系時，要以一定的法規(guī)制度相配合，以制度保障標準的執(zhí)行，以制度補充標準的不足。 [科]