論我國國有企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

王敏

摘 要：在新的經(jīng)濟環(huán)境下，國有企業(yè)的發(fā)展面臨巨大的挑戰(zhàn)。辦公室工作對整個企業(yè)的運行產(chǎn)生著重要的作用，要想使企業(yè)得到更好的發(fā)展，必須對企業(yè)辦公室管理進行變革“簡單介紹了辦公室管理工作的特點，對新的經(jīng)濟條件下辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)進行了闡述，提出了辦公室管理創(chuàng)新和發(fā)展的具體措施，旨在幫助國有企業(yè)改善辦公室管理，從而使企業(yè)得到更好的發(fā)展。

關鍵詞：國有企業(yè)；辦公室管理；創(chuàng)新；發(fā)展

在新的經(jīng)濟環(huán)境下，國有企業(yè)要想發(fā)展，就必須對企業(yè)辦公室管理進行改革和創(chuàng)新著先要了解辦公室工作的特點和其發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)，才能提出更好的發(fā)展策略和創(chuàng)新措施。

1.國有企業(yè)辦公室管理的特點

對于國有企業(yè)來講，辦公室是一個管理服務部門，且具有很強的綜合性在確保企業(yè)正常運轉方面發(fā)揮著重要的作用，是一個企業(yè)運轉的紐帶。國有企業(yè)辦公室管理工作的主要特點有以下幾個：

1）全局性和整體性。辦公室在國有企業(yè)中發(fā)揮著中樞神經(jīng)的作用。其管理工作有很強的整體性和全局性。其基本職責是制定企業(yè)的發(fā)展決策并充分保障決策的順利實施。企業(yè)辦公室的管理工作涉及到的范圍很廣涵蓋了企業(yè)中的每個層面。

2）操作性。國有企業(yè)辦公室的主要功能是進行信息的傳遞和溝通協(xié)調(diào)各部門之間的關系辦公室是企業(yè)與外界、企業(yè)內(nèi)部進行聯(lián)系的主要途徑。能夠有效進行關系的調(diào)節(jié)和改善，建立和諧的工作氛圍增強團隊之間的合作。

3）輔助性。辦公室管理工作還具有鮮明的輔助性特點。

能夠充分發(fā)揮公共關系管理的整體效應為管理者的決策工作進行輔助支持協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)整體的目標。

2.新經(jīng)濟環(huán)境下辦公室管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）新的經(jīng)濟環(huán)境對國有企業(yè)辦公室的管理提出了更高的要求。由于辦公室工作的一個主要特點就是全局性，辦公室工作中的一個細小的差錯，有可能給整個企業(yè)帶來巨大的損失。

因此對于辦公室的工作人員來說，必須要具備很高的管理水平、謹慎的工作態(tài)度等，這些都是最基本的要求。為了使辦公室的工作能夠高效地進行必須建立一整套與之相適應的科學的管理制度；要達到辦公室的職能功效最大化必須要事先做好一些瑣碎的小事例如公務接待、公文收發(fā)、行業(yè)信息收集、客戶商洽、公務督辦等。這就對辦公室人員提出了具體的要求要結合具體的實際情況在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新辦法挖掘潛能對舊的制度進行修訂用科學的辦法和思想保質(zhì)保量地做好工作。

2）新的經(jīng)濟環(huán)境對辦公室的管理職能提出了更高的要求。

在人們的傳統(tǒng)思想中，辦公室工作的主要內(nèi)容就是完成大量的日常事務性的工作。由于人們的這種認識，辦公室在很長時間內(nèi)被大部分人們看作是一個服務性部門。經(jīng)濟的發(fā)展、時代的變化以及企業(yè)制度的要求，使得辦公室要有更多的職能，不再只是一個日常的服務性部門要利用其對企業(yè)的整體了解和對企業(yè)外部信息的收集作用庚好地為企業(yè)進行決策提供幫助和支持充分發(fā)揮自己的智慧，為企業(yè)服務。這對國有企業(yè)辦公室的職能、屬性等方面都提出了更高層次的要求。

3）新的經(jīng)濟環(huán)境對辦公室人員素質(zhì)提出了更高的要求。

3.對國有企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新和發(fā)展的建議

3.1高效的制度建設

在制度建設的過程中需要進行高效、規(guī)范的管理并且要對工作的具體流程進行優(yōu)化。工作的流程較為復雜而且涉及面較廣，因此，在日常的辦公室工作中，建立一系列行之有效的規(guī)章制度來對辦公室工作進行管理和制約保證辦公室人員能夠認真做好本職工作，防止在工作中出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，影響企業(yè)的發(fā)展。要對例如接待制度、印章制度、公文制度、會議制度等進行嚴格的規(guī)范。在會議和接待的工作中會涉及較多的重要部門和相關單位也有較多的影響要素，對于這樣的工作裁們更要完善其管理辦法，制定相應的規(guī)范，使其流程化、表格化、模板化確保工作順利、高效地進行。在對工作流程進行優(yōu)化的過程中要按照系統(tǒng)性、有序性、簡潔性和可行性的具體要求確保工作的簡潔高效、統(tǒng)籌兼顧。

3.2發(fā)揮協(xié)調(diào)關系的樞紐作用，樹立嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L

辦公室人員要善于傾聽，有很快的反應速度，對企業(yè)各部門的情況要有準確的了解，協(xié)調(diào)好各部門的工作。在這過程中態(tài)度起到很重要的作用，有什么樣的工作態(tài)度就會有什么樣的工作效果。辦公室人員要力求在工作中運用科學的態(tài)度協(xié)調(diào)好各部門之間的工作，在協(xié)調(diào)中要做到積極熱情、不卑不亢。辦公室工作極其的不穩(wěn)定對時刻刻都發(fā)生著變化。有些事情會突然發(fā)生使人措手不及，所以在對各項工作進行安排時不僅需要有很強的責任意識，還要具有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。只有具備了嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L才能確保面對突發(fā)情況時能夠從容應對保證工作的順利完成。

3.3對辦公室的內(nèi)部機構進行合理分工

要使辦公室的管理達到科學化廈要的一點就是要對辦公室的內(nèi)部機構進行合理分工。辦公室是一個企業(yè)的樞紐和參謀部門信息、辦事、咨詢、服務等都是辦公室應該必備的職能，要想實現(xiàn)管理的科學化第一步就要對辦公室內(nèi)部機構的配置進行優(yōu)化，首先要明確各部門的權限和職責，再明確相關部門的職責和權限然后對崗位職責予以細分，使每個人都能各盡其責，從而快速高效地完成各自的任務，避免推卸任務和責任的情況發(fā)生，確保每項工作都能得到很好的落實，并且能夠得到很好的完成。在進行崗位職責的確定和有關人員匹配的過程中，要始終堅持高效、節(jié)約的原則，盡量減少人員的支出，更多地使用多功能的人員，結合辦公室的實際情況，有效精簡人員配置，在保證工作正常完成的情況下，安排最少的人員。

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