淺談如何提高辦公室工作效率

徐凌

辦公室作為上傳下達的機構、內(nèi)外接待的窗口，縱觀工作特點，始終體現(xiàn)出既具體又瑣碎、既單調(diào)又重復的特點，因此，如何注重細節(jié)和工作人員素質，提高辦公室的工作水平和工作效率就成為管理工作中的重中之重。

一、辦公室工作效率不高的原因及表現(xiàn)

一是淡化細節(jié)觀念，降低工作效率。辦公室工作無論是文件精神的上傳下達，還是單位活動的貫徹落實都是為企業(yè)開展經(jīng)營管理活動提供服務的，只有做到事無巨細才能有效的保證各項工作的開展。比如傳達公司下發(fā)的通知文件需反饋學習心得，卻沒有表明具體上交的時間等，這些看似細微的地方卻影響了員工對該項工作的理解力，這也就直接導致了開展工作不及時、落實情況不到位、收集信息不準確等問題的存在，而再次就問題進行解釋工作效率大打折扣。

二是忽略細節(jié)管理，影響領導決策力。辦公室工作作為上下級開展工作的紐帶，既要做到正確、及時傳達領導的決策，更要快捷、準確的收集開展工作時的相關信息。比如在各類評優(yōu)選先工作開展過程中，如果出現(xiàn)了張冠李戴的情況，并將錯誤的信息匯報給領導，就會影響到領導對真實情況的掌握，甚至可能產(chǎn)生下步工作安排錯誤，工作繞彎子的現(xiàn)象。

三是缺乏細節(jié)意識，破壞企業(yè)形象。辦公室工作經(jīng)常直接面對員工的需求，因此，能否高效快捷解決領導和同事的問題，是決定個人能否將服務理念落到實處的最好體現(xiàn)。比如給員工辦理相關工作手續(xù)時，如果沒有把辦理要求和細節(jié)給員工講清楚，員工會在多個部門反復跑腿，既破壞了部門形象，也為日后工作有效開展加大難度。

四是遺漏細節(jié)模式，加大管理難度。辦公室工作與相關職能科室之間彼此關聯(lián)，雖是獨立卻不脫節(jié)的關系。因此，在辦公室人員的分配過程中，即使是細小的職能劃分也應做好安排。一旦工作中出現(xiàn)死角、盲角、無人負責的現(xiàn)象，推諉塞責必將造成管理混亂的局面。

二、提高辦公室工作效率的對策

辦公室工作的特點，需要工作人員牢固樹立“以小事為重”的思想，始終要保持高度負責的工作態(tài)度，從細微處入手，踏踏實實的把小事做細、做好。

一是創(chuàng)新服務機制，體現(xiàn)辦公管理職能。辦公室工作應從完善、規(guī)范和細化各項工作流程、標準入手，制定相關制度和保障措施來解決或處理好制約工作效率中的“瓶頸”問題。比如、對一些變化不大、重復性很強的工作，我們可以采取模塊化管理方式，構造沒有變化的單一性操作流程，以規(guī)范的操作模式來減少工作中的疏漏。從而使辦公室成員都能做到對自己的工作內(nèi)容心中有數(shù)，并有計劃地安排好自己的工作程序。

二是加強綜合素質，提高自身工作水平。辦公室工作人員不僅要具備較強的工作能力，還要不斷提高自身的政治理論素質。一是要從提高自身素質上下功夫。許多人不屑于或疏于小事的細節(jié)，從而形成在實際工作中，大事不會做，小事做不來的局面。要努力克服心浮氣躁、急于求成、粗心大意的弱點，樹立“以小事為重”的思想，將“重視細節(jié)、把小事做細”逐漸培養(yǎng)成一種習慣，踏踏實實把小事做細、做好。二是要在執(zhí)行力上狠下功夫，努力克服執(zhí)行不力、落實不嚴的現(xiàn)象，以絕對的執(zhí)行和落實來保證把每項工作做細、做實、做好。同時，我們也要牢固樹立質量效益理念，認清“未增值的工作就是浪費”。因為只有真正理解了領導的意圖并嚴格按照要求執(zhí)行才能取得高效的工作成績，即做“正確的事”才有正確的結果。三是注意培養(yǎng)每個工作人員的協(xié)調(diào)能力、溝通能力，扎扎實實提高每一個人的素質，那么辦公室的整體素質將會提高一大步。

三是加強團隊意識，發(fā)揮企業(yè)協(xié)作精神。在同一個部門工作，主要工作的程序和方法大家都會，只有細節(jié)體現(xiàn)水平。而細節(jié)不僅是個人需要注意的問題，更是一個團隊需要重視的問題。團隊的協(xié)同努力比個人的單獨奮斗更有利于組織目標的實現(xiàn)。要充分調(diào)動每個人的積極性、求得思想上的統(tǒng)一，以形成一個同舟共濟、開拓進取、拼搏向上的團隊。由于人員性格、閱歷和分工不同，在工作中難免會出現(xiàn)矛盾和不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，這就要求我們辦公室的每個成員都要善于站在全局的高度，充分發(fā)揚民主，廣泛聽取不同意見，搞好團結，增加凝聚力和向心力，發(fā)揮好整體功能。在具體工作中，在管理的一些細節(jié)問題上，要遇事多商量，多通氣，自覺做到“內(nèi)圖同心協(xié)力，外謀合作支持”，努力彈好內(nèi)部“協(xié)奏曲”。

四是加強內(nèi)部溝通，有效利用各類資源。辦公室工作無小事，方方面面的工作都不容忽視，一點點的紕漏和閃失都容易影響到辦公室的整體工作，甚至會影響到企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動。但是，每個人的精力都是有限的，要想事事俱到、事事做的圓滿，那也是不切實際的。而且不容忽視的是，我們也會因為某些客觀原因將工作進行“二傳手”，同時，領導在安排工作時也可能事先進行了分解，這些可能發(fā)生的情況都會改變工作進展程度及實施力度。所以，辦公室的各項工作更應確保加強溝通與協(xié)調(diào)。只有每一個辦公室成員，積極主動的開展工作，從大局上著眼，從細節(jié)上入手，做好協(xié)調(diào)，才能贏得工作的主動權。

五是善于工作總結，創(chuàng)新管理模式。提高辦公室工作效率，首先要強調(diào)對工作全局的把握，要注重創(chuàng)新管理與服務意識的關系、工作效率與磨蹭拖拉的關系、全面和重點的關系。每項工作的開展雖然是相同的工作團隊、相同的服務對象，但因為具體實施所存在的差異性，就要求我們對工作的方方面面善于總結歸納。并且在總結的基礎上，進行理順并創(chuàng)新分工模式和管理模式，最大程度的調(diào)動人員積極性，發(fā)揮創(chuàng)造力。

在當今競爭激烈的社會中，立大志、干大事，精神固然可嘉，但只有腳踏實地地從小事做起，從點滴做起，注重工作中的每一個細節(jié)，以認真的態(tài)度做好崗位上的每一件小事，以高度的責任心對待工作中的每一個細節(jié)，才能在平凡的崗位上創(chuàng)造出最大的價值。因為沒有細節(jié)就不可能干好辦公室工作，沒有細節(jié)就不可能鑄造輝煌。